Nếu bạn đã quen với việc nộp hồ sơ bằng giấy, bạn có thể cảm thấy hơi khó khăn khi chuyển sang nộp hồ sơ bằng máy tính. Điều đầu tiên cần làm quen với thực tế là bạn không còn có thể xử lý thư từ một cách vật lý. Không có tài liệu vật lý và không có tủ đựng hồ sơ! Một khi bạn đã quen với việc đó bằng phương thức điện tử, bạn sẽ không muốn quay lại việc nộp hồ sơ thực.

Bắt đầu từ đâu. * Để ngăn các thư mục được tạo ở nhiều nơi khác nhau trên máy tính, Windows cung cấp Tài liệu của tôi, hoặc chỉ Tài liệu, làm tủ lưu trữ cho người dùng. Một phím tắt trên màn hình nền hoặc trong menu bắt đầu cho phép truy cập ngay vào tất cả các thư mục và tệp của bạn.

Đặt tên cho các thư mục. * Hãy suy nghĩ và lập kế hoạch trước khi bạn tạo các thư mục mới. Lập danh sách tất cả các chủ đề chính E.G. Đào tạo, Họp, Dự án, Nhân sự. Hãy càng cụ thể và mô tả càng tốt. Khi bạn không có mặt tại văn phòng và ai đó cần truy cập vào các tệp đó, họ không muốn mất hàng giờ để tìm hiểu xem tất cả các mã thông minh của bạn có ý nghĩa gì.

Tách các tệp cá nhân khỏi công việc. * Không bao giờ trộn các thư mục cá nhân của bạn với các tệp công việc. Giữ các thư mục cá nhân và công việc riêng biệt. Không lưu trữ thông tin cá nhân bí mật trên máy tính của doanh nghiệp. Nếu bạn phải làm việc gì đó trong thư mục cá nhân, hãy đặt nó vào thẻ nhớ và sao chép tệp vào máy tính cá nhân của bạn càng sớm càng tốt.

Các chủ đề và cấp độ có thể hữu ích. * Cấp độ tiếp theo sẽ là các chủ đề cho mỗi thư mục. Thư mục Đào tạo của bạn nên chứa các khóa đào tạo khác nhau mà công ty cung cấp, ngày dự kiến ​​cho mỗi khóa học. Khi một thư mục chứa hơn 50 thư mục, đã đến lúc chia nó thành nhiều phần nhỏ hơn. Mọi người quá lười để cuộn xuống, khi họ không nhìn thấy tệp trên màn hình ngay lập tức, họ cho rằng nó không có ở đó.

Đừng quên sao lưu hệ thống của bạn. * Đĩa cứng của bạn bị hỏng và tất cả công việc quan trọng, khó khăn của bạn đã biến mất! Sao lưu thường xuyên là ưu tiên cao đối với bất kỳ người dùng máy tính nào. Không sao lưu vào cùng một đĩa bạn đang làm việc, hãy sao lưu vào đĩa CD hoặc DVD theo lịch trình thường xuyên. Bộ phận IT của các công ty lớn tự động hẹn thời gian sao lưu hệ thống. Bạn cũng nên sao lưu thường xuyên để đảm bảo không có dữ liệu quan trọng nào bị mất. Giữ các bản sao lưu ở nơi an toàn, không để trong ngăn kéo của bàn làm việc hoặc trong túi xách của bạn. Vì tất cả các thư mục của bạn được lưu ở một nơi nên việc sao lưu rất dễ dàng vì bạn chỉ cần chỉ định thư mục Documents với các thư mục con của nó là xong.

Theo kịp hệ thống của bạn. * Hệ thống nộp hồ sơ tốt nhất trên thế giới là vô dụng trừ khi bạn theo kịp. Lưu các tập tin vào đúng thư mục ngay lập tức để tránh rất nhiều sự thất vọng khi phải thử và tìm xem tài liệu nào nên được lưu trữ. Thời gian là tiền bạc và thời gian là quý giá.