Sổ làm việc của Kim được lưu trên ổ đĩa mạng và nhiều người dùng truy cập suốt ngày để cập nhật thông tin. Đôi khi cô ấy cố gắng truy cập vào sổ làm việc và nó đã bị người khác mở. Excel đã từng cho cô ấy biết ai có sổ làm việc đang mở để cô ấy có thể đến gặp họ và yêu cầu họ đóng nó lại. Bây giờ Excel cũng nói như vậy, một người không bao giờ thay đổi đã mở nó, ngay cả khi người khác mở nó. Kim tự hỏi tại sao điều này lại xảy ra đột ngột.

Để tìm ra lý do tại sao điều này lại xảy ra, cần phải hiểu cách Microsoft xử lý việc “đặt tên” ai có sổ làm việc đang mở trong Excel. Khi bạn mở một sổ làm việc mà không ai khác đang mở, Excel sẽ tạo một “tệp tạm thời” được sử dụng để cho biết bạn đã mở tệp đó; nó chứa tên người dùng của bạn, như được định cấu hình trong Excel.

Khi ai đó đi cùng và cố gắng mở cùng một sổ làm việc, họ sẽ được hiển thị tên người dùng của bạn, như được lưu trữ trong tệp tạm thời đó.

Nếu bạn nhìn thấy cùng một cái tên lặp đi lặp lại, thì có hai khả năng. Khả năng cao nhất là bạn có nhiều người trên cùng một mạng và không ai trong số họ đã định cấu hình bản sao Excel của họ bằng tên người dùng duy nhất của họ. Điều này không phổ biến như bạn có thể tưởng tượng; Đăng ký Office 365 nổi tiếng về điều này.

Trong khi cài đặt, bạn không được yêu cầu nhập tên người dùng (giống như bạn đang ở trong các phiên bản Office trước), do đó, chương trình mặc định là một tên chung.

Nếu mọi người không vào và thay đổi tên, thì mọi người sẽ có cùng tên và đó là tên giống nhau được hiển thị khi Excel cố gắng mở sổ làm việc mà người khác đã mở.

Tất nhiên, giải pháp cho vấn đề này là yêu cầu mọi người tùy chỉnh phiên bản Excel của họ để bao gồm tên người dùng của họ. Làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Excel. (Trong Excel 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Excel. Trong Excel 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Ở bên trái của hộp thoại, nhấp vào Chung. (Nếu bạn đang sử dụng Excel 2007, hãy nhấp vào tùy chọn Phổ biến.) (Xem Hình 1.)

  3. Thay đổi tên được hiển thị trong trường Tên người dùng.

  4. Nhấp vào OK.

Hãy nhớ rằng mỗi người trên mạng cần phải làm điều này. Bây giờ, khi họ bắt đầu sử dụng sổ làm việc Excel trên mạng, tên được chỉ định trong bước 3 sẽ được lưu trữ trong tệp tạm thời và hiển thị cho bất kỳ ai khác đang cố gắng mở sổ làm việc.

Trước đó tôi đã đề cập có hai khả năng. Vấn đề khác là, bằng cách nào đó, tệp tạm thời được liên kết với một sổ làm việc cụ thể không bị xóa như bình thường. (Nó sẽ tự động bị xóa khi người dùng ban đầu đóng sổ làm việc.) Điều này có thể được giải quyết bằng cách yêu cầu mọi người đóng Excel, sau đó một người nào đó có đặc quyền quản trị vào và xóa mọi tệp tạm thời nằm trong đó.

Bạn có thể nói rằng một tệp là một tệp khóa bởi thực tế là nó bắt đầu bằng dấu ngã và dấu đô la. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc trên sổ làm việc MyBook.xlsx, thì tệp khóa cho sổ làm việc đó sẽ là ~ $ MyBook.xlsx. Với điều kiện không có ai thực sự đang sử dụng MyBook.xlsx, bạn có thể xóa ~ $ MyBook.xlsx mà không gặp vấn đề gì.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (13566) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365.