Debi đang gặp phải một vấn đề khi cô ấy cố gắng sắp xếp trang tính của mình.

Thay vì thực hiện việc sắp xếp, cô ấy nhận được một thông báo có nội dung “Quá nhiều định dạng tế bào khác nhau”.

Theo các nguồn tại Microsoft, lỗi này xảy ra khi sổ làm việc của bạn gần vượt quá một trong các giới hạn tích hợp sẵn của Excel. Một sổ làm việc chỉ có thể chứa khoảng 64.000 “định dạng tùy chỉnh”.

Định dạng tùy chỉnh là sự kết hợp duy nhất của các thuộc tính định dạng, được áp dụng cho các ô. Ví dụ: giả sử bạn có hai ô, cả hai đều được định dạng cho 10-pt. Loại Arial. Cả hai đều sử dụng cùng một định dạng số và không có đường viền nào được áp dụng. Nếu bạn thay đổi kích thước phông chữ của một trong các ô thành 11-pt., Thì bây giờ bạn có hai định dạng tùy chỉnh duy nhất. Nếu bạn sao chép định dạng của 11-pt. đến ô thứ ba, bạn vẫn chỉ có hai định dạng tùy chỉnh. Nhưng nếu bạn thêm đường viền vào một trong 11-pt.

ô, bây giờ bạn có ba định dạng tùy chỉnh.

Về cơ bản, định dạng tùy chỉnh là bất kỳ sự kết hợp độc đáo nào của những thứ như kiểu chữ, kích thước phông chữ, màu sắc, căn chỉnh, đường viền hoặc các thuộc tính ô khác. Nếu bạn có một sổ làm việc có 100 trang tính phức tạp, thì rất có thể đạt đến giới hạn 64.000 định dạng tùy chỉnh.

Chỉ có một cách để khắc phục tình hình: Giảm số lượng định dạng tùy chỉnh. Chọn một khối ô lớn trong sổ làm việc, hiển thị tab Trang đầu của dải băng, sau đó bấm Xóa | Xóa Định dạng (trong nhóm Chỉnh sửa). Nếu Excel không cho phép bạn làm điều này ngay cả (có lẽ bạn đã đặt sổ làm việc vào trạng thái không ổn định do có quá nhiều định dạng tùy chỉnh), thì bạn nên sao chép nội dung của từng trang tính sang một sổ làm việc mới. Đảm bảo rằng bạn sử dụng Dán Đặc biệt để chỉ dán các công thức, để các công thức của bạn được giữ nguyên và bạn không sao chép định dạng.

Mặc dù Excel sẽ xử lý khá nhiều định dạng tùy chỉnh, nhưng có một “gottcha” tiềm năng mà bạn cần lưu ý. Nếu bạn đang tạo một sổ làm việc sẽ được sử dụng trong phiên bản Excel cũ hơn (trong Excel 2003 trở về trước), thì giới hạn về định dạng tùy chỉnh chỉ là 4.000. Bạn có thể dễ dàng vượt qua số đó trong các phiên bản Excel mới nhất, nhưng nếu làm như vậy, bạn sẽ không thể mở sổ làm việc trong các phiên bản Excel cũ hơn.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (10398) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Excel tại đây: