Bạn có bao giờ nhận thấy rằng email đã trở thành một thứ may mắn lẫn lộn như thế nào không?

Mặc dù email có thể giúp ích rất nhiều cho cả doanh nghiệp và gia đình, nhưng nó cũng có thể nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn mà dường như không thể kiểm soát được. Sắp xếp email là một trong những cách tốt nhất để kiểm soát tình trạng hỗn loạn hỗn loạn này. Đáng ngạc nhiên là nó thực sự dễ thực hiện, tất cả những gì bạn cần làm là làm theo một số hướng dẫn đơn giản sau đây và bạn sẽ có một hệ thống email hoạt động trơn tru được tổ chức hoàn chỉnh.

Bắt đầu ngay lập tức. * Vấn đề lớn nhất với việc sắp xếp email là mọi người luôn nói “Tôi sẽ giải quyết sau.” Mặc dù hoàn toàn có thể hiểu được, nhưng đây có lẽ là điều tồi tệ nhất có thể xảy ra mà bạn có thể làm, vì email sẽ tiếp tục tích tụ trong hộp thư đến của bạn trong khi bạn chờ đợi để “hoàn thành nó” Bằng cách bắt đầu tổ chức email của bạn ngay lập tức, hoặc ít nhất là ngay sau khi bạn quyết định rằng bạn cần, bạn sẽ giảm được số lượng công việc cần làm sau này.

Tạo các hộp hoặc thư mục riêng biệt. * Bất kể bạn sử dụng loại hệ thống email nào (có thể là _Outlook, G-Mail, _ hoặc _Y-Mail! _), Nó sẽ có một phương tiện để bạn có thể tạo các hộp riêng biệt hoặc thư mục mà bạn có thể tách email của mình vào. Một cách để xem xét vấn đề này là hãy coi tài khoản email của bạn như một tủ đựng hồ sơ với các ngăn kéo riêng biệt. Gắn nhãn các ngăn kéo riêng biệt với các tên như Cơ quan, Cá nhân hoặc Pháp lý. Bên trong mỗi “ngăn kéo” này, bạn có thể tạo các tệp riêng biệt, bạn có thể tiếp tục chia nhỏ các tệp này để cụ thể nhất có thể mà bạn muốn.

Tạo quy tắc. * Bất kể bạn sử dụng loại hệ thống email nào, bạn sẽ có khả năng tạo quy tắc tự động sắp xếp. Các tự động sắp xếp này được gọi bằng những cái tên như “quy tắc” hoặc “bộ lọc” tùy thuộc vào hệ thống mà bạn đang sử dụng và có thể giúp ích rất nhiều trong việc sắp xếp email của bạn. Bằng cách tạo một quy tắc đơn giản, bạn có thể yêu cầu hệ thống email của mình tự động gửi email đến tệp thích hợp cho bạn, do đó để mọi thứ được sắp xếp hợp lý.

Duy trì và cập nhật các phương pháp của bạn. * Mọi thứ thay đổi theo thời gian và hệ thống email của bạn cũng không khác gì. Điều này có nghĩa là bạn nên dành thời gian để duy trì và cập nhật bất kỳ phương pháp nào mà bạn đã thực hiện. Trung bình, mỗi tháng một lần thường là tất cả thời gian bạn cần dành để giữ cho hệ thống của mình được cập nhật. Xem qua hệ thống của bạn và xem liệu bạn có đang sử dụng các quy tắc cụ thể hay không, vẫn cần một số email nhất định, v.v. Nếu bạn không, hãy lưu trữ các quy tắc hoặc email đó.