Khi nhiều người nghe đến thuật ngữ “cung cấp hồ sơ”, hầu hết mọi người chỉ nghĩ đến các sản phẩm giấy, với một vài kẹp giấy hoặc kim bấm.

Tuy nhiên, có một số mặt hàng khác mà bạn sẽ cần phải dự trữ trong kho nếu bạn muốn có một bộ hồ sơ đầy đủ. Một số nguồn cung cấp khác mà bạn thực sự cần giữ trong kho bao gồm những thứ như máy tính và máy in. Dưới đây là một số gợi ý về những loại hàng hóa nên có trong tủ đựng hồ sơ của bạn.

Nguồn cung cấp máy in. * Máy in của bạn có thể ngừng in khi đang in nhãn các tệp dữ liệu ưu tiên cao hoặc thông tin cần được chuyển cho ai đó dưới dạng bản in ra giấy.

CD-ROM và DVD có thể ghi. __ Không chọn đĩa CD-ROM có thể ghi lại được mà hãy chọn những đĩa CD chỉ có thể ghi được. Lý do cho điều này là đĩa CD-ROM và DVD có thể ghi được bền hơn so với các đĩa ghi lại / các mục lưu trữ kỹ thuật số. Bạn có thể sao lưu vào đĩa Zip, Jaz hoặc ổ USB. Những mục này hoàn hảo để lưu trữ các tệp có chứa nhạc, hình ảnh và video. Hãy nhớ rằng những loại ổ đĩa này có thể dễ dàng bị hỏng nếu không được xử lý và bảo quản cẩn thận.

Khí nén. * Luôn luôn có sẵn một hộp khí nén.

Khí nén là công cụ hoàn hảo để làm sạch các thiết bị điện tử.

Luôn đọc và làm theo hướng dẫn trên hộp khí nén trước khi cố gắng vệ sinh bất kỳ thiết bị nào Lập kế hoạch mua sắm của bạn. Hãy ghi nhớ những mục sau đây hầu như luôn luôn cần thiết.

Bút và bút chì — có bao nhiêu, đen, xanh hay đỏ? Bút đánh dấu và bút đánh dấu — bạn sẽ sử dụng chúng trước khi chúng bị khô chứ? Kẹp giấy và kẹp hồ sơ — bạn có hộp nhựa để đặt chúng vào tránh mọi thứ rơi vãi trên sàn khi chiếc hộp ban đầu trở nên tồi tàn không?

Bấm kim, bấm kim và bấm kim. Đừng mua nếu bạn không biết kích thước phù hợp là gì. Bấm lỗ — bạn có cần một cái mạnh mẽ hơn để đục lỗ trên những xấp giấy lớn hơn không? Thay vì mua một quả đấm lớn hơn để tránh mua một quả đấm nhỏ sau mỗi vài tháng.

Thư mục. * Hầu như lúc nào cũng cần đến các thư mục tập tin manila bên trong, các thư mục treo hồ sơ và nhãn tập tin dính hoặc máy dán nhãn. Ngoài ra, bạn cũng nên có một số thẻ nhãn bằng nhựa sạch và có màu để dán nhãn cho các thư mục khác nhau mà bạn sẽ sử dụng.

Bộ chia chỉ mục *. Việc hết các bộ chia chỉ mục có thể được giải quyết bằng cách tạo các bộ chia của riêng bạn. Cắt chúng ra khỏi các tập tin cũ nhưng hãy nhớ thêm chúng vào danh sách vật tư để làm hồ sơ tiếp theo. Tuy nhiên, nếu bạn không thể làm điều này, hãy đảm bảo rằng bạn luôn chuẩn bị sẵn nguồn cung cấp.

Chất kết dính dạng vòng *. Có nhiều cách khác để lưu trữ giấy tờ của bạn hơn là chỉ đơn giản trong một vài cặp. Chất kết dính dạng vòng có thể là một trợ giúp rất lớn, nhưng bạn cần đảm bảo rằng mình có đúng loại. Nếu bạn đang sử dụng một chiếc bấm lỗ bốn vòng, hãy đảm bảo rằng bạn có một chiếc kẹp bốn vòng để lưu trữ giấy tờ.

Giấy in * Không có thứ gọi là đủ giấy in.

Các văn phòng sẽ thông qua giấy tờ nhanh hơn bạn có thể tin được. Ngoài ra, bạn không thể thực sự nộp công việc ra giấy của mình nếu bạn không có bất kỳ giấy tờ nào để nộp, phải không?