Vitalis có một cột chứa số sê-ri. Chúng được định dạng như SFP / 0002/2015, SFP / 0234/2017, v.v., trong đó bốn chữ số cuối cùng là một năm. Anh ta cần sắp xếp các số sê-ri này theo năm, sau đó theo các ký tự đầu. Anh ấy băn khoăn về cách dễ nhất để làm điều này.

Cách truyền thống đã được thử nghiệm và đúng để tiếp cận tác vụ này là sử dụng cột trợ giúp để chứa những gì bạn muốn làm khóa sắp xếp chính. Ví dụ: giả sử rằng số sê-ri của bạn nằm trong cột A, với số đầu tiên ở ô A2. Bạn có thể đặt công thức sau trong ô B2:

=RIGHT(A2,4)

Cuối cùng những gì bạn nhận được chỉ là năm trong ô B2. Sao chép công thức này xuống nhiều hàng nếu cần, sau đó thực hiện sắp xếp truyền thống bằng cách sử dụng công cụ Sắp xếp trên tab Dữ liệu của dải băng. Bạn sẽ muốn sắp xếp chính dựa trên cột B và sắp xếp phụ dựa trên cột A. Sau đó, bạn có thể ẩn cột trợ giúp nếu bạn không muốn nó hiển thị hoặc xóa hoàn toàn nếu bạn không cần phải làm. bất kỳ phân loại bổ sung nào.

Nếu bạn đang sử dụng Office 365, có một số khả năng mới đã được thêm vào Excel mà bạn có thể thấy hữu ích khi sắp xếp. Một trong những chức năng mới được thêm vào (SORTBY) cho phép bạn sắp xếp một loạt các ô khá dễ dàng mà không cần sử dụng công cụ Sắp xếp thực tế có sẵn trên tab Dữ liệu của ruy-băng.

Ví dụ, giả sử rằng số sê-ri của bạn nằm trong phạm vi A2: A1000. Bạn có thể sử dụng công thức sau để sắp xếp chúng:

=SORTBY(A2:A1000,RIGHT(A2:A1000,4)&LEFT(A2:A1000,8))

Sử dụng lại công thức này trong cột trợ giúp và cột sẽ chứa các giá trị được sắp xếp từ A2: A1000. Tham số đầu tiên được cung cấp cho hàm SORTBY là phạm vi ô bạn muốn sắp xếp và tham số thứ hai là phạm vi mà bạn muốn chúng được sắp xếp. Trong trường hợp này, tham số thứ hai là một mảng các giá trị đặt năm đầu tiên theo sau là các ký tự đứng đầu của mỗi số sê-ri.

Một lợi ích phụ của việc sử dụng SORTBY là số sê-ri ban đầu của bạn không bị thay đổi theo vị trí nào cả. Cột trình trợ giúp chứa các số sê-ri đã được sắp xếp, vì vậy bạn sẽ có cả hai danh sách — đã sắp xếp và chưa sắp xếp — trong trang tính của mình.

Một lần nữa, hãy nhớ rằng hàm SORTBY chỉ có sẵn trong phiên bản Excel được cung cấp với Office 365. Nếu bạn đang chia sẻ sổ làm việc của mình với ai đó bằng phiên bản cũ hơn của chương trình, thì bạn sẽ muốn loại bỏ hàm SORTBY ( bằng cách sử dụng Dán Giá trị trên các giá trị được sắp xếp trong cột trợ giúp) hoặc chỉ dựa vào cách tiếp cận truyền thống đã thảo luận trước đó.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (7971) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365.