Cho dù bạn đang ở văn phòng, trường học hay nhà riêng, bạn sẽ cần phải nộp các tài liệu, bảng sao kê, tài khoản và các mục khác vào một thời điểm nào đó trong cuộc đời. Thường thì kỹ năng này sẽ phát huy tác dụng nhiều lần trong ngày. Như vậy, không thể nhấn mạnh rằng việc tìm kiếm các giải pháp nộp hồ sơ khả thi có thể thực sự quan trọng như thế nào. Trên thực tế, luôn luôn là một ý kiến ​​hay nếu bạn có thể đưa ra một số giải pháp nộp đơn khác nhau cho bất kỳ vấn đề nào.

Bằng cách này, bạn sẽ có được sự linh hoạt cần thiết để phát triển và mở rộng ở nơi làm việc, cũng như tìm thêm phòng xung quanh nhà.

Nếu bạn thấy mình chưa quen với các hệ thống nộp đơn, đây là danh sách các loại phổ biến nhất, cũng như mô tả ngắn gọn về cách chúng được sử dụng.

Bảng chữ cái *. Hệ thống tương tự được sử dụng cho danh bạ điện thoại. Nếu bạn có một cơ sở dữ liệu lưu trữ lớn, bạn sẽ cần cho phép chương trình thực hiện việc phân loại vì nó có thể trở nên tẻ nhạt nếu nó cần được sắp xếp theo các tiêu chí khác nhau như tên, sinh nhật, nghề nghiệp, v.v.

Nộp hồ sơ theo số. * Tăng tốc độ tìm kiếm tập tin. Tuy nhiên, hãy lưu ý, nếu bạn không có số tệp chính xác, có thể mất nhiều thời gian hơn để tìm tệp được lưu trữ trên tiêu chí thứ hai. Về mặt sáng sủa, nó đảm bảo mức độ bảo mật vì bạn chỉ có thể nhìn thấy tên của chủ sở hữu bản ghi sau khi tệp được mở.

Địa lý. * Sắp xếp các tệp của bạn theo quốc gia, thành phố, mã bưu chính, v.v. Điều này lý tưởng cho các công ty du lịch.

Chủ đề. * Nó phụ thuộc vào số lượng chủ đề và chủ đề phụ bạn có.

Quá nhiều đối tượng có thể mất nhiều thời gian hơn để xác định vị trí nếu bạn không liên kết đầy đủ với các phòng ban và bộ phận phụ khác nhau của doanh nghiệp. Đây là một hệ thống khó tạo cũng như duy trì nó vì các đối tượng phải được mô tả nếu bạn muốn tìm một tệp nhanh chóng.

Theo niên đại*. Được sắp xếp theo ngày và lý tưởng cho các bản sao kê, kiểm tra đơn đặt hàng và giao hàng, v.v. Không nên dùng cho tệp khách hàng.

Mã màu*. Phổ biến để xác định các nhóm tệp ngay lập tức Màu đỏ cho mức độ ưu tiên cao, màu xanh lá cây cho khách hàng thường xuyên, màu xanh lam cho các tệp đang chờ xử lý, v.v. Hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng đúng máy in nếu bạn đang sử dụng giải pháp lưu trữ cụ thể này. Lý do cho điều này khá đơn giản là in màu thường khá đắt. Bằng cách chỉ sử dụng một số màu một cách khôn ngoan, bạn có thể tiết kiệm tiền và mực in. Hãy nhớ rằng mặc dù máy in phun mực rẻ hơn, nhưng chúng lại nặng mực hơn (và do đó đắt hơn về lâu dài). Ngược lại, máy in laser trả trước đắt hơn, nhưng cần ít mực hơn và do đó sẽ làm cho những gì bạn sử dụng được lâu hơn.