Ian tạo một macro và sau đó tùy chỉnh dải băng bằng một nút thực thi macro đó. (Hoạt động tuyệt vời!) Anh ấy đã chuyển sổ làm việc vào Dropbox để một đồng nghiệp có thể sử dụng nó. Khi cô mở sổ làm việc, nút Ian đã thêm vào dải băng bị thiếu. Anh ta tự hỏi tại sao điều này xảy ra và làm thế nào anh ta có thể vượt qua nó.

Câu trả lời cho câu hỏi này phần lớn phụ thuộc vào cách bạn thực hiện các tùy chỉnh cho phiên bản Excel của mình.

Làm việc với Thanh công cụ truy cập nhanh

Nếu các tùy chỉnh của bạn liên quan đến việc chỉ cần thêm macro vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh, thì những thay đổi đó không được lưu trữ trong một sổ làm việc cụ thể giống như macro; chúng được lưu trữ bởi Excel trong cái được gọi là tệp QAT. Cách bạn làm việc với tệp QAT phụ thuộc vào phiên bản Excel bạn đang sử dụng. Bạn có thể, nếu muốn, chỉ cần sử dụng Windows để tìm kiếm bất kỳ tệp nào kết thúc bằng phần mở rộng QAT. Nếu cả bạn và đồng nghiệp đang sử dụng Excel 2007, bạn có thể chỉ cần sao chép QAT từ hệ thống của mình sang hệ thống của đồng nghiệp, đảm bảo rằng nó ghi đè lên bất kỳ tệp QAT nào có thể tồn tại trên hệ thống đó.

Nếu bạn đang sử dụng Excel 2010 trở lên và đồng nghiệp của bạn đang sử dụng cùng phiên bản Excel với bạn, thì bạn nên làm theo các bước sau:

  1. Bấm vào tab Tệp trên ruy-băng.

  2. Nhấp vào Tùy chọn. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn Excel.

  3. Ở phía bên trái của hộp thoại, nhấp vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh. (Xem Hình 1.)

  4. Nhấp vào danh sách thả xuống Nhập / Xuất ở góc dưới cùng bên phải của hộp thoại. Excel hiển thị hai tùy chọn.

  5. Chọn Xuất tất cả các tùy chỉnh. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Lưu tệp.

  6. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại, chọn vị trí bạn muốn lưu tệp sao lưu.

  7. Nhấp vào để lưu. Excel lưu tệp tùy chỉnh mà bạn đã chỉ định trong bước 6.

  8. Bấm vào Hủy bỏ để loại bỏ hộp thoại Tùy chọn Excel.

Tệp được tạo ở bước 7 là tệp xuất của bạn. Bạn có thể sao chép nó vào Dropbox và đồng nghiệp có thể sử dụng các bước tương tự được liệt kê ở trên, với cảnh báo rằng họ nên nhập ở bước 5, đảm bảo rằng tệp xuất của bạn là tệp được nhập.

Tất nhiên, bạn có thể muốn xem xét việc sửa đổi cách bạn thực sự thực hiện các thay đổi đối với Thanh công cụ Truy nhập Nhanh. Các phiên bản mới nhất của Excel cho phép bạn chỉ định rằng một thay đổi trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh được lưu với một sổ làm việc cụ thể. Vì vậy, chẳng hạn, bạn có thể lưu thay đổi với cùng một sổ làm việc có chứa macro — cùng một sổ làm việc mà bạn đang lưu vào Dropbox và muốn đồng nghiệp của bạn sử dụng. Để làm điều đó, hãy làm theo các bước chung sau:

  1. Đảm bảo rằng macro cho đồng nghiệp của bạn được lưu trữ trong sổ làm việc mới.

  2. Lưu sổ làm việc dưới dạng sổ làm việc hỗ trợ macro, như bạn thường làm.

  3. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Excel. (Trong Excel 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Excel. Trong Excel 2010 và các phiên bản mới hơn hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  4. Ở phía bên trái của hộp thoại, nhấp vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.

  5. Ở góc trên bên phải của hộp thoại, hãy sử dụng danh sách thả xuống Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy nhập Nhanh để chọn sổ làm việc có chứa macro của bạn. (Đây nên là sổ làm việc mà bạn muốn chia sẻ với đồng nghiệp của mình.)

  6. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để thêm macro vào QAT.

  7. Đóng hộp thoại Tùy chọn Excel.

  8. Lưu sổ làm việc và chia sẻ nó với đồng nghiệp của bạn.

Tùy chỉnh QAT hiện chỉ hoạt động khi sổ làm việc có chứa tùy chỉnh đó đang hoạt động. (Điều quan trọng là lựa chọn bạn thực hiện ở bước 5.

Làm việc với Ribbon

Nếu các thay đổi của bạn không thực sự được thực hiện đối với Thanh công cụ Truy cập Nhanh mà là , được tạo cho chính dải băng, khi đó những điều trên sẽ không thực sự hữu ích. Thay vào đó, bạn sẽ cần làm theo một loạt các bước chi tiết hơn liên quan đến việc chuyển và cài đặt cái được gọi là tệp OfficeUI. Bạn có thể tìm thấy rất nhiều thông tin chuyên sâu về cách chuyển tệp này tại đây:

https://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/ee704589

Tạo Bổ trợ

Vấn đề với bất kỳ giải pháp nào cho đến nay là chúng có khả năng ghi đè lên bất kỳ tùy chỉnh nào mà đồng nghiệp của Ian đã thiết lập cho hệ thống của anh ấy hoặc cô ấy. Nói cách khác, các tùy chỉnh của Ian sẽ không được thêm vào các tùy chỉnh đó; chúng sẽ thay thế các tùy chỉnh đó. Điều này có tiềm năng khiến đồng nghiệp của Ian khá khó chịu.

Giải pháp tốt nhất có thể dành cho Tôi có thể tạo một bổ trợ làm cho macro có sẵn và khi làm như vậy, sẽ thực hiện các thay đổi đối với giao diện của người dùng.

Ian sẽ cần làm hai việc:

  • Tạo macro “tự động mở” sẽ sửa đổi giao diện của người dùng khi sổ làm việc được mở. Macro này cần phải nằm trong cùng sổ làm việc với macro mà tôi đã tạo cho đồng nghiệp.

  • Chuyển đổi sổ làm việc thành một bổ trợ.

Điều này có vẻ hơi quá mức cần thiết, nhưng nó không quá khó. (Thành thật mà nói, macro để sửa đổi giao diện người dùng có thể là khó nhất, nhưng mức độ khó đó phụ thuộc vào mức độ mở rộng của những thay đổi mà bạn muốn macro thực hiện.) Thực hiện chuyển đổi thành một bổ trợ không quá khó tại tất cả; bạn có thể tìm chi tiết tại đây:

https://excelribbon.tips.net/T008528

Sau khi bổ trợ hoàn tất, đồng nghiệp có thể cài đặt và kích hoạt bổ trợ, bất kể phiên bản Excel mà họ đang sử dụng.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (7790) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365.