Thông thường, mọi người nghĩ rằng sắp xếp các tập tin giấy là một nhiệm vụ đáng sợ. Rốt cuộc, ai thực sự muốn được theo dõi sắp xếp các công việc giấy tờ cũ nhàm chán mà bạn thực sự không cần nữa. Đó là, cho đến ngày họ cần tìm giấy khai sinh của Junior và họ không thể nhớ nơi cuối cùng họ nhìn thấy nó. Vâng, thay vì chờ đợi đến phút cuối cùng, căng thẳng và hoảng sợ vì không thể tìm thấy chính xác những gì bạn đang tìm kiếm ngay lập tức, hãy dành chút thời gian sắp xếp các tệp giấy của bạn. Bạn sẽ thấy rằng nó dễ dàng một cách đáng ngạc nhiên.

Dành thời gian * Việc sắp xếp các tệp giấy sẽ mất một khoảng thời gian. Trong thực tế, nó thường sẽ mất rất nhiều thời gian. Để đảm bảo rằng bạn hoàn thành công việc ngay trong lần đầu tiên và để bạn không bị mất bất cứ thứ gì, hãy đảm bảo rằng bạn dành ra vài giờ vào một ngày cuối tuần hoặc thậm chí cả cuối tuần, nơi bạn không làm gì khác ngoài việc tổ chức. Bằng cách này, bạn sẽ không cần phải dừng lại những việc mình đang làm và bỏ dở chuyến tàu của mình, và quên mất nơi bạn đặt giấy đăng ký kết hôn.

Nhận nguồn cung cấp thích hợp. * Một trong những yếu tố quan trọng để sắp xếp các tệp giấy là thực sự có nguồn cung cấp thích hợp. Trong trường hợp này, điều này thường có nghĩa là những thứ như thư mục, kim bấm, giấy bìa cứng, nhãn và một số loại thiết bị lưu trữ như tủ đựng hồ sơ. Càng ngày, việc tạo bản sao kỹ thuật số cho các tệp giấy của bạn ngày càng trở nên phổ biến hơn, nếu chỉ để dễ truy cập và kích thước. Nếu bạn đang nghĩ đến việc làm điều đó, thì bạn cũng sẽ cần phải có một máy tính và một máy quét.

Tạo một hệ thống. * Tổ chức các tệp giấy của bạn có nghĩa là bạn cần tạo một hệ thống lưu trữ. Trong khi mọi người có thể thích hệ thống của họ có thể sử dụng được bởi những người khác, thực sự chỉ có một người thực sự cần biết cách sử dụng nó, và đó là bạn. Bất cứ hệ thống nào bạn quyết định, miễn là bạn biết cách sử dụng nó, sẽ hoạt động tốt. Một ý tưởng là tạo một thư mục “chủ đề” lớn, với các thư mục “chủ đề con” nhỏ hơn được bao gồm bên trong nó. Ví dụ: bạn có thể tạo một thư mục hoặc giá trong tủ lưu trữ có ghi Thông tin tài chính và các thư mục nhỏ hơn được chia nhỏ bởi những người trong gia đình bạn và thậm chí nhiều hơn thế theo năm và tháng.

Duy trì hệ thống. * Sau khi bạn đã sắp xếp tất cả thông tin của mình và triển khai hệ thống bạn đã phát triển, bạn cần duy trì nó. Nếu không được bảo trì thích hợp, bạn sẽ có nguy cơ bị mất các tập tin giấy tờ của mình và ít nhất là có một mớ hỗn độn cần được sắp xếp lại. Tiết kiệm cho bản thân những rắc rối lâu dài bằng cách thực hiện công việc khi bạn đi.