Bạn đã bao giờ nhận thấy một số người căng thẳng như thế nào khi tổ chức một cuộc họp? Vì lý do nào đó, khi nhiều người nghe nói rằng họ phụ trách một cuộc họp sắp tới, họ hoảng sợ ngay sau đó. Tổ chức một cuộc họp không cần phải quá khó, hay bất cứ nơi nào gần như gây ra sự hoảng loạn như hầu hết mọi người đều hiểu. Nếu bạn thấy mình phải chịu trách nhiệm về một cuộc họp sắp tới, thay vì hoảng sợ, hãy sử dụng các hướng dẫn này để đảm bảo rằng bạn tổ chức cuộc họp đúng cách. Khi bạn xem qua các hướng dẫn, bạn sẽ nhận thấy rằng phần lớn trong số chúng thực sự không khác gì ý thức chung.

Ai cần phải ở đó? Lập danh sách tất cả những người cần có mặt tại cuộc họp của bạn, cũng như bất kỳ trợ lý nào mà họ có thể có. Bắt đầu lập danh sách này một vài tuần (nếu có thể) trước cuộc họp của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn có đủ thời gian để đảm bảo rằng tất cả những người cần có mặt tại cuộc họp, cũng như cho phép bạn lên lịch lại cuộc họp nếu những người chủ chốt không thể có mặt ở đó. Điều gì sẽ được thảo luận trong cuộc họp? Khi bạn tổ chức các cuộc họp, thường cần có một số loại lý do cho việc đó. Quyết định chủ đề chính của cuộc họp là gì và mỗi người sẽ đóng góp gì cho cuộc họp. Bất kỳ ai sẽ đóng góp cho cuộc họp, cần biết những gì họ chịu trách nhiệm càng sớm càng tốt để họ có thể chuẩn bị. Khi nào cuộc họp sẽ được tổ chức? Chọn một ngày trong vài tuần và chọn đó làm thời gian gặp gỡ dự kiến ​​của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn có đủ thời gian để liên lạc với những người có liên quan và để họ xóa lịch trình của mình. Trong trường hợp những người chính không thể tham dự vào thời điểm đó, điều này cũng sẽ cho phép bạn chọn thời gian khác cho cuộc họp của mình. Cuộc họp sẽ được tổ chức ở đâu? Khi xem xét nơi bạn sẽ tổ chức cuộc họp, hãy quyết định một địa điểm mà mọi người tham gia đều có thể chấp nhận được. Chọn một địa điểm sẽ có các nguồn lực, phòng và bầu không khí mà bạn đang tìm kiếm trong cuộc họp, sau đó đặt trước cho thời gian họp của bạn. Xác nhận với mọi người (và trợ lý của họ). Khi bạn đã giải quyết được tất cả các yếu tố chính khác, hãy xác nhận với mọi người rằng họ sẽ tham dự. Đừng chỉ xác nhận với những người chính đang tham dự cuộc họp mà còn với cả những trợ lý của họ. Điều này sẽ hoạt động như một dự phòng an toàn và hạn chế khả năng thông tin sai. **