Chuẩn bị email để dễ tổ chức, mặc dù nó có thể không exactly giúp bạn trong việc gửi email, nhưng nó sẽ giúp những người khác. Đáng ngạc nhiên, việc chuẩn bị email của bạn là một vấn đề tương đối đơn giản. Để làm cho email của bạn có tổ chức nhất có thể, tất cả những gì bạn cần làm là đảm bảo rằng bạn biết các nguyên tắc là gì và dành thêm một chút thời gian khi chuẩn bị email. Sau một thời gian, bạn thậm chí sẽ không nhận thấy thêm thời gian, vì toàn bộ quá trình sẽ trở thành bản chất thứ hai vào thời điểm đó, và bạn sẽ thấy rằng việc viết email hiệu quả nhanh hơn rất nhiều so với trước đây. Trên thực tế, bạn sẽ thấy rằng những hướng dẫn này không chỉ giúp bạn chuẩn bị email để dễ tổ chức mà còn giúp bạn viết hiệu quả hơn.

Chủ đề quan trọng. * Thường một trong những phần bị bỏ qua nhiều nhất của email là dòng tiêu đề. Tin hay không thì tùy, dòng này được cho là một trong những phần quan trọng nhất của email. Lý do cho điều này là nó sẽ thiết lập giai điệu cho phần còn lại của thư và cũng có thể cung cấp cho người nhận ý tưởng về nội dung của toàn bộ email. Hãy càng ngắn gọn càng tốt khi viết chủ đề và đảm bảo rằng nó cũng liên quan đến phần còn lại của email. Bằng cách này, khi người nhận (hoặc bạn) tìm kiếm thư này sau này, bạn sẽ có thể tìm thấy thư dễ dàng hơn.

Định dạng phù hợp. * Khi viết email, bạn cần định dạng chúng một cách thích hợp. Để đạt được điều này, hãy loại bỏ những bổ sung rườm rà của bất kỳ email chuyên nghiệp nào và lưu chúng cho những email mang tính cá nhân hơn.

Ngoài ra, đừng ngại sử dụng dấu đầu dòng, số, v.v. cho danh sách. Họ sẽ giúp bạn lái xe về nhà đúng điểm bạn đang cố gắng thực hiện và thông báo thích hợp cho từng cá nhân. Ngoài ra, bằng cách sử dụng những thứ như dấu đầu dòng và số, bạn sẽ có thời gian dễ dàng hơn trong việc định vị thông tin mà bạn cần một cách nhanh chóng sau này.

Hãy ngắn gọn nhất có thể. * Bắt đầu viết rất dễ và không biết khi nào nên dừng lại. Một ví dụ về điều đó có thể được tìm thấy trong bài viết này, có thể đã diễn ra lâu hơn một chút so với mức cần thiết. Trong khi viết email, hãy ngắn gọn và đến mức có thể. Đây là một cách khác mà bạn có thể giúp người đọc của mình xác định vị trí dữ liệu quan trọng nhanh nhất có thể, đồng thời tránh để dữ liệu quan trọng đó bị mất giữa tất cả các từ khác.

Hẹn hò với mọi thứ. * Cuối cùng, một trong những cách đơn giản nhất mà bạn có thể bắt đầu chuẩn bị email cho tổ chức là hẹn hò với mọi thứ bạn gửi.

Đừng chỉ dựa vào ngày tháng do hệ thống máy tính tạo ra. Bằng cách kết hợp thủ công một ngày khác vào email, bạn đang sao lưu máy tính và đảm bảo rằng mọi thứ bạn gửi đi đều được ghi đúng ngày.