Mặc dù thư thoại và máy trả lời tự động rất tốt, nhưng nhiều khi chúng ta phải đối mặt với trách nhiệm nhận tin nhắn và phải tự mình gửi tin nhắn. Thông thường, khi điều này xảy ra, chúng ta tin rằng chúng ta sẽ có thể nhớ mọi thứ mà không có vấn đề gì và nhận được thông điệp thích hợp đến người thích hợp mà không bị chậm trễ. Vâng, như bất kỳ đứa trẻ nào đã từng chơi trò chơi “điện thoại” có thể nói với bạn, điều này thật đáng buồn không phải như vậy.

Một người có thể làm gì để đảm bảo rằng họ đã gỡ bỏ tất cả thông tin quan trọng trong một tin nhắn, đến đúng người mà vẫn đảm bảo rằng thông tin đó không bị mất? May mắn thay, câu trả lời cho câu hỏi này là một câu đơn giản và có thể được áp dụng như nhau cho môi trường cá nhân hoặc doanh nghiệp. Câu trả lời đó là thông qua việc sử dụng các bảng tin nhắn.

Bạn có thể mua miếng đệm tin nhắn ở bất kỳ cửa hàng cung cấp đồ dùng văn phòng nào và chúng tương đối rẻ. Tuy nhiên, khi bạn đang chọn bảng tin mà bạn sẽ sử dụng, chỉ có một số tính năng mà bạn sẽ muốn lưu ý và hãy đảm bảo rằng bảng này sẽ có khi bạn đưa ra quyết định cuối cùng. Vì vậy, khi bạn chọn y bảng tin của chúng tôi, chỉ cần sử dụng danh sách kiểm tra đơn giản này và bạn sẽ có tất cả những điều cơ bản và do đó đang trên đường để có một hệ thống gửi thông điệp được tổ chức tốt. Những điều này có vẻ hơi đơn giản, nhưng hãy nhớ rằng đây là những điều cơ bản.

Message For. * Rõ ràng, bạn sẽ cần một cái gì đó liệt kê thông điệp dành cho ai. Khi bạn đang đọc thông điệp, bạn sẽ cần phải đảm bảo rằng bạn biết mình là ai để truyền tải thông điệp, nếu không, điều đó sẽ làm cho toàn bộ quá trình truyền tải thông điệp trở nên khó khăn.

Tin nhắn Từ. * Một trong những phần cơ bản nhất của việc lấy tin nhắn, điều này tốt hơn nên có trên bảng nếu không sẽ có rất ít điểm trong việc lấy tin nhắn. Đây là thông tin cần thiết sẽ cho phép người nhận tin nhắn quay lại cuộc gọi hoặc thực hiện hành động khác có thể được yêu cầu.

Thông điệp. * Đây sẽ là phần chính của ghi chú; nó không cần phải cực kỳ chi tiết hoặc đặc biệt dài, nhưng nó phải bao gồm những điểm chính của những gì người gọi muốn truyền lại. Vì vậy, bạn cần đảm bảo rằng tập giấy của bạn có ít nhất một khu vực để viết điều này.

Ngày / Giờ. * Bảng tin cần có một khu vực cho phép bạn ghi ngày và giờ cuộc gọi đến. Bằng cách này, người nhận tin nhắn của bạn sẽ biết chính xác khi nào và lúc nào cuộc gọi đến .

Hành động cần thực hiện. * Đây là một phần khá đơn giản của bảng thông báo có thể cho phép người nhận thông báo biết họ mong đợi điều gì. Điều này sẽ cho phép người nhận biết liệu họ dự kiến ​​sẽ gọi lại hay một số