Nộp hồ sơ kỹ thuật số giống như nộp hồ sơ bản in ở chỗ cả hai đều cần sự chú ý thường xuyên thực tế và được đặt tên tốt. Tương tự như vậy, một ngăn kéo tủ hồ sơ có thể trở thành một nơi không có tổ chức, không thể tìm thấy không gian lãng phí, hệ thống hồ sơ trên máy tính của bạn thậm chí có thể trở nên tồi tệ hơn. Các đoạn sau đây sẽ giúp bạn sắp xếp đĩa cứng của mình thành một đơn vị lưu trữ gọn gàng, thiết thực và dễ sử dụng. Bắt đầu bằng cách làm quen với hệ thống nộp đơn mà bạn hiện có. Nếu bạn đặt tên không mang tính mô tả cho các tệp và thư mục, bạn sẽ phải rất nhớ những gì bạn gọi là một tệp cụ thể và bạn đã gửi nó vào thư mục nào. Cho dù bạn sử dụng hệ thống lưu trữ số hoặc chữ cái, tên tệp rõ ràng là điều cần thiết.

Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn thiết lập một hệ thống logic, dễ hiểu, dễ quản lý và do đó tiết kiệm thời gian:

Tạo một cấu trúc logic. * “Tài liệu” của bạn hoặc “Tài liệu của tôi”

thư mục, là nơi hầu hết các chương trình Windows tạo tệp cá nhân của bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên lập bản đồ cấu trúc cho nhu cầu cá nhân hoặc doanh nghiệp của mình trước tiên trên giấy. Quyết định các danh mục và danh mục phụ cần thiết. Windows 7 tự động lập chỉ mục các tệp và thư mục trong thư mục “Tài liệu”.

Nếu bạn tạo thư mục ở các vị trí khác trên đĩa cứng, hãy nhớ để Windows lập chỉ mục chúng. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm thấy bất kỳ tài liệu hoặc thư mục nào trong vài giây.

Đặt tên tệp hoặc thư mục. * Các tệp và thư mục phải được đặt tên theo chủ đề, chẳng hạn như Khách hàng mới, Nhân viên bán hàng, Đơn đặt hàng mới, v.v. Điều này sẽ cho phép bạn sau này dễ dàng tìm thấy thư mục hoặc tệp cụ thể mà bạn muốn hoặc cần.

Sao lưu các thư mục. * Không nên sao lưu các thư mục vào ổ cứng vì đĩa có thể bị hỏng và tất cả các bản sao lưu của bạn sẽ bị mất.

Lưu trữ các bản sao lưu vào gậy cũng không phải là một ý kiến ​​hay vì gậy có thể dễ bị mất hoặc hư hỏng khi bạn mang theo trong túi xách. Các bản sao lưu phải được lưu trữ trên đĩa CD-Rom hoặc DVD và được khóa ở một nơi an toàn. Không có lý do gì để đặt các đĩa sao lưu trong ngăn kéo của bàn làm việc hoặc trong một kệ mở khóa.

Tóm lại, nếu bạn muốn tạo một hệ thống lưu trữ kỹ thuật số khả thi và dễ sử dụng, hãy làm theo cấu trúc logic của Windows 7. Sử dụng hệ thống thư viện Windows 7 để lập chỉ mục tất cả các tệp của bạn để truy cập dễ dàng hơn và đảm bảo rằng bạn có các thư mục và tệp của mình được đặt tên một cách hợp lý. Đừng bao giờ quên sao lưu tất cả tài liệu, tệp và thư mục của bạn để ngay cả khi máy tính gặp sự cố, bạn vẫn có thể truy cập tệp.

Tận hưởng hệ thống nộp hồ sơ kỹ thuật số của bạn.