Tại văn phòng của mình, Wally chịu trách nhiệm đảm bảo rằng máy bay được bảo trì theo lịch trình đã định dựa trên số giờ chúng đã tích lũy trong thời gian bay. Anh ta sử dụng Excel để theo dõi lượng thời gian bay của từng máy bay. Trong ô F1, anh ta có “ngưỡng” khi cần bảo dưỡng, là một số giờ. Wally cần một cách để làm cho ô chứa tổng thời gian bay của mỗi máy bay chuyển sang màu đỏ khi tổng thời gian đó nằm trong vòng 5 giờ kể từ ngưỡng trong F1.

Điều này có thể dễ dàng xử lý với định dạng có điều kiện, với một điều kiện: giờ bay tích lũy cần được lưu trữ dưới dạng giá trị số, không phải giá trị ngày hoặc giờ.

Bạn có thể kiểm tra xem điều kiện này có được đáp ứng hay không bằng cách chỉ cần thay đổi định dạng của một trong các ô chứa giờ bay tích lũy. Ví dụ: giả sử rằng ô D2 hiển thị 3,5 giờ bay tích lũy. Chọn ô đó và thay đổi định dạng của nó thành Chung. Nếu màn hình kết quả vẫn hiển thị 3.5 thì bạn vẫn ổn. Nếu nó hiển thị một cái gì đó khác, có nhiều khả năng là ô không chứa số giờ bay. Trong trường hợp đó, bạn sẽ cần phải thực hiện chuyển đổi theo giờ để có được thứ bạn cần:

=ROUND(MOD(D2,1)*24,2)

Công thức này loại bỏ phần giá trị trước dấu thập phân (phần này đại diện cho ngày và chúng tôi chỉ quan tâm đến thời gian) và sau đó làm tròn nó đến hai chữ số thập phân.

Khi bạn có thời gian bay tích lũy được biểu thị dưới dạng giá trị số, bạn có thể tạo quy tắc định dạng có điều kiện mà bạn cần:

  1. Chọn tất cả các ô chứa giờ bay đã tích lũy.

  2. Đảm bảo rằng tab Trang đầu của dải băng được hiển thị.

  3. Bấm vào công cụ Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu. Excel hiển thị một bảng các tùy chọn liên quan đến định dạng có điều kiện.

  4. Nhấp vào Quản lý quy tắc. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện.

  5. Nhấp vào Quy tắc mới. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới.

  6. Trong khu vực Chọn loại Quy tắc ở đầu hộp thoại, hãy chọn Chỉ Định dạng Ô chứa.

  7. Trong vùng Chỉnh sửa Mô tả Quy tắc, hãy thay đổi danh sách thả xuống đầu tiên thành Giá trị Ô. (Nó thực sự có thể là điều này theo mặc định.)

  8. Thay đổi danh sách thả xuống thứ hai thành Lớn hơn hoặc Bằng.

  9. Trong khu vực ngay bên phải danh sách thả xuống, hãy nhập công thức “= $ F $ 1-5” (không có dấu ngoặc kép). Lưu ý rằng bạn phải bao gồm dấu bằng, nếu không Excel không thể tìm ra rằng bạn đang nhập công thức.

  10. Bấm Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  11. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để cho biết bạn muốn số giờ bay tích lũy xuất hiện như thế nào nếu chúng thấp hơn 5 so với giá trị ngưỡng.

  12. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại Định dạng Ô. Định dạng bạn đã chỉ định trong bước 11 bây giờ sẽ xuất hiện trong khu vực xem trước cho quy tắc.

  13. Bấm OK. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới biến mất và Excel lại hiển thị hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng Có Điều kiện. Quy tắc bạn vừa xác định được liệt kê trong hộp thoại.

  14. Bấm OK. Excel áp dụng định dạng có điều kiện cho bất kỳ ô nào bạn đã chọn trong bước 1.

Nếu bạn không muốn sử dụng quy tắc định dạng có điều kiện (có lẽ bạn đã có một số quy tắc khác như vậy đang chơi), bạn cũng có thể dựa vào định dạng tùy chỉnh để thực hiện định dạng. Tuy nhiên, trong cách tiếp cận này, bạn không dựa vào những gì có trong ô F1. Thay vào đó, bạn cần phải chuyển giá trị kích hoạt vào định dạng. Ví dụ: nếu ngưỡng của bạn trong F1 là 500 giờ, thì giá trị kích hoạt của bạn sẽ là 495 giờ. Làm theo các bước sau:

  1. Chọn tất cả các ô chứa giờ bay đã tích lũy.

  2. Bấm chuột phải vào phạm vi để hiển thị menu Ngữ cảnh, từ đó bạn nên chọn Định dạng Ô. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  3. Đảm bảo rằng tab Số được hiển thị.

  4. Trong danh sách Danh mục, hãy chọn Tùy chỉnh. (Xem Hình 1.)

  5. Trong hộp Loại, nhập “[Red] [> = 495] #, 0; [<495] #, 0 ;;” (không có dấu ngoặc kép).

  6. Bấm OK.

Giờ đây, bất kỳ số giờ tích lũy nào nhỏ hơn 495 sẽ hiển thị bình thường và bất kỳ giờ nào vượt quá số giờ đó sẽ hiển thị bằng màu đỏ. Cách tiếp cận này có một số lợi ích (các định dạng tùy chỉnh đôi khi không bị rối như định dạng có điều kiện), nhưng điều đó có nghĩa là nếu giá trị kích hoạt của bạn thay đổi vào một thời điểm nào đó trong tương lai, bạn sẽ cần phải sửa đổi trực tiếp định dạng tùy chỉnh.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (13496) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 và 2016.