Cho dù bạn là giám đốc điều hành, trợ lý của giám đốc điều hành, hay đơn giản là một Joe bình thường, email là một thực tế của cuộc sống. Với số lượng email ngày càng tăng mà chúng ta nhận được mỗi ngày và phụ thuộc vào để có thể hoạt động trong công việc của mình, thì việc có một số loại hệ thống nộp hồ sơ đang trở thành điều cần thiết. Cũng giống như với bất kỳ hệ thống nộp hồ sơ giấy nào, việc nộp hồ sơ qua email phần lớn là vấn đề của sở thích cá nhân. Dưới đây là một số ý tưởng sẽ có thể giúp bạn giải quyết hộp thư đến lộn xộn của mình.

Trong chương trình có email:

Trong chương trình email của bạn (cho dù đó là Microsoft Outlook hay một số ứng dụng khác), bạn cần bắt đầu trong phần Thư mục Lưu trữ. Khi bạn đã tìm thấy phần đó, hãy tạo một tệp cụ thể cho mục mà bạn muốn lưu. Gắn nhãn tệp này với tên của người gửi hoặc nếu bạn sẽ nhận được một lượng lớn email về một chủ đề cụ thể, hãy gắn nhãn tệp bằng tên của chủ đề đó. Khi hoàn tất email, chỉ cần lưu nó vào tệp lưu trữ đó. Nó cực kỳ dễ dàng để sắp xếp thông qua tệp và tìm thấy nó. Bạn thậm chí có thể sử dụng công cụ tìm kiếm để tìm các cụm từ cụ thể, v.v.

Với phương pháp này, ngay cả khi bạn có vài trăm email khác nhau trong mỗi tệp, bạn vẫn có thể tìm thấy bất cứ thứ gì bạn cần chỉ trong chốc lát. Ví dụ về hệ thống phân cấp này, nếu bạn tình cờ làm việc trong văn phòng luật, có thể trông như thế này (đi từ rộng nhất đến cụ thể):

Nghị định ly hôn — 2012 James, Nathan — Hóa đơn ly hôn Lò sưởi Acme * James, Nathan

Trong phần “Tài liệu của tôi”:

Bạn có thể thực hiện điều tương tự trong phần “Tài liệu của tôi” trên máy tính mà bạn thực hiện trong hệ thống email của mình. Tất cả những gì bạn thực sự cần làm là lưu thông tin thích hợp, sử dụng các tệp chính, sau đó đặt tên cho các thư mục trong đó để dễ nhận dạng. Một ví dụ về điều này, đi từ rộng nhất đến cụ thể nhất, sẽ như sau:

2012 — Hóa đơn Công ty Acme Furnace * Máy điều nhiệt mới

Hoặc như thế này:

Nghị định ly hôn năm 2012 James, Nathan — Tòa án Circuit * Nghị định ly hôn — Nathan v. Jones

Bằng cách sử dụng các phương pháp này, bạn sẽ thực sự sử dụng máy tính và hệ thống email của mình như một tủ hồ sơ, giúp cho việc truy xuất thông tin trở nên cực kỳ dễ dàng. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng việc sắp xếp email của bạn theo chủ đề sẽ dễ dàng hơn, vì vậy khi bạn bắt đầu, hãy tiếp tục cho đến khi bạn hoàn thành.

Việc dừng lại và quay lại sau sẽ chỉ khiến bạn khó khăn và bối rối hơn trong việc tìm kiếm thông tin bạn cần sau này.