Cho dù bạn đang xử lý thông tin dưới dạng tài liệu vật lý hoặc tệp trên máy tính, việc giữ cho thông tin của bạn được lưu trữ một cách có trật tự là rất quan trọng. Nếu bạn không có cách tìm kiếm thông tin của mình một cách nhanh chóng, bạn có thể khó hoặc thậm chí không thể tìm lại được.

Tất cả chúng ta đều có những cách khác nhau để lưu trữ thông tin. Một số người trong chúng ta thực hiện một cách tiếp cận lộn xộn mà không cần lập kế hoạch — các tệp và tài liệu chỉ được nhồi nhét vào một khu vực để lưu trữ. Điều này có vẻ ổn trong một thời gian, nhưng trên thực tế, bạn chỉ đang làm mọi thứ khó khăn hơn cho bản thân sau này.

Những gì bạn thực sự nên xem xét là ý tưởng lưu trữ thông tin của bạn theo cách cho phép bạn truy xuất nó một cách nhanh chóng mà không phải tìm kiếm lâu và bất tiện.

Nếu bạn đang xử lý các tài liệu giấy, lựa chọn tốt nhất của bạn là sắp xếp và lưu trữ các giấy tờ của bạn bằng hệ thống lưu trữ. Điều này đòi hỏi bạn phải xem qua các giấy tờ của mình và nhóm chúng thành các danh mục. Sau khi hoàn thành bước này, bạn có thể đặt giấy tờ vào các tập hồ sơ, dán nhãn cho các thư mục và sắp xếp trong tủ hồ sơ, trên giá, trong hộp hoặc bất cứ nơi nào bạn có thể để chúng một cách ngăn nắp. Miễn là bạn tiếp tục nộp tài liệu của mình, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi tìm kiếm các giấy tờ bạn cần sau này.

Nhưng nếu bạn xử lý chủ yếu với thông tin máy tính thì sao? Một máy tính để bàn được bao phủ bởi các tệp hoặc thư mục chứa đầy các mục ngẫu nhiên sẽ không làm cho nó rất thuận tiện để lấy những gì bạn cần. Thay vì điều này, bạn có thể thử tổ chức các tệp của mình thành các thư mục nơi chúng có thể được lưu trữ theo cách giúp chúng có thể tìm lại nhanh chóng. Một cách để làm điều này là tạo các thư mục tệp cho từng loại tệp (như hình ảnh hoặc tài liệu) và sắp xếp chúng theo cách đó. Sau đó, bạn có thể tìm hiểu cụ thể hơn và tạo các thư mục chi tiết hơn để giúp mô tả nội dung.

Nó cũng có thể quan trọng để sao lưu thông tin của bạn. Bạn có thể sử dụng thiết bị lưu trữ máy tính để giúp đảm bảo rằng thông tin của bạn sẽ vẫn an toàn cho dù có điều gì xảy ra với máy tính của bạn. Bạn có thể chọn sử dụng ổ USB flash cho mục đích này hoặc bạn có thể sử dụng ổ cứng di động để chứa lượng thông tin lớn hơn.

Bằng cách lưu trữ thông tin của bạn một cách có tổ chức, bạn có thể đảm bảo rằng nó sẽ dễ dàng tìm thấy sau này. Giữ thông tin của bạn an toàn bằng cách sử dụng các phương pháp lưu trữ thích hợp.