Chỉ có điều gì đó về văn phòng có vẻ thu hút các thủ tục giấy tờ. Vì bất cứ lý do gì, có vẻ như một văn phòng không thực sự là một văn phòng cho đến khi có giấy tờ được rải khắp nơi. Mặc dù đây có thể là dấu hiệu truyền thống của một văn phòng bận rộn, nhưng nó chắc chắn không phải là dấu hiệu của một văn phòng được tổ chức tốt. Tạo một văn phòng không lộn xộn là một dự án mà bất kỳ người thực sự hiệu quả nào cũng nên có trong danh sách việc cần làm của họ. Chà, dừng dự án đó lại và bắt đầu ngay hôm nay. Bạn sẽ ngạc nhiên về việc một văn phòng không lộn xộn thực sự có thể giúp ích cho công việc của bạn đến mức nào.

Giảm việc đọc của bạn. * Để thực sự bắt đầu tạo ra một văn phòng không lộn xộn, trước tiên bạn cần giảm việc đọc mà bạn phải làm. Mặc dù bạn có thể không thể loại bỏ nó hoàn toàn, nhưng bằng cách giảm số lượng đọc mà bạn phải làm mỗi ngày, bạn có thể loại bỏ rất nhiều thứ lộn xộn.

Điều này có nghĩa là thay vì phải xử lý rất nhiều giấy tờ, tài liệu và các vật dụng khác, hãy cố gắng sử dụng email và các nguồn điện tử khác nhiều nhất có thể.

Bạn có thực sự cần in không? * Lần tới khi bạn chuẩn bị in thứ gì đó, hãy dành một chút thời gian và suy nghĩ xem bạn có thực sự cần in nó ra không. Trước khi in tài liệu, email, bản ghi nhớ và trang web một cách không cần thiết, hãy đảm bảo rằng bạn thực sự cần nó. Không chỉ là bạn muốn nó, mà còn có một nhu cầu vật chất thực sự đối với tài liệu cụ thể đó.

Nếu không có, sau đó không in nó ra. Việc in ra các tài liệu không cần thiết không chỉ dẫn đến khả năng lộn xộn cao hơn mà còn gây lãng phí tài nguyên và tiền bạc.

Giữ lấy những gì bạn cần. * Chỉ giữ những thứ bạn thực sự cần. Điều này có nghĩa là bạn cần tạo ra một số loại hệ thống có thể giúp bạn xác định thời gian bạn cần giữ bản ghi nhớ mới nhất đó từ sếp của mình. Một số thủ tục giấy tờ bạn nên giữ vô thời hạn, chẳng hạn như bất kỳ báo cáo tài chính nào, tài liệu công ty hoặc thậm chí hợp đồng. Tuy nhiên, một số thủ tục giấy tờ (chẳng hạn như séc vô hiệu, đơn đặt hàng, báo cáo tài chính hàng tháng, v.v.) chỉ nên được lưu trong ba đến sáu năm.

Loại bỏ những thứ bạn không cần. * Một cách tuyệt vời khác để bắt đầu tạo một văn phòng không bừa bộn là bắt đầu loại bỏ những thứ bạn không cần. Nếu bạn không cần nắm giữ bản ghi nhớ đó về việc thiết lập một cuộc họp trước để sẵn sàng cho cuộc họp, thì hãy loại bỏ nó. Nếu bạn có thiết bị mà bạn không sử dụng hoặc không cần thiết, hãy loại bỏ chúng.

Ngược lại, nếu bạn vẫn cần một số tài liệu nhất định, hãy cân nhắc lưu trữ chúng bên ngoài để giải phóng không gian làm việc hiện tại của bạn.