Nhiều mẹo có sẵn để tổ chức các tệp máy tính. Những gì có thể phù hợp với một người có thể không phù hợp với bạn. Đối với hầu hết mọi người, việc tạo nhiều tệp trong khoảng thời gian một năm là vô cùng dễ dàng.

Vấn đề nằm ở việc có thể dễ dàng quản lý các tệp và sổ làm việc đó.

Hãy suy nghĩ. * Trước khi đặt một cái tên vào một hồ sơ, hãy nghĩ xem bạn sẽ nhận ra tiêu đề đó như thế nào trong vài tháng hoặc vài năm sau đó. Bạn sẽ nhớ những gì bạn có trong tệp theo tiêu đề của nó? Việc gắn nhãn các tệp với tiêu đề có thể xác định được sẽ hỗ trợ bạn gắn nhãn các tệp máy tính khác.

Tiêu đề. * Đặt tiêu đề một cách hợp lý cho các thư mục của bạn. Tạo các thư mục con trong các thư mục danh mục lớn hơn, đảm bảo cung cấp các tiêu đề hợp lý sẽ nhắc nhở bạn về nội dung tệp trước khi mở nó. Nếu bạn giữ ngân sách gia đình trên máy tính của mình, việc đặt tháng và năm đầy đủ vào tên tệp sẽ giúp bạn nhớ thời điểm tệp được tạo. Một ví dụ về điều này sẽ là tạo các thư mục con cho ngân sách gia đình hoặc chi phí trong thư mục danh mục lớn hơn của “Tài chính”. Một thư mục con có thể được tạo để có ngân sách xây dựng boong mới hoặc công trình cảnh quan mà bạn hy vọng đã làm cho sân trước của mình. Một thư mục con khác có thể xác định chi phí mua xe hoặc ngân sách học đại học cho con bạn đang học tại một trường cao đẳng bên ngoài khu vực nhà bạn.

Vị trí. * Đặt các tập tin máy tính thường được sử dụng trong thư mục yêu thích. Đặt tên thư mục bằng tên danh mục. Tất cả các tài liệu trong thư mục danh mục có thể được chia thành các thư mục con để xác định rõ hơn nội dung. Khi bạn tích lũy quá nhiều tệp cho danh mục của mình, hãy chia tệp máy tính vào một thư mục khác có tên danh mục và ngày mới. Danh mục ngày tháng sẽ xác định tệp và thời điểm tài liệu được tạo. Đặt các tệp được sử dụng hàng ngày ở một vị trí dễ nhận biết có thể giúp việc tìm kiếm thông tin ít tốn thời gian hơn sau này.

Ảnh. * Khi lưu ảnh hoặc ảnh, hãy dành thời gian để đặt tên cho ảnh.

Đặt tên tháng, năm hoặc vị trí vào hình ảnh. Tìm kiếm hình ảnh kỳ nghỉ yêu thích của bạn có thể tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ khi bạn sắp xếp các bức ảnh của mình.

Dung lượng. * Xem xét dung lượng đĩa trống mà bạn có trên ổ cứng trong máy tính của mình. Bạn có bị giới hạn về số lượng dữ liệu bạn có thể thêm vào hệ thống của mình không? Lưu dữ liệu cũ vào thẻ nhớ hoặc đĩa CD có thể ghi có thể giải phóng dung lượng ổ đĩa quý giá trên hệ thống máy tính của bạn. Việc sắp xếp dữ liệu trên thẻ nhớ hoặc đĩa CD có thể ghi sẽ đơn giản hóa việc truy xuất thông tin đã lưu trữ của bạn sau này.

Các trang web. * Sử dụng các thư mục con trong thư mục trình duyệt Web của bạn để sắp xếp các Trang web yêu thích của bạn. Luôn cập nhật trình duyệt Web của bạn sẽ loại bỏ các liên kết Trang web cũ không hoạt động.

Nếu bạn sử dụng máy tính hàng ngày hoặc nếu bạn thỉnh thoảng sử dụng máy tính, việc giữ các tệp được ngăn nắp sẽ giúp việc điều hướng xung quanh máy tính của bạn bớt khó chịu hơn. Trong một xã hội phụ thuộc vào việc truy cập nhanh vào các tài nguyên, việc quản lý các tệp của bạn một cách hiệu quả sẽ mang lại cho bạn ít sự lộn xộn và hiệu quả hơn.