Tôi đã nhận thấy rằng rất nhiều thời gian ở nhà và làm việc bị lãng phí bởi những cuộc điện thoại. Họ không chỉ gây rối khi bắt đầu, và làm mất thời gian của những gì tôi đang làm mà tôi thấy rằng đôi khi rất khó để quay lại công việc mà tôi đang làm trước khi có cuộc điện thoại. Các cuộc điện thoại riêng tại nơi làm việc cũng có thể làm phiền đồng nghiệp đang ngồi xung quanh bạn. Bạn cố gắng hết sức để không nghe lỏm những cuộc trò chuyện khác, nhưng dường như họ đang nói rất to khiến bạn không thể tránh được. Bạn có thể không làm gì được hành vi của họ nhưng bằng cách này, bạn có thể chỉ cho họ cách xử lý thời gian dành cho các cuộc điện thoại riêng tư.

Khi nói đến các cuộc gọi điện thoại riêng tư, họ có thể tạo ra sự xáo trộn khá lớn với việc luôn ngăn nắp ở nhà hoặc tại văn phòng. Một số cuộc gọi điện thoại thực sự kéo dài hai phút nhưng lại chiếm mất 15 hoặc 20 phút thời gian của bạn. Điều tiếp theo bạn biết đấy, bạn đang thất vọng và chậm tiến độ và sau đó rất khó để quay lại làm việc của mình.

Có ba bước cơ bản giúp loại bỏ thời gian lãng phí khi gọi điện thoại dài:

  1. Cảnh báo họ về giới hạn thời gian của bạn.

  2. Sử dụng bộ hẹn giờ. Chuẩn bị cho cuộc gọi trước

Khi tôi nhận được một cuộc điện thoại, tôi bắt đầu với bước một và nói với người đang nói chuyện rằng tôi có một lịch trình thời gian mà tôi thực sự cần phải tuân theo. Thật không may, điều đó có nghĩa là tôi sẽ phải giới hạn thời gian của mình với cuộc gọi điện thoại, nhưng tôi có thể cho họ năm phút để nói chuyện ngay lúc đó. Khi hết thời gian, tôi lịch sự và cảm ơn họ về cuộc điện thoại và nói với họ rằng tôi phải cúp máy ngay bây giờ vì thời gian của tôi đã hết. Tôi chỉ đơn giản nói tạm biệt và cúp máy.

Bước thứ hai là sử dụng một số loại bộ đếm thời gian. Bộ hẹn giờ này có thể là bất cứ thứ gì, từ bộ đếm thời gian đánh trứng đến sử dụng báo thức trên điện thoại di động của bạn. Tôi thích sử dụng báo thức trên điện thoại di động của mình. Vì một lý do mà tôi biết rằng người ở bên kia có thể nghe thấy chuông báo thức. Có vẻ như rất nhiều thời gian đã bị lãng phí bởi vì tôi đã quá chú tâm vào cuộc trò chuyện đến mức tôi đánh mất thời gian và tôi đã đánh mất 15 hoặc 20 phút mà không hề nhận ra rằng thời gian đã trôi qua. Khi hết giờ, lịch sự kết thúc cuộc trò chuyện. Tại nơi làm việc, một chiếc điện thoại riêng trong 5 phút là đủ thời gian để nói những gì cần nói trước đám đông.

Tôi nhận thấy rằng bước thứ ba là nhiều hơn cho khi tôi thực hiện cuộc gọi. Tôi chỉ đơn giản là viết ra một số điều mà tôi muốn đề cập trong cuộc điện thoại. Tôi giữ danh sách gần đó và khi tôi hoàn thành mục đó, tôi chỉ cần đánh dấu nó. Khi danh sách hoàn thành, tôi lịch sự kết thúc cuộc điện thoại.

Tôi nhận thấy rằng chỉ cần làm theo ba bước cơ bản này, tôi có thể giảm thời gian cho các cuộc gọi điện thoại của mình xuống mức có thể quản lý được.