Nếu bạn đang tìm kiếm một cách để giảm chi phí nguyên vật liệu và tạo ra một chút hiệu quả hơn trong văn phòng, thì hệ thống hồ sơ điện tử là một cách tuyệt vời để bắt đầu làm điều đó. Tuy nhiên, để khai thác tối đa hệ thống nộp hồ sơ điện tử, bạn cần chú ý đến một số nguyên tắc. Trong khi xem xét các nguyên tắc này, hãy nhớ rằng chúng thực chất chỉ là các nguyên tắc và do đó cần được sửa đổi để phù hợp với nhu cầu riêng mà bạn đang phải đối mặt.

Ai sử dụng nộp hồ sơ điện tử? Nộp đơn điện tử phổ biến trong nhiều doanh nghiệp và chính phủ khác nhau. Ví dụ, nhiều chính phủ cho phép người nộp thuế thu nhập nộp thông tin của họ trực tuyến vì nó tiết kiệm cả thời gian và chi phí. Các luật sư có quyền truy cập trực tuyến vào cơ sở dữ liệu vụ việc, các sửa đổi và thay đổi Luật cũng như giao tiếp giữa các văn phòng của cùng một công ty ở các thành phố khác nhau. Các doanh nghiệp lớn có văn phòng trong cùng một tòa nhà hoặc các chi nhánh khác nhau có thể truy cập các tệp được chia sẻ trên mạng.

Các thủ thư nhận thấy việc nộp hồ sơ điện tử chính xác hơn vì họ có thể kiểm soát các sách còn tồn đọng và các bổ sung mới cho thư viện. Nhân viên chia sẻ thông tin giúp tiết kiệm thời gian vì người dùng không còn cần phải lục tìm nhiều tài liệu giấy tờ không liên quan cần được trả lại trên kệ và tủ đựng hồ sơ.

Cách tạo tủ hồ sơ điện tử

  1. Đầu tư vào một máy quét tốt cho phép bạn chuyển đổi các tài liệu vật lý thành các tệp điện tử.

  2. Thu thập tất cả các biên lai và bất kỳ mục nào khác nên có trong tủ hồ sơ. Tách các mục này thành từng đống để bạn biết bạn cần quét và lưu những mục nào vào hệ thống nộp hồ sơ điện tử của mình. Hãy nghĩ về cách bạn tạo một hệ thống lưu trữ về mặt vật lý khi bạn tách các tài liệu của mình.

Điều này sẽ tiết kiệm thời gian và sự thất vọng sau này khi bạn tạo hệ thống nộp đơn.

  1. 3. Quyết định loại hệ thống bạn sẽ sử dụng. Các tệp của bạn sẽ theo thứ tự bảng chữ cái hay số. Hãy nhớ rằng tính nhất quán là điều cần thiết để một hệ thống lưu trữ thân thiện với người dùng và dễ bảo trì.

  2. Tạo một thư mục mới với một tên hợp lý. Các mã dưới dạng tên tệp có thể trở nên khó hiểu nếu không có manh mối nào về nội dung của nó.

  3. 5. Tạo các thư mục con theo cách tương tự. Hệ thống hồ sơ được xây dựng hợp lý giúp tiết kiệm thời gian và sự thất vọng.

  4. 6. Sao lưu thường xuyên là điều cần thiết để ngăn ngừa mất mát thông tin. Mua một đĩa cứng bên ngoài cho mục đích này và cất giữ trong két an toàn chống cháy.

Cần đặc biệt chú ý đến bảo mật chống lại sự cố máy tính và truy cập trái phép. Khi các tập tin được các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp truy cập, cần thận trọng trong việc phân bổ quyền truy cập liên quan đến hồ sơ nhân sự, báo cáo tài chính và báo cáo cũng như các thông tin bí mật khác.