Gần đây, bạn có quan sát không gian làm việc của mình và nhận thấy một đống giấy tờ khổng lồ chiếm rất nhiều trên bàn hoặc kệ của bạn không? Có vẻ như không có gì to tát khi bạn chỉ cần đặt các tập tin và tài liệu lên một đống để sắp xếp sau này, nhưng để giấy tờ chồng chất lên nhau sẽ chỉ khiến bạn gặp rắc rối về sau. Khi ngăn xếp đạt đến một kích thước nhất định, bạn có thể cảm thấy choáng ngợp và không biết bắt đầu từ đâu khi sắp xếp.

Mặc dù việc sắp xếp các tệp này có vẻ là một nhiệm vụ lớn, nhưng đừng từ bỏ hy vọng. Với một chút lập kế hoạch và một số mẹo hữu ích, bạn có thể thành công trong công việc sắp xếp hồ sơ và giữ cho giấy tờ của bạn gọn gàng và dễ tìm trong tương lai.

Tiếp nhận đống hồ sơ của bạn bằng cách tách giấy tờ thành các nhóm khác nhau.

Chỉ định đống cho các tệp rất quan trọng, tệp hữu ích và tệp bạn không cần. Chỉ riêng bước này thôi cũng có thể giúp giảm đáng kể số lượng giấy lộn xộn mà bạn có, đặc biệt nếu nhiều đống giấy tờ xảy ra là rác.

Ngay cả khi không phải như vậy, thì ít nhất bạn cũng có ý tưởng về loại tệp bạn đang xử lý và bây giờ có thể sắp xếp chúng cho phù hợp.

Sau khi bạn đã loại bỏ các tệp không cần thiết, đã đến lúc tập trung vào những gì bạn còn lại. Nhận một số thư mục tệp và thiết lập chúng với hệ thống tệp, giá hoặc tủ tài liệu. Hãy chuẩn bị sẵn thiết bị này để bạn sẽ có một nơi cất giữ giấy tờ và tài liệu của mình sao cho dễ dàng xác định vị trí sau này.

Xem qua các giấy tờ còn lại của bạn và xếp chúng thành từng đống nhỏ theo loại. Đặt những giấy tờ tương tự lại với nhau sẽ giúp bạn nhóm mọi thứ và giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng hơn trong tương lai. Bạn có thể đặt các nhóm tài liệu này vào các thư mục tệp và dán nhãn để giúp bạn theo dõi. Đặt các thư mục của bạn vào một hệ thống hồ sơ, tủ đựng hồ sơ hoặc ngăn kéo. Nó có thể giúp đặt tất cả các tệp của bạn ở một vị trí để truy xuất nhanh chóng.

Sắp xếp các tệp của bạn không cần phải là một nhiệm vụ lớn và tốn thời gian.

Dành một vài phút để xem qua các giấy tờ của bạn và tập hợp chúng lại với nhau theo loại sẽ tạo ra sự khác biệt rất lớn khi bạn tìm kiếm một số thứ sau đó. Tránh tình trạng lộn xộn bằng cách sắp xếp giấy tờ ngay khi chúng xuất hiện trên bàn của bạn thay vì để chúng ngồi.