Sắp xếp tài liệu, mặc dù là một nhiệm vụ khá dễ dàng, nhưng sẽ mất một thời gian. Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng bạn dành đủ thời gian để có thể hoàn thành tốt công việc. Thực hiện theo các hướng dẫn từng bước đơn giản này và bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi có thể kiểm soát các tài liệu đang hoành hành của mình một lần nữa.

  1. Tụ họp. Bắt đầu sắp xếp bằng cách tập hợp tất cả các tài liệu, giấy tờ và thư từ mà bạn có thể cần được sắp xếp vào một vị trí. Rốt cuộc, sẽ dễ dàng hơn nhiều để sắp xếp tài liệu của bạn nếu tất cả chúng ở trong một phòng, nơi bạn có sẵn chúng trong tay. Khi bạn đã có tài liệu của mình cùng nhau, hãy lấy một thùng rác hoặc một vài túi đựng rác để bạn có thể loại bỏ bất kỳ thủ tục giấy tờ nào mà bạn không cần nữa.

  2. Tách rời. Xem qua tất cả các tài liệu của bạn và tách chúng thành các đống và nhóm riêng biệt để nộp sau này. Đối với các tài liệu kinh doanh, tốt hơn hết là bạn nên giữ những thứ như hồ sơ thuế tách biệt với hóa đơn hàng tháng, bảng lương, v.v. Tài liệu gia đình có thể được tách thành các đống khác nhau tùy theo người và tầm quan trọng của tài liệu. Ví dụ về điều này sẽ là để tất cả giấy khai sinh của bạn trong một đống, hộ chiếu trong một đống khác, và những bức thư mà bạn muốn giữ trong một đống khác. Mặc dù đây chỉ là những gợi ý, nhưng cách tốt nhất để tách các thủ tục giấy tờ là sử dụng bất kỳ phương pháp nào phù hợp với bạn nhất.

  3. Bỏ đi. Khi bạn xem qua các tài liệu của mình, hãy đặc biệt chú ý đến những gì có thể không liên quan hoặc không cần thiết. Những gì không cần thiết thì nên vứt bỏ. Nếu có trong tay, bạn nên sử dụng máy hủy tài liệu để xử lý đúng cách mọi thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như tờ khai thuế cũ hơn bảy năm hoặc bằng lái xe hết hạn.

  4. Hệ thống. Đã đến lúc thực sự bắt đầu triển khai hệ thống của bạn. Có tất cả các loại hệ thống nộp đơn khác nhau mà bạn có thể lựa chọn. Một trong những thứ mà bạn nhất thiết phải có đó là tủ đựng hồ sơ để bạn cất giữ tài liệu của mình. Một số ví dụ về hệ thống mà bạn có thể sử dụng để sắp xếp tài liệu của mình sẽ là sắp xếp mọi thứ theo thứ tự bảng chữ cái theo chủ đề hoặc theo người, hoặc thậm chí theo thứ tự thời gian. Một khuyến nghị mạnh mẽ là lưu trữ tất cả các tài liệu quan trọng (chẳng hạn như giấy khai sinh, chứng thư hoặc hộ chiếu) trong két sắt hoặc hộp có khóa chống cháy.

  5. Duy trì. Khi bạn đã bắt đầu hệ thống tổ chức của mình, bạn cần duy trì nó. Nếu không, bạn sẽ thấy mình phải lặp lại quá trình này một lần nữa trong vài tháng.