Hàng đống tài liệu, giấy tờ và các tập tin khác là điều thường thấy trong nhiều môi trường làm việc. Nó có thể trở thành một giải pháp dễ dàng để đơn giản đặt giấy tờ lên trên một đống nếu bạn không chắc chắn phải làm gì với chúng hoặc nếu bạn không có thời gian để xử lý chúng vào lúc này. Thật không may, đây không chỉ là một cách khó coi để lưu trữ giấy tờ của bạn mà còn có thể gây ra vấn đề khi bạn không thể tìm thấy một tài liệu quan trọng cụ thể vì nó được chôn thành đống trên bàn của bạn.

Ngay cả khi bạn không coi những đống này đang tăng lên là một vấn đề, bạn vẫn có thể muốn cân nhắc xem mình có thể tiết kiệm được bao nhiêu thời gian và công sức nếu bạn triển khai một hệ thống tổ chức để giữ mọi thứ có trật tự. Đây là lúc mà hồ sơ giấy sẽ trở thành một giải pháp lý tưởng. Bằng cách nộp hồ sơ đúng cách, bạn có thể tránh được đống giấy tờ vô tổ chức xấu xí cũng như loại bỏ vấn đề tài liệu bị thất lạc. Nếu bạn dành vài phút sử dụng một số vật dụng đơn giản, bạn có thể khắc phục vấn đề lộn xộn của mình và tạo ra một không gian làm việc sạch sẽ, có tổ chức.

Để chế ngự những đống giấy vô tổ chức, bạn sẽ cần bắt đầu bằng cách chia chồng giấy thành những phần nhỏ hơn. Bắt đầu bằng việc quyết định xem tài liệu nào thực sự là rác và xếp chúng vào đống của riêng chúng. Bạn có tin hay không, nhưng rất có thể bạn có rác trong đống rác của mình và thậm chí bạn còn không nhận ra. Đặt giấy thành các phần khác mà bạn chọn. Những điều này có thể liên quan đến tầm quan trọng (rất quan trọng, có thể hữu ích, thú vị, v.v.)

hoặc nội dung của tài liệu (hóa đơn, bài báo, v.v.). Đặt những thứ này thành từng chồng gọn gàng và chuẩn bị tập hợp chúng vào các thư mục.

Khi bạn cảm thấy rằng tài liệu của bạn đã được phân chia đầy đủ thành các loại, hãy đặt giấy tờ của bạn vào các cặp hồ sơ. Hãy dán nhãn các thư mục này một cách rõ ràng để cho bạn biết những gì được chứa trong mỗi thư mục để bạn có thể tìm lại giấy tờ của mình một cách dễ dàng. Sau đó, bạn có thể đặt các tập tin của mình một cách gọn gàng trên giá, trong hộp hoặc tốt hơn là trong tủ hồ sơ để lưu trữ.

Hãy duy trì hồ sơ của bạn bằng cách biến nó thành một thói quen. Thay vì để giấy tờ chất đống trên bàn làm việc, hãy nộp chúng càng sớm càng tốt để tránh tích tụ trong tương lai. Bằng cách ngăn đống giấy, bạn có thể giữ cho khu vực làm việc của mình gọn gàng, ngăn nắp và duy trì một hệ thống hồ sơ cho phép bạn dễ dàng tìm thấy chính xác những gì bạn cần.