Hầu như không thể nhấn mạnh quá tầm quan trọng của việc sắp xếp tài liệu cá nhân của bạn. Bạn không chỉ muốn có thể tìm thấy thủ tục giấy tờ mà bạn có thể cần sau này, bạn còn muốn biết thủ tục giấy tờ của bạn ở đâu để thông tin của bạn không rơi vào tay những người mà bạn không bao giờ tin tưởng. .

Cách tốt nhất để xử lý các thủ tục giấy tờ cá nhân của bạn là nộp nó bằng một loại hệ thống hồ sơ tốt. Thật không may, trước khi bạn thực sự có thể tận dụng bất kỳ hệ thống nào để nộp hồ sơ giấy tờ của mình, bạn cần phải ngồi xuống và xem xét và tách giấy tờ đó ra. Quá trình tách các thủ tục giấy tờ này là quá trình tổ chức thực tế.

Có một số cách khác nhau để sắp xếp công việc giấy tờ, và trong phân tích cuối cùng, đây sẽ là vấn đề của sở thích cá nhân. Về mặt cá nhân, tôi muốn nói rằng bạn sử dụng phương pháp sau để tách thông tin của mình thành các danh mục khác nhau.

Thông tin cá nhân*. Danh mục này khá tự giải thích, vì đây là đống cho tất cả các thủ tục giấy tờ liên quan trực tiếp đến bạn. Trong đống này, bạn sẽ cần đặt trực tiếp bất cứ thứ gì liên quan đến bạn (hoặc những người khác trong gia đình bạn). Tất cả những thông tin như thẻ An sinh xã hội, giấy khai sinh, thông tin y tế, hồ sơ tiêm chủng, hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân, và thông tin trường học đều phải có trong đống này.

Thông tin ô tô. * Đặt trong danh mục này bất kỳ và tất cả thông tin áp dụng cho xe của bạn. Tập hợp chức danh, hợp đồng bảo hiểm và đăng ký của bạn vào một nơi và tạo một bản sao của tất cả thông tin này.

Thông tin Tài chính. * Trong tệp này nên có một bản sao của tất cả các cuống phiếu lương, hóa đơn, bảng sao kê ngân hàng, danh mục đầu tư, v.v. Bằng cách này, bạn sẽ có thể có trong tay tất cả các khía cạnh về tình trạng tài chính hiện tại của mình. Bạn sẽ ngạc nhiên về tần suất bạn sẽ cần các phần khác nhau của thông tin này trong suốt năm.

Thông tin về thuế. * Bạn thực sự nên giữ tất cả thông tin thuế trong bảy năm qua. IRS chỉ có thể quay ngược trở lại đến mức đó và nếu bạn phải trải qua cuộc kiểm tra, bạn sẽ có thông tin trong tay.

Về cơ bản, bạn muốn giữ lại bản khai thuế, W-2, báo cáo lãi suất, v.v. Tóm lại, bạn nên giữ mọi thứ bạn sử dụng khi khai thuế, không chỉ khai thuế.

Thông tin nhà. * Trong đống thông tin nhà của bạn, bạn nên đặt bất cứ thứ gì liên quan đến ngôi nhà của bạn, rõ ràng. Điều có thể không rõ ràng là bạn nên đưa vào đây theo nghĩa đen _ bất cứ thứ gì_ liên quan đến ngôi nhà của bạn. Điều này có nghĩa là bạn không chỉ thực hiện các hợp đồng cho thuê hoặc thế chấp mà còn bất kỳ chính sách bảo hiểm nhà, thông tin bảo hành, hướng dẫn sử dụng chủ sở hữu, v.v.

Trong khi bạn đang phân loại thông tin của mình, hãy nhớ rằng bạn cũng sẽ cần thiết lập một hệ thống lưu trữ. Khi bạn đang làm điều đó, chỉ cần nghĩ về cách mỗi chủ đề và tài liệu thông tin được liệt kê ở trên là chủ đề và chủ đề phụ đã được tạo sẵn.