Mặc dù có tất cả các loại bản ghi và chúng có thể có nhiều định dạng khác nhau, nhưng sẽ có một số quy tắc chung sẽ áp dụng cho từng loại bản ghi đó. Do đó, điều quan trọng là bạn phải dành thời gian để quyết định hệ thống nộp hồ sơ đáp ứng tốt nhất nhu cầu của mình, trước khi bắt đầu sắp xếp hồ sơ của mình. Dưới đây là một số mô tả ngắn gọn về các loại hệ thống nộp đơn khác nhau mà bạn có thể chọn và định nghĩa nhanh về từng loại.

Bảng chữ cái *. Sắp xếp tên hoặc chủ đề theo các chữ cái trong bảng chữ cái.

Chữ và số *. Lưu trữ các tệp theo thứ tự bảng chữ cái cũng như số.

Nộp hồ sơ theo chủ đề. * Chúng được sử dụng cho một số lượng nhỏ tệp. Nhiều chủ đề sớm đặt ra vấn đề vì hệ thống chỉ mục sẽ cần thiết để tìm tệp.

Hệ thống địa lý. * Bạn có thể sử dụng quốc gia làm thư mục cấp cao nhất, thị trấn cho danh mục con đầu tiên và khách sạn làm nhóm thứ ba trong hệ thống phân cấp.

Phân loại theo số. * Sử dụng số để sắp xếp các tệp. Hệ thống số thẳng đánh số các tệp liên tiếp theo thứ tự. Mặc dù hệ thống lưu trữ dạng số thẳng rất dễ sử dụng và mở rộng, nhưng nó có thể gây ra vấn đề vì người dùng sẽ cần biết số lượng chính xác của tệp mà họ muốn truy xuất.

Hệ thống ghi thời gian. * Sắp xếp các tập tin theo ngày tháng. Thư từ thường được sắp xếp theo hệ thống thời gian. Ví dụ: một tệp có tên “nancy20100522” cung cấp tên của người đó và ngày của thư từ. Một tệp như vậy có thể được nộp trong một thư mục con được gọi là client_ Payment.

Nhưng làm thế nào để xác định hệ thống nào phù hợp với văn phòng của bạn? Để xác định hệ thống nào phù hợp với hồ sơ của văn phòng, bốn câu hỏi phải được trả lời. Những câu hỏi đó được liệt kê dưới đây, cũng như giải thích ngắn gọn về câu hỏi. Câu trả lời cho mỗi câu hỏi sẽ tùy thuộc vào bạn.

Các bản ghi được sử dụng hoặc truy xuất như thế nào? * Các loại bản ghi và phương pháp truy xuất thông thường có thể xác định hệ thống lưu trữ.

Bạn có bao nhiêu hồ sơ? * Nếu số lượng hồ sơ hạn chế, bạn thường có thể sử dụng hệ thống lưu trữ theo bảng chữ cái. Khối lượng lớn các bản ghi thường yêu cầu hệ thống số hoặc chữ và số.

Văn phòng hoặc cơ quan lớn đến mức nào? * Các cơ quan lớn, đặc biệt là những cơ quan có nhiều văn phòng chi nhánh, có thể sử dụng hệ thống nộp hồ sơ trung tâm gồm chữ và số để đảm bảo thực hành nộp hồ sơ nhất quán trong toàn cơ quan.

Các cơ quan lớn hơn có nhiều người nộp và truy xuất hồ sơ hơn, có nghĩa là cần phải có một hệ thống logic và liên tục để truy xuất nhanh chóng và dễ dàng.

Ai sử dụng hồ sơ? * Nhu cầu của người nộp hồ sơ và truy xuất hồ sơ phải được xem xét khi lựa chọn hệ thống lưu trữ. Cùng với yêu cầu này, các tệp phải được đặt tên hợp lý để tránh nhầm lẫn.