Tổ chức biên lai là một công cụ quan trọng không chỉ để hiểu tài chính văn phòng mà còn cho tất cả công việc tài chính nói chung. Rốt cuộc, còn cách nào tốt hơn để biết tiền của bạn đang đi về đâu? Tuy nhiên, nếu bạn không dành thời gian để thực sự ngồi xuống và sắp xếp các khoản thu của mình, thì bạn sẽ có một mớ hỗn độn lớn cả về tài chính và vật chất. Để có được hiệu quả tốt nhất có thể từ biên lai của bạn, bạn nên bắt đầu tổ chức biên lai theo hai cách riêng biệt. Cách đầu tiên là thiết lập một hệ thống giấy tờ vật lý; thứ hai là bằng cách sử dụng một hệ thống điện tử. Hai hệ thống này được trình bày chi tiết tại đây.

Hệ thống giấy.

Bắt đầu sắp xếp biên nhận của bạn bằng cách thiết lập một hệ thống tệp treo. Lấy ba thư mục treo và gắn nhãn cho chúng Tháng hiện tại, Tháng trước và Lưu trữ. Bên cạnh mỗi thư mục lớn này, hãy đặt một vài thư mục nhỏ hơn mà bạn có thể gắn nhãn theo danh mục. Ví dụ, bạn có thể có các chủ đề về Thực phẩm, Khí đốt, Nhà ở, Giải trí, v.v. Khi bạn về đến nhà, hãy đặt từng biên lai vào tệp thích hợp của chúng. Khi bạn nhập dữ liệu từ biên lai vào hệ thống điện tử của mình, hãy đặt một dấu kiểm nhỏ trên đó để bạn không bị nhầm lẫn.

Ít nhất mỗi tháng một lần, thường là khi bạn bắt đầu lập kế hoạch ngân sách của tháng tiếp theo, hãy nhập dữ liệu từ biên lai vào hệ thống điện tử của bạn.

Khi bạn đã cân đối sổ séc, cũng như lập kế hoạch ngân sách của tháng tiếp theo, chỉ cần di chuyển thư mục Tháng Hiện tại của bạn đến vị trí: Tháng trước và sau đó thư mục Tháng trước trước đó có thể được đặt vào kho lưu trữ. Giữ các thư mục Lưu trữ và sử dụng chúng để giúp bạn nộp thuế. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về bất kỳ khoản chi phí nào, bằng cách này, bạn có thể tham khảo biên nhận thực và được giải thích rõ ràng.

Hệ thống điện tử.

Các chương trình máy tính như Excel và Quicken là những thứ tuyệt vời để sử dụng cho hệ thống tổ chức biên lai điện tử. Thông thường, bạn sẽ muốn thiết lập hệ thống điện tử của mình theo cách mà bạn có thể theo dõi các chi phí và biên lai của mình. Ví dụ, bạn nên tách chi phí của mình thành ba phần và cũng tạo một phần khác cho thu nhập của bạn. Ba phần chi phí nên được thiết lập với các tiêu đề là Cố định, Biến đổi và Bán biến đổi.

Trong ba phần, bạn nên nhập thông tin phù hợp với từng danh mục. Ví dụ: bạn có thể nhập các khoản thanh toán thế chấp và thanh toán xe hơi vào phần Cố định; chi phí thức ăn và gas sẽ chuyển sang phần Biến đổi; các khoản như hóa đơn điện thoại, tiền điện có thể thay đổi theo từng tháng (mặc dù thường không nhiều) sẽ chuyển sang phần Bán biến. Làm điều này sẽ cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng xác định số tiền trung bình bạn phải trả mỗi tháng là bao nhiêu và tính toán ngân sách nhanh chóng. So sánh những số liệu này với những gì bạn nhập vào thư mục thu nhập của mình và bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi tìm ra vị trí tài chính của mình.