Khi nói đến tổ chức sự kiện, bạn sẽ luôn muốn lập kế hoạch để thành công. Tuy nhiên, một sự kiện thành công không chỉ xảy ra. Thay vào đó, nó cần được tổ chức và có kế hoạch. Lập kế hoạch là một phần quan trọng trong việc tổ chức. Thông thường, hầu hết các sự kiện không chỉ diễn ra vì cần có thời gian chuẩn bị trước, sau đó là chi tiết và được tổ chức. Không quan trọng sự kiện là gì, nó có thể là một cuộc đoàn tụ gia đình, một bữa tiệc sinh nhật, hoặc chỉ là một buổi họp mặt thông thường; có một số hướng dẫn cơ bản đơn giản trong việc tổ chức một sự kiện.

Có ba lĩnh vực chính mà khi hoàn thành sẽ giúp mang lại thành công cho bất kỳ sự kiện nào.

Đặt ngày: * Một trong những bước đầu tiên để lên kế hoạch cho một sự kiện thành công là đặt trước ngày đủ xa. Xem calendar để giúp đặt ngày và giờ.

(Có những trang trên internet nơi bạn có thể truy cập lịch miễn phí.

Một trong những trang này là Calendar Corner tại http://www.calendarcorner.net/.) Bằng cách đặt ngày, tất cả các chi tiết có thể được hoàn thành mà không cần phải vội vàng vào phút cuối để hoàn thành mọi việc. Bạn không chỉ đặt ngày cho sự kiện thực tế, bạn sẽ muốn đặt ngày cho thời hạn hoặc thời gian biểu để giúp đạt được mục tiêu của mình. Ví dụ: đây có thể là ngày để in lời mời và sau đó là ngày khác để gửi lời mời qua đường bưu điện.

Làm cho thời hạn thực tế và đúng tiến độ.

Ủy ban *: Bước đầu tiên là tập hợp ủy ban của bạn. Nếu bạn không có ủy ban, hãy tạo một ủy ban. Bạn càng có nhiều người tham gia vào sự kiện của mình thì tỷ lệ cử tri đi bầu càng tốt. Sẵn sàng giao các trách nhiệm khác nhau cho các thành viên ủy ban. Một trong những điều sẽ giúp ích khi làm việc với một ủy ban là phải linh hoạt. Cố gắng tiếp thu ý tưởng và tài năng của người khác. Giao tiếp với các thành viên khác của ủy ban. Giao tiếp sẽ đi cùng với việc tránh thất vọng và thời hạn không hoàn thành.

Mục tiêu *: Hãy cụ thể hóa mục tiêu của bạn và viết chúng ra. Các mục tiêu cụ thể dễ lập kế hoạch, đạt được và đo lường hơn. Khi viết ra các mục tiêu và bạn thấy các từ ‘nhiều hơn’ hoặc ‘tốt hơn’ so với các mục tiêu có lẽ là không đủ cụ thể. Đối với những trường hợp thay vì nói “Chúng tôi muốn quyên góp nhiều tiền hơn cho bệnh viện trẻ em” thì tốt hơn là nên có một mục tiêu thực tế. Mục tiêu có thể được nêu như, “Mục tiêu của chúng tôi là gây quỹ 250.000 USD cho bệnh viện nhi. Đây sẽ là mục tiêu chính, nhưng sẽ có những mục tiêu khác cần thực hiện để giúp hoàn thành mục tiêu cuối cùng. Sau khi viết ra các mục tiêu cho sự kiện dành thời gian để ưu tiên các mục tiêu theo những gì bạn và ủy ban của bạn cho là quan trọng.

Để tổ chức một sự kiện thành công, tôi thấy rằng cần phải tập hợp những người, thiết bị cần thiết, và tài liệu vào thời gian và địa điểm thích hợp. Khi tôi thực hiện mọi chi tiết theo một kế hoạch, tôi thấy rằng các cuộc họp và sự kiện diễn ra suôn sẻ và có cơ hội thành công cao hơn.