Bạn có tình cờ có một doanh nghiệp đang phát triển cần một số trợ giúp sâu rộng về việc nộp đơn không? Có lẽ bạn có một sở thích đã phát triển ngoài mong đợi và cần một chút trợ giúp để sắp xếp lại một lần nữa. Bất kể nhu cầu hoặc mục đích của bạn là gì, việc chọn đúng loại phần mềm nộp hồ sơ có thể giúp bạn rất nhiều. Tuy nhiên, trước khi bạn ra ngoài và mua loại phần mềm đầu tiên mà bạn bắt gặp, có một số điều bạn cần lưu ý.

Bạn mong đợi gì ở phần mềm khai báo? * Hầu hết mọi người, khi họ lần đầu tiên nghe đến thuật ngữ “phần mềm nộp hồ sơ” có xu hướng nghĩ đến một thứ gì đó được sử dụng bởi một thư viện lớn, hoặc có lẽ là một trong những dịch vụ pháp lý trực tuyến lớn đó.

Mặc dù đúng là mỗi phần mềm trong số này thực tế là một loại phần mềm nộp hồ sơ, nhưng không chỉ có những phần mềm này. Hãy nhớ rằng doanh nghiệp của bạn sẽ thực sự quyết định loại phần mềm mà bạn chọn. Ngoài ra, hãy lưu ý rằng mặc dù phần mềm khai báo có thể là một công cụ mạnh mẽ, nhưng nó vẫn chỉ là một công cụ. Nó không thể tự mình thực hiện tất cả công việc và sẽ yêu cầu bạn thực hiện một chút công việc và bảo trì để tiếp tục hoạt động.

Nó phải trực quan và dễ sử dụng. * Các chương trình thân thiện với người dùng thường có thể đảm bảo kết quả chính xác hơn khi điền dữ liệu nhanh chóng.

Phần mềm cũng nên có một cảm giác hơi trực quan để nó không yêu cầu nhiều đào tạo sâu rộng để sử dụng dù chỉ ở mức tối thiểu.

Phần mềm bạn chọn cũng phải tương thích với chương trình mà người ghi sổ của bạn sử dụng. * Có thể gửi và nhận các tệp tin điện tử đến và đi từ người ghi sổ. Đầu tư vào phần mềm tài chính tương thích, hoặc tương tự như người ghi sổ, có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc vì không cần phải nhập lại dữ liệu vào chương trình phần mềm của mình. Dữ liệu có thể được trình bày trên CD hoặc truyền tệp nếu bạn đang sử dụng cùng một hệ thống mạng. Thẻ nhớ không đủ an toàn vì nó có thể dễ bị hỏng hơn đĩa CD trong quá trình vận chuyển.

Lý tưởng nhất là phần mềm nộp hồ sơ cũng phải linh hoạt. * Điều này có nghĩa là nó phải có thể xử lý những thứ như hóa đơn, bảng sao kê, biên nhận và phiếu giao hàng. Thông tin từ giấy nên được đánh máy hoặc quét vào hệ thống, lý tưởng nhất là phần mềm có thể làm được cả hai.

Hãy nhớ rằng thông thường độ chính xác của thông tin được quét sẽ phụ thuộc vào chất lượng của tài liệu vật lý.

Như bạn có thể thấy, có khá nhiều điều cần phải suy nghĩ khi xem xét sử dụng loại phần mềm khai báo nào. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng đây chỉ là những hướng dẫn và chỉ có một quy tắc thực sự mà bạn cần thực sự nhớ. Quy tắc đó là: “Nếu nó hoạt động, hãy sử dụng nó.” Một hệ thống có thành tích hoạt động đã được chứng minh chính xác là hệ thống mà bạn muốn và là hệ thống sẽ có lợi nhất cho bạn về lâu dài.