Nếu bạn xử lý rất nhiều tài liệu và giấy tờ, rất tốt là bạn có hàng đống giấy ở đây và ở đó xung quanh không gian làm việc của bạn. Có thể bạn có một số tài liệu quan trọng mà bạn biết rằng bạn cần phải tiếp tục, hoặc một bài báo mà bạn chưa bao giờ đọc. Bạn cũng có thể có hóa đơn, thư từ, thông tin khác mà bạn không muốn ném ra ngoài nhưng không chắc phải làm gì. Dù lý do là gì, những tài liệu này vẫn nằm trên bàn của bạn và tiếp tục phát triển cho đến khi chúng thành một mớ hỗn độn vô tổ chức.

Ngay cả những người có tổ chức nhất vẫn có thể kết thúc với đống giấy có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn. Vì không gian làm việc lộn xộn có thể khiến bạn khó tập trung hơn và thậm chí có thể trở nên mất tập trung, điều quan trọng là bạn phải học cách giải quyết vấn đề trước khi nó trở nên quá tải. Để thực hiện được điều này, bạn sẽ cần phải chinh phục chồng giấy từng bước một.

Mục tiêu của bạn là lưu trữ những tài liệu quan trọng và loại bỏ những tài liệu vô dụng chỉ chiếm dung lượng. Để thiết lập hệ thống lưu trữ tài liệu và thông tin của bạn, hãy sử dụng các bước sau để hướng dẫn bạn:

  • Bắt đầu bằng cách chia các chồng giấy thành các phần khác nhau. Bạn có thể giải quyết một đống tài liệu nhỏ mỗi ngày khi có chút thời gian rảnh rỗi để công việc không cảm thấy quá tải.

  • Đi qua từng tờ giấy trong tập giấy. Tách các giấy tờ thành các loại khác nhau. Ví dụ: bạn có thể nhóm các tài liệu theo các tài liệu rất quan trọng, hữu ích hoặc rác. Từ đó, bạn có thể chia nhỏ các giấy tờ tùy theo nội dung thực tế. Điều này sẽ giúp bạn gửi các giấy tờ vào các thư mục thích hợp.

  • Loại bỏ bất kỳ tài liệu nào bạn đã nhóm thành rác. Cắt nhỏ tài liệu có thông tin cá nhân và tái chế đống tài liệu này để nó không theo ý bạn.

  • Đặt các thư mục tài liệu trong ngăn kéo, hộp, kệ hoặc tủ tài liệu. Đây sẽ là vị trí trung tâm nơi bạn cất giữ tài liệu của mình một cách ngăn nắp.

  • Đặt các tài liệu tương tự vào một thư mục cùng nhau và cất chúng đi. Gắn nhãn các thư mục để giúp bạn tìm tài liệu mình cần sau này dễ dàng hơn.

Nộp tài liệu của bạn là một cách nhanh chóng và dễ dàng để đảm bảo rằng bạn sẽ có thể tìm thấy các giấy tờ bạn cần. Hệ thống này cũng sẽ giúp giảm bớt hoặc loại bỏ lượng giấy bạn để lại trên bàn làm lộn xộn không gian làm việc của bạn. Bằng cách nộp các giấy tờ của bạn, bạn có thể cải thiện giao diện của không gian làm việc của bạn về tổng thể.