Hầu hết các văn phòng, và nhiều gia đình, đang chuyển sang sử dụng phần mềm lập lịch trình với nỗ lực làm cho cuộc sống của họ có tổ chức hơn một chút. Tuy nhiên, chỉ vì loại phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến trong thế giới bận rộn ngày nay không có nghĩa là một người thực sự biết cách sử dụng nó. Mặc dù mục đích của nó là làm cho cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn, nhưng phần mềm lập lịch thường có thể gây nhầm lẫn. Tệ hơn nữa, việc sử dụng phần mềm lập lịch thường không được dạy trong các trường học ngày nay và rất ít công ty có bất kỳ loại chương trình đào tạo nào dạy bạn cách sử dụng nó.

Thông thường, học cách sử dụng đúng cách phần mềm lập lịch là điều mà một người cần tự học. Nếu không sử dụng phần mềm lập lịch trước đó, một người tương đối thiếu kinh nghiệm thậm chí sẽ không biết bắt đầu học từ đâu. Dưới đây là một số hướng dẫn đơn giản có thể giúp mọi người học cách sử dụng phần mềm lập lịch của họ.

Tự làm quen. * Khi lần đầu tiên được giới thiệu với một loại phần mềm lập lịch mới, hãy dành một chút thời gian để làm quen với nó. Nếu cần, hãy dành cả ngày để chơi với chương trình và sử dụng hướng dẫn đi kèm với nó. Mặc dù hướng dẫn thường là một nơi tốt để bắt đầu khi học cách sử dụng một loại phần mềm mới, nhưng không có hướng dẫn nào chỉ cho bạn cách sử dụng every single khía cạnh của một chương trình máy tính. Hãy dành một chút thời gian và chơi xung quanh.

Đừng chờ đợi. * Khi bạn đã tự làm quen với cách hoạt động của phần mềm, đừng chờ đợi để bắt đầu sử dụng nó. Bạn không cần phải biết mọi khía cạnh của phần mềm để bắt đầu sử dụng nó, vậy còn chần chừ gì nữa. Theo thời gian, bạn sẽ ngày càng trở nên thành thạo hơn trong việc sử dụng nó, và thẳng thắn mà nói, trải nghiệm cá nhân thường là một trong những cách tốt nhất để học bất cứ thứ gì.

Kiểm tra thường xuyên. * Hãy tập thói quen kiểm tra lịch trình của bạn nhiều lần trong ngày. Thông thường, thời gian tốt nhất để làm điều này là vào buổi sáng khi bạn mới đi làm, khi bạn trở về sau bữa trưa và ngay trước khi bạn đi trong ngày. Điều này sẽ cho phép bạn có cơ hội lập kế hoạch cho ngày của mình và nắm bắt lịch trình hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng của bạn.

Báo thức. * Nhiều phần mềm lập lịch bao gồm một số loại tính năng báo thức. Đừng ngại sử dụng tính năng này vì nó có thể là một trợ giúp vô giá. Có nhiều khi chúng ta không thể kiểm tra lịch trình của mình thường xuyên như mong muốn, vì vậy chúng ta có xu hướng quên mọi thứ.

Với việc sử dụng báo thức, sẽ có lời nhắc tự động về những gì sắp xảy ra, những gì đến hạn, v.v. Đơn giản chỉ cần đặt báo thức và thoải mái quên nó đi (miễn là bạn hoàn thành công việc).

Chỉ sử dụng một calendar.* Việc chúng ta sử dụng một số lịch khác nhau cho cuộc sống là điều khá phổ biến. Ví dụ, nhiều người trong chúng ta sẽ có lịch gia đình, lịch cá nhân và lịch công việc. Tại sao lại lãng phí thời gian và có thể quên mất một cuộc hẹn khi lên lịch cho một cuộc hẹn khác bằng cách lập kế hoạch cho cuộc sống của bạn như thế này? Cố gắng tổng hợp mọi thứ vào một lịch càng nhiều càng tốt. Điều này có thể thực hiện được vì nhiều phần mềm lập lịch sẽ cho phép bạn in lịch của mình. Hãy in nó ra vào cuối mỗi ngày làm việc, để bạn có thể viết bất cứ thứ gì cá nhân có thể nghĩ ra.