Trong Excel, cơ sở dữ liệu thường được gọi là list. Danh sách không hơn gì một bảng dữ liệu chứa thông tin có tổ chức. Ví dụ: một danh sách có thể chứa thông tin về các khoản phải thu của bạn, bộ sưu tập tiền xu của bạn hoặc kết quả kiểm tra của học sinh trong lớp của bạn.

Danh sách hoặc cơ sở dữ liệu bao gồm records (ví dụ: mỗi hàng có thể là bản ghi cho một sinh viên) và fields (ở đây, mỗi cột là dữ liệu từ một danh mục). Thông thường, bạn đặt nhãn ở đầu danh sách để chỉ ra tên trường, do đó mỗi cột đại diện cho một trường. Mỗi hàng trong danh sách là một bản ghi cơ sở dữ liệu.

Có một số hướng dẫn bạn có thể thấy hữu ích khi đang phát triển danh sách. Hãy nhớ rằng các hướng dẫn này chỉ áp dụng nếu bạn sẽ sử dụng các hàm liên quan đến cơ sở dữ liệu được tích hợp trong Excel.

  • Chỉ sử dụng một danh sách cho mỗi trang tính.

  • Nếu có thể, hãy biến danh sách thành thứ duy nhất trên trang tính. Nếu bạn phải bao gồm dữ liệu khác ngoài danh sách trên trang tính, hãy tách dữ liệu khỏi danh sách bằng ít nhất một hàng trống hoặc một cột trống.

  • Luôn đặt field nhãn (đôi khi được gọi là nhãn cột) ở hàng đầu tiên trong danh sách của bạn. Chỉ sử dụng một hàng.

  • Đảm bảo rằng các nhãn trường trông khác với phần còn lại trong danh sách của bạn. Chúng phải được định dạng khác nhau để Excel có thể xác định chúng thực sự là nhãn trường.

  • Đảm bảo rằng hàng chứa các nhãn trường nằm ngay sau hàng đầu tiên của danh sách.

  • Không đặt bất kỳ dữ liệu nào vào bất kỳ hàng nào sau danh sách của bạn. Làm như vậy khiến việc sử dụng biểu mẫu dữ liệu trở nên khó khăn hơn.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (949) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010 và 2013. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Excel tại đây: