Bạn có cảm thấy mệt mỏi khi nhìn quanh văn phòng của mình mà không thấy gì ngoài những chồng giấy, tủ đựng hồ sơ tràn ngập và hóa đơn bị mất?

Nếu vậy, bạn có thể làm điều gì đó để giúp tạo ra trật tự thoát khỏi tình trạng hỗn loạn. Tất cả những gì bạn cần làm là không cần giấy tờ. Tạo một văn phòng không cần giấy tờ, trong khi một quá trình hơi kéo dài, không khó lắm. Tất cả những gì bạn cần làm là sử dụng một chút khả năng sáng tạo, thể hiện một chút kiên trì và làm theo những hướng dẫn sau.

Nó cần có thời gian. Trước khi bắt đầu tạo một văn phòng không cần giấy tờ, trước tiên bạn cần hiểu rằng đó là một quá trình. Như một quá trình, nó là một cái gì đó sẽ mất thời gian. Đó không phải là điều mà bạn có thể làm trong một ngày. Tùy thuộc vào quy mô văn phòng của bạn và lượng thời gian bạn dành cho nó, đây là một dự án có thể mất đến một tháng hoặc hơn. Do đó, hãy bắt đầu với các bước nhỏ và hoàn thành một phần của dự án tổng thể trước khi bạn chuyển sang phần tiếp theo. Sử dụng PDF khi có thể. Khi bạn nhận được bất kỳ thư, hóa đơn, hóa đơn hoặc các mục giấy khác cần được lưu, hãy quét nó thành tệp PDF. Các tệp này sẽ giữ một bản sao kỹ thuật số của bản gốc, loại bỏ nhu cầu sao chép trên giấy cho các tệp của bạn và cho phép bạn in một bản khác nếu bạn thấy cần thiết. Tốt nhất là chuyển đổi thư sang PDF ngay khi nó được gửi đến và xử lý lại các tệp của bạn khi bạn có thể. Đổ bản fax. Có những dịch vụ trực tuyến mà bạn có thể sử dụng để gửi và nhận fax. Điều này sẽ giúp bạn không cần phải in ra các mục mà chỉ được lưu trữ lại dưới dạng PDF. Ngoài ra, các dịch vụ này cho phép bạn gửi và nhận fax trực tiếp từ máy tính của mình, do đó làm tăng hiệu quả tổng thể của bạn. Hóa đơn trực tuyến. Nếu bạn thực hiện hoặc nhận bất kỳ khoản thanh toán nào (như hầu hết các doanh nghiệp) thì tại sao bạn không thực hiện càng nhiều công việc trực tuyến càng tốt? Quá trình này giúp bạn tiết kiệm thời gian phải đến ngân hàng, cũng như có thể giúp đẩy nhanh quá trình thanh toán của bạn, giúp ngăn ngừa thất lạc hóa đơn, v.v. Sao lưu mọi thứ. Bất cứ khi nào bạn bắt đầu sử dụng không cần giấy tờ, bạn cần đảm bảo rằng bạn đã sao lưu mọi thứ. Nếu có thể, bạn nên sao lưu mọi thứ hàng ngày. Sử dụng các mục như ổ cứng ngoài, CD, DVD hoặc một số quy trình khác để sao lưu dữ liệu của bạn. Điều này rất quan trọng vì nó sẽ giúp bạn tránh bị mất toàn bộ dữ liệu trong trường hợp không may xảy ra.