Máy tính của Norman có bộ xử lý nhanh và 32 GB RAM. Đối với mục đích thống kê, anh ta thường cần sử dụng các trang tính hàng triệu dòng. Anh ấy vẫn đang sử dụng Excel 2007 và nó không hoạt động tốt sau khi nó chạy một lúc với những bảng tính khổng lồ này. (Trên thực tế, nó thường xuyên bị treo.) Lần khác, sau khi khởi động, nó hoạt động OK. Norman tự hỏi mình có thể làm gì để có được hoạt động đáng tin cậy hơn khi làm việc với các tập dữ liệu lớn như vậy. Anh ấy tự hỏi liệu Excel 365 có hoạt động tốt hơn không hay có lẽ là nhiều RAM hơn.

Hãy giải quyết vấn đề phần cứng trước. Hệ thống của bạn có thể đủ để làm việc với các tập dữ liệu lớn trong Excel. Tuy nhiên, nếu bạn đang có kế hoạch cập nhật phần cứng của mình, bạn nên có thêm RAM. Điều này cho phép Excel (và các chương trình khác) thực hiện nhiều thao tác dữ liệu hơn trong bộ nhớ thay vì cần hoán đổi dữ liệu giữa bộ nhớ và bộ đệm đĩa trên ổ cứng. Điểm mấu chốt: Đừng nâng cấp hệ thống của bạn chỉ vì một lý do này, nhưng nếu bạn đang nâng cấp vì những lý do khác, thì hãy nhận một hệ thống có nhiều RAM.

Bây giờ, chuyển sang Excel. Phiên bản Excel bạn đang sử dụng (Excel 2007) có phân bổ bộ nhớ tối đa là 2 GB cho mỗi phiên bản và dường như không giải phóng hoàn toàn tất cả bộ nhớ được sử dụng là sổ làm việc đã được mở trước đó.

Đây có thể là nguyên nhân của sự cố “hoạt động lúc đầu, nhưng không sau” của bạn và cách duy nhất để khắc phục vấn đề này là định kỳ đóng và khởi động lại Excel.

Ngoài ra, Excel 2007 chỉ có sẵn trong phiên bản 32 bit. Nếu cập nhật lên phiên bản Excel mới hơn, bạn sẽ có thể cài đặt phiên bản 64-bit của chương trình. Điều này rất quan trọng vì nó cho phép bạn giải quyết nhiều bộ nhớ hơn, có nghĩa là thao tác dễ dàng hơn với các tập dữ liệu lớn hơn.

Khi bạn nâng cấp phiên bản Excel của mình, bạn sẽ muốn làm theo các bước sau để đảm bảo rằng Excel đang sử dụng tốt sức mạnh của CPU của bạn:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Excel. (Trong Excel 2010 và các phiên bản mới hơn hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Ở bên trái của hộp thoại, nhấp vào Nâng cao.

  3. Cuộn xuống cho đến khi bạn thấy phần Công thức của các tùy chọn. (Xem Hình 1.)

  4. Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh tùy chọn Bật tính toán đa luồng.

  5. Đảm bảo đã chọn nút radio bên cạnh Sử dụng Tất cả Bộ xử lý Trên Máy tính này. (Tùy chọn này chỉ có thể truy cập được sau khi bạn hoàn thành bước 4.)

  6. Nhấp vào nút OK.

Sau khi thực hiện các bước này, bạn vẫn có thể gặp sự cố với dữ liệu của mình nếu trang tính chứa nhiều công thức. Điều hợp lý là bạn càng có nhiều công thức — đặc biệt nếu những công thức đó liên quan đến các hàm biến động phải được tính toán lại liên tục — thì “tải” bạn đặt trên Excel càng cao. Bất cứ điều gì bạn có thể làm để giảm số lượng công thức (và các hàm dễ thay đổi), bạn sẽ thấy Excel càng nhạy hơn.

Bây giờ chúng ta hãy xem xét khả năng tư vấn của việc sử dụng chính Excel. Câu hỏi cơ bản là liệu bạn có thực sự cần phải có những bảng tính lớn như vậy trong Excel ngay từ đầu hay không. Tùy thuộc vào bản chất của dữ liệu mà bạn đang làm việc, bạn có thể thấy tốt hơn khi tải dữ liệu của mình vào cơ sở dữ liệu (chẳng hạn như Access, được cung cấp với nhiều phiên bản của Microsoft Office) và sau đó sử dụng chương trình cơ sở dữ liệu để thực hiện dữ liệu của bạn tóm tắt. Tại thời điểm đó, bạn có thể sao chép một tập hợp con các bản ghi nhỏ hơn nhiều vào Excel để thực hiện phân tích hoặc định dạng cuối cùng cho mục đích trình bày.

Một cách tiếp cận khác khi dữ liệu nằm trong cơ sở dữ liệu là sử dụng các khả năng của Excel để truy cập dữ liệu. Ví dụ: vì bạn (hy vọng) đã cập nhật lên phiên bản Excel mới hơn, bạn có thể sử dụng Power Query (được gọi là Get & Transform trong Excel 2016) hoặc Power Pivot để thiết lập kết nối với cơ sở dữ liệu để xử lý dữ liệu, điều này làm giảm quá trình xử lý tổng thể tải trên Excel.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (4809) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 và 2016.