Bạn đã bao giờ có cảm giác rằng bạn chỉ đơn giản là không thể vượt lên trên thủ tục giấy tờ của mình và nó cứ chồng chất lên nhau? Luôn cập nhật các thủ tục giấy tờ có lẽ là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất mà nhiều người có thể thấy mình phải đối mặt. Tuy nhiên, có một số phương pháp mà bạn có thể sử dụng để không chỉ vượt lên trên thủ tục giấy tờ mà còn thực sự ở lại đó.

Tạo mẫu. Một trong những chìa khóa để luôn cập nhật thủ tục giấy tờ là tạo một vài mẫu đơn giản. Những mẫu này phải là một bộ khung của các thủ tục giấy tờ đã hoàn thành của bạn trông như thế nào. Một cách để nghĩ về những mẫu này là chúng sẽ là “bảng tính” mà bạn có thể điền vào sau này. Bằng cách dành thời gian để tạo một vài mẫu trên máy tính, bạn thực sự có thể tiết kiệm cho mình một lượng lớn thời gian khỏi việc phải tạo lại những điều cơ bản trong công việc của bạn tuần này qua tuần khác. Điền vào chúng khi bạn đi. Khi bạn trải qua tuần làm việc của mình, hãy điền vào các mẫu của bạn. Khi bạn bắt đầu điền vào các mẫu, hãy đảm bảo rằng bạn lưu nó dưới một tên khác, vì điều này sẽ cho phép bạn giữ mẫu ban đầu riêng biệt. Đừng lo lắng về việc điền vào mọi thủ tục giấy tờ ngay lập tức, mà là khi bạn nhận được thông tin. Nếu bạn có thông tin có thể áp dụng cho một số công việc sẽ đến hạn sau hai tuần kể từ bây giờ, hãy tiếp tục và viết nó ra ngay bây giờ. Bằng cách này, bạn không những không quên thông tin mà còn có thể tiến hành công việc của mình một chút. Nắm bắt cơ hội khi chúng đến. Hãy tận dụng thời gian rảnh của bạn để tiến hành công việc nhiều nhất có thể. Ví dụ, khi bạn đang đợi một cuộc họp, hoặc một cuộc điện thoại, thay vì ngồi đó không làm gì, hãy sử dụng thời gian để hoàn thành công việc bạn phải làm. Bạn sẽ ngạc nhiên về việc năm hoặc mười phút đó cộng vào một dự án đã hoàn thành nhanh như thế nào. Được tổ chức. Có lẽ chìa khóa quan trọng nhất để luôn cập nhật thủ tục giấy tờ là phải có tổ chức. Sắp xếp công việc giấy tờ của bạn một cách ngăn nắp nhất có thể, biết những gì bạn cần giữ và những gì bạn cần loại bỏ, cũng như những gì bạn vẫn đang làm, tất cả đều tách biệt với nhau.

Bằng cách này, bạn không phải lo lắng về việc tìm kiếm trong hàng đống giấy vô tận để tìm thấy một phần dữ liệu mà bạn cần. Sau khi bạn có một hệ thống lưu trữ hoặc lưu trữ đang hoạt động, hãy duy trì nó. **