Ritesh có một lượng lớn dữ liệu mà anh ấy cần phải xử lý trong Excel. Mỗi dòng trong trang tính bao gồm một số phần, trong cột A, theo đó anh ta cần sắp xếp các bản ghi. Vấn đề là Ritesh không thể sắp xếp thẳng hàng; bốn ký tự đầu tiên của số bộ phận cần được bỏ qua. Do đó, việc sắp xếp thực sự cần phải bắt đầu bằng ký tự thứ năm của số bộ phận.

Cách dễ nhất để xử lý tình huống này là tạo một cột mới trong Excel bao gồm hoàn toàn thông tin bạn muốn sử dụng trong việc sắp xếp. Trong trường hợp này, bạn có thể thêm một cột trống mới vào bên phải cột A, sau đó nhập công thức này vào ô đầu tiên của cột (giả sử là ô B2):

=RIGHT(A2,LEN(A2)-4)

Bạn sẽ nhận thấy rằng ô B2 bây giờ chứa số phần, bắt đầu bằng ký tự thứ năm. Sao chép công thức này xuống nhiều ô nếu cần, sau đó thực hiện sắp xếp tiêu chuẩn dựa trên nội dung của cột B.

Một cách khác để tạo ra cột mới — nếu bạn đang sử dụng Excel 2013 trở lên — là sử dụng tính năng Flash Fill. Cá nhân tôi thấy điều này hạn chế hơn một chút so với việc sử dụng công thức đã được đề cập, nhưng nó có thể hoạt động tốt cho nhu cầu của bạn. Tất cả những gì bạn cần làm trong ô B2 là nhập phần của ô A2 mà bạn muốn sử dụng. Ví dụ: nếu ô A2 chứa số phần “ABCDU643”, trong ô B2 bạn sẽ nhập “U643”.

Sau đó, với ô B2 được chọn, nhấp chuột phải vào ô điều khiển điền và kéo nó xuống cho nhiều ô nếu cần. Khi thả nút chuột, bạn sẽ thấy menu Ngữ cảnh xuất hiện từ đó bạn có thể chọn Flash Fill.

Tôi đã đề cập rằng tôi thấy Flash Fill hơi hạn chế vì nó không phải lúc nào cũng xác định chính xác cách các ô sẽ được lấy từ các ô gốc. Ví dụ: giả sử rằng ô A2 chứa “ABCD1234” và bạn nhập “1234” vào ô B2. Hơn nữa, ô A3 chứa “EFGHA567”. Khi bạn Flash Fill dựa trên ô B2, thì Excel sẽ xác định rằng bạn muốn xóa tất cả các chữ cái từ đầu các ô khác, để kết thúc B3 chứa “567”

thay vì “A567”, như bạn thực sự muốn. Sự hiểu sai này trên một phần của Excel chỉ xảy ra nếu ô đầu tiên (B2) chỉ chứa các chữ số.

Bất kể bạn lấy phần đáng kể số bộ phận của mình vào cột B bằng cách nào, khi bạn thực hiện sắp xếp dựa trên nội dung của cột B, bạn sẽ kết thúc với số bộ phận của mình theo thứ tự mong muốn. Sau đó, bạn có thể xóa cột B hoặc bạn có thể ẩn nó nếu bạn có thể cần nó sau này nhưng không muốn nó hiển thị.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (9870) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Excel tại đây: