Kyle có một trang tính bao gồm ba cột dữ liệu: Số phần, Số lượng và Chiều dài. Chiều dài được chỉ định bằng inch, với dấu ngoặc kép để hiển thị là inch (chẳng hạn như 30 “, 54” hoặc 100 “). Kyle cần sắp xếp dữ liệu từ độ dài ngắn nhất đến dài nhất, nhưng Excel sắp xếp độ dài dưới dạng văn bản, sao cho 100 “đến trước 30”. Anh ấy tự hỏi liệu có cách nào để Excel sắp xếp thông tin dạng văn bản như thể nó là các số, vì vậy 30 “đến trước 100” một cách chính xác mà không bỏ qua dấu ngoặc kép hay không.

Câu trả lời ngắn gọn là bạn không thể làm điều đó, ít nhất là không trực tiếp. Khi bạn bao gồm dấu ngoặc kép trong ô, Excel sẽ xử lý toàn bộ ô dưới dạng văn bản và sắp xếp nó như vậy. Và, như Kyle lưu ý, chuỗi văn bản 100 “

đến trước 30 “vì 1 đứng trước 3 trong một loại văn bản.

Tuy nhiên, bạn có thể làm những việc. Ví dụ: nếu bạn sử dụng công thức để tạo giá trị trong cột Độ dài, bạn có thể sửa đổi công thức để nó “đệm trước” các độ dài bằng số 0, nếu cần.

Sử dụng cách tiếp cận này, bạn sẽ không có độ dài như 30 “, 54” hoặc 100 “, mà thay vào đó bạn sẽ có 030 “, 054” và 100 “. Miễn là tất cả các độ dài sử dụng cùng một số chữ số, việc sắp xếp sẽ diễn ra chính xác.

Bạn cũng có thể thêm cột trợ giúp ở bên phải của Cột độ dài và, trong cột trợ giúp, hãy đặt các giá trị số của bất kỳ giá trị nào ở ô bên trái. Vì vậy, nếu dữ liệu đầu tiên của bạn trong ô C2, trong ô D2 (cột trợ giúp của bạn), bạn có thể nhập như sau:

=VALUE(SUBSTITUTE(C2,"""",""))

Bốn dấu ngoặc kép cần thiết như là tham số thứ hai của hàm SUBSTITUTE để loại bỏ dấu ngoặc kép i n C2. Kết quả là D2 chứa giá trị số của bất kỳ giá trị nào trong ô C2. Sao chép công thức xuống nếu cần, sau đó sử dụng cột D để sắp xếp. Sau khi sắp xếp, bạn thậm chí có thể ẩn cột D, nếu muốn, hoặc thu hẹp nó tùy ý.

Một cách tiếp cận khác có thể hoạt động tốt nếu bạn có một số độ dài hạn chế là tạo một danh sách tùy chỉnh và sau đó sử dụng danh sách đó để thực hiện việc sắp xếp. Đây là cách thiết lập danh sách tùy chỉnh cho độ dài của bạn:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Excel. (Trong Excel 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Excel. Trong Excel 2010 hoặc các phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Nếu bạn đang sử dụng Excel 2007, hãy đảm bảo rằng Phổ biến được chọn ở bên trái hộp thoại. Nếu bạn đang sử dụng Excel 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hãy bấm Nâng cao, sau đó cuộn về cuối các tùy chọn cho đến khi bạn thấy khu vực Chung.

  3. Nhấp vào Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Danh sách tùy chỉnh và ẩn hộp thoại Tùy chọn Excel. (Xem Hình 1.)

  4. Chọn DANH SÁCH MỚI trong danh sách Danh sách Tùy chỉnh.

  5. Trong phần Mục nhập danh sách của hộp thoại, hãy bắt đầu nhập các mục trong danh sách của bạn, theo thứ tự chúng sẽ xuất hiện. Ví dụ: nếu bạn chỉ có 15 độ dài có thể, hãy nhập tất cả các độ dài, theo thứ tự thích hợp của chúng, makng đảm bảo bao gồm dấu ngoặc kép sau mỗi độ dài. Nhấn Enter ở cuối mỗi độ dài bạn thêm.

  6. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Thêm.

  7. Bấm OK để đóng hộp thoại Danh sách tùy chỉnh. Hộp thoại Tùy chọn Excel xuất hiện lại.

  8. Bấm OK để đóng hộp thoại Tùy chọn Excel.

Khi danh sách tùy chỉnh được xác định, bạn có thể sử dụng hộp thoại Sắp xếp và chỉ định rằng bạn muốn thực hiện sắp xếp tùy chỉnh. Chọn danh sách mới của bạn và đó là những gì Excel sẽ sử dụng khi sắp xếp các hàng trong trang tính. Một lần nữa, cách tiếp cận này chỉ thực sự hiệu quả nếu bạn có một số độ dài hạn chế và bạn biết trước độ dài đó sẽ là bao nhiêu.

Tuy nhiên, có lẽ giải pháp tốt nhất là bỏ dấu ngoặc kép.

(Vâng, tôi biết …​ Kyle nói rằng anh ấy không muốn loại bỏ chúng, nhưng hãy chịu đựng tôi một chút.) Nếu mọi thứ trong cột Chiều dài được hiển thị bằng inch, thì bạn có thể loại bỏ phần trích dẫn rõ ràng đánh dấu và tạo một định dạng tùy chỉnh sẽ hiển thị chúng. Loại bỏ các dấu ngoặc kép rất dễ dàng — chỉ cần sử dụng Tìm và Thay thế để xóa chúng. (Tìm kiếm một dấu ngoặc kép và thay thế nó bằng không.) Sau đó, tạo định dạng tùy chỉnh theo cách sau:

  1. Chọn tất cả các ô chứa độ dài. (Bạn có thể chọn toàn bộ cột, nếu muốn.)

  2. Hiển thị tab Trang đầu của dải băng.

  3. Nhấp vào biểu tượng nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Số.

Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Ô, với tab Số được chọn.

  1. Trong danh sách Danh mục, hãy chọn Tùy chỉnh. Hộp thoại thay đổi để bạn có thể nhập định dạng tùy chỉnh. (Xem Hình 2.)

  2. Trong hộp Loại, nhập như sau: 0.0 \ “. Nhấp OK.

Bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các ô (đã chọn ở bước 1) được hiển thị với dấu trích dẫn ở cuối. Đó là định dạng được chỉ định trong bước 5 hướng dẫn Excel bao gồm dấu ngoặc kép sau bất kỳ số nào. Nó cũng hướng dẫn Excel hiển thị một chữ số sau dấu thập phân. (Bạn có thể sửa đổi định dạng để nó hiển thị một số chữ số khác, nếu muốn. Nếu bạn chỉ muốn số được hiển thị chung, sau đó sử dụng định dạng tùy chỉnh này:

#\"

Như với định dạng tùy chỉnh ở bước 5 của các bước vừa được hiển thị, dấu gạch chéo ngược là cần thiết để Excel biết dấu ngoặc kép là một phần của chính định dạng tùy chỉnh.

Một lần nữa, tuyến định dạng tùy chỉnh hoạt động tốt nếu mọi thứ trong cột Độ dài được hiển thị bằng inch. Nếu nó không phải là ‘ t tất cả bằng inch, sau đó bạn có thể di chuyển chỉ báo kích thước (dấu ngoặc kép, dấu nháy đơn, bất kỳ thứ gì) sang cột D và xóa nó khỏi cột C. Làm cho cột D hẹp đến mức cần thiết để hiển thị chỉ báo kích thước, sau đó sắp xếp theo cột C.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (3917) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 và 2016.