Có lẽ một trong những khía cạnh quan trọng nhất của lưu trữ hồ sơ là có thể quyết định đúng loại thư mục hoặc phương tiện lưu trữ để sử dụng. Để làm cho nhiệm vụ đó dễ dàng hơn một chút, đây là một số thông tin về nhiều tùy chọn lưu trữ hồ sơ mà bạn có sẵn. Khi bạn đọc, bạn sẽ nhận thấy rằng có một tên hoặc loại phương tiện lưu trữ hồ sơ được liệt kê, sau đó bạn tìm thấy mô tả ngắn gọn về phương tiện đó.

Tập tin gấp. * Thư mục tập tin gấp thông thường không cần giới thiệu thực tế. Điều thực sự đặc biệt về loại lưu trữ hồ sơ này là nó có thể và nên được dán nhãn ngay lập tức để dễ dàng truy cập vào nội dung chính xác. Nó có thể được gắn nhãn trực tiếp trên tab bằng bút hoặc bút chì. Các nhà sản xuất nhãn điện tử có sẵn để tạo nhãn một cách dễ dàng.

Thư mục treo. * Thư mục treo có móc ở cả bốn góc, trượt trên thanh ray, được sử dụng để chứa một hoặc nhiều thư mục manila.

Các tờ giấy rời ít khi được đặt trực tiếp vào thư mục treo. Khi cần tài liệu từ thư mục, (các) thư mục manila sẽ được xóa khỏi thư mục treo. Thư mục treo được để ở vị trí của nó trên đường ray.

Các thư mục trình bày. Các thư mục trình bày * thường được các đại lý hoặc doanh nhân tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ của họ mang theo. Trang đầu của thư mục thường được trang trí bằng hình ảnh của sản phẩm được mô tả bên trong nơi sản phẩm được nhấn mạnh với nhiều hình ảnh và hình ảnh hơn.

Chất kết dính vòng. Bìa còng vòng * là các cặp trong đó các mảnh giấy đục lỗ có thể được giữ bằng các kẹp chạy qua các lỗ trên giấy. Những bộ phận giữ này thường được gắn lò xo và có thể có thêm hệ thống chốt. Chúng có nhiều kích cỡ khác nhau nhưng cũng có thể được thiết kế riêng để phù hợp với nhu cầu đặc biệt của bạn. Hầu hết các công ty sử dụng hệ thống hai đến bốn lỗ để chứa các tờ A4. Một số chất kết dính vinyl có túi trong bên ngoài cho các trang bìa, và nhiều loại có túi ở bìa trong để đựng giấy tờ rời, danh thiếp, đĩa compact, v.v.

Máy tính để bàn. Tổ chức để bàn * được làm bằng các vật liệu như gỗ, crôm, dây hoặc nhựa. Hãy sáng tạo và biến rác thải tái chế thành những chiếc máy tính để bàn độc đáo. Cắt bỏ phần ngọn chai nhựa. Dùng giấy dán trang trí hoặc sơn màu để trang trí lọ. Các điểm nhựa ở dưới cùng là lý tưởng để giữ cho nó đứng. Đặt cát hoặc đá có cổ ở dưới cùng, đặt một tấm ngăn phía trên và sử dụng nó cho hộp đựng bút, hộp đựng kẹp giấy, hoặc bất cứ thứ gì khác mà bạn đang nằm hoặc đứng xung quanh trên bàn làm việc. Bàn làm việc của bạn là “không gian lưu trữ” duy nhất mà bạn có thể thực sự cá nhân hóa để đi cùng với cá tính của bạn.