Tony có một câu hỏi về sự khác biệt giữa lưu trữ macro trong Word và Excel. Trong Word, macro có thể được lưu trữ trong mẫu của tài liệu và bạn có thể đính kèm mẫu vào một tài liệu cụ thể. Do đó, Tony chỉ có thể duy trì một mẫu và chỉnh sửa nó để thêm các tính năng tự động hóa mới vào các tài liệu mà anh ấy có thể đã tạo nhiều năm trước. Tony tự hỏi liệu có cách nào để làm điều tương tự trong Excel để tất cả đồng nghiệp của anh ấy có thể sử dụng các macro được lưu trữ trong mẫu Excel trên ổ đĩa mạng hay không.

Câu trả lời ngắn gọn là không có cách nào để làm những gì bạn đang mô tả.

Lý do là có sự khác biệt nội tại giữa cách sử dụng các mẫu trong hai chương trình. Trong Word, một mẫu chủ động được đính kèm vào một tài liệu và bất cứ khi nào một tài liệu được mở, mẫu được đính kèm với tài liệu đó cũng sẽ được mở. Nếu mẫu đã thay đổi kể từ lần cuối cùng tài liệu được mở (ví dụ: nếu mẫu đã được cập nhật để chứa các macro mới), thì những thay đổi đó sẽ có sẵn ngay lập tức trong tài liệu đó.

Trong Excel, các mẫu không giống như vậy. Đúng, bạn có thể tạo các mẫu hỗ trợ macro (tệp XLTM), rồi tạo sổ làm việc dựa trên các mẫu đó. Các macro trong mẫu sẽ kết thúc như một phần của sổ làm việc bạn tạo dựa trên mẫu đó. Nhưng đó là xa như nó đi; không có “liên kết hoạt động” giữa tài liệu và mẫu. Nếu sau này bạn cập nhật mẫu bằng macro mới, mọi sổ làm việc được tạo trước đó dựa trên mẫu đó sẽ không bị ảnh hưởng.

Nếu bạn muốn cung cấp các macro được cập nhật liên tục cho đồng nghiệp, có ba cách để thực hiện việc này trong môi trường Excel.

Đầu tiên, bạn có thể dựa vào tệp Personal.xlsb. Bất kỳ macro nào trong sổ làm việc đặc biệt này đều có sẵn cho người dùng vì nó mở ra bất cứ khi nào Excel đang được sử dụng. Bạn có thể thiết lập một hệ thống để cập nhật liên tục sổ làm việc Personal.xlsb trên hệ thống của mọi đồng nghiệp. Nhược điểm của điều này là nó là một khó khăn để cập nhật liên tục.

Cách tiếp cận thứ hai là tạo một sổ làm việc hỗ trợ macro đặc biệt trên ổ đĩa mạng mà tất cả đồng nghiệp của bạn đều có thể truy cập được. Bạn có thể đặt cho nó một cái tên đặc biệt, chẳng hạn như OurCompanyMacros.xlsm và sử dụng nó để không làm gì ngoại trừ lưu trữ macro công ty của bạn. Hướng dẫn tất cả đồng nghiệp của bạn mở sổ làm việc này bất cứ khi nào họ sử dụng Excel và sau đó họ sẽ có quyền truy cập vào bất kỳ macro nào trong sổ làm việc. Cách này dễ quản lý hơn so với phương pháp dựa vào Personal.xlsb vì bạn chỉ cần cập nhật macro trong một sổ làm việc và sau đó tất cả người dùng đều có thể truy cập chúng.

Cách tiếp cận thứ ba là tạo một bổ trợ công ty có chứa các macro của bạn. Cách bạn tạo một bổ trợ quá chi tiết đối với mẹo này, nhưng bạn có thể tìm thêm thông tin trong ExcelTips:

https://excelribbon.tips.net/T008528 https://excelribbon.tips.net/T008529

Bổ trợ có thể được lưu trữ trên ổ đĩa mạng và sau đó người dùng có thể cài đặt bổ trợ đó trên hệ thống của họ và sử dụng tất cả các macro mà nó chứa.

Khi cài đặt bổ trợ mạng, người dùng tự động được cung cấp tùy chọn sao chép bổ trợ vào ổ đĩa cục bộ của họ. Nếu người dùng chọn sao chép bổ trợ, điều đó sẽ làm mất khả năng cập nhật bổ trợ và đồng nghiệp có quyền truy cập vào macro được cập nhật. Cách giải quyết đó là phát triển một số “kiểm tra” trong macro của bạn để luôn đảm bảo bổ trợ cục bộ hiện tại là phiên bản mới nhất. Nếu không, macro của bạn có thể nhắc người dùng thực hiện bất kỳ quy trình cập nhật nào mà bạn có thể phát triển để đảm bảo bổ trợ được cập nhật.

Bạn có thể nhận được nhiều thứ mà bạn muốn trong việc phát triển và triển khai các phần bổ trợ. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về các phần bổ trợ hơn bạn có thể muốn, bạn có thể tham khảo trang web này của Microsoft:

https://docs.microsoft.com/en-us/office/dev/add-ins/excel/

Điểm mấu chốt là do sự khác biệt về cách hình thành và triển khai các mẫu trong Excel so với Word, có thể khó hơn một chút để đảm bảo rằng người dùng của các sổ làm việc cụ thể có quyền truy cập vào các macro được cập nhật cho các sổ làm việc đó.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (13712) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365.