Có thể quyết định phần mềm quản lý thời gian phù hợp là một bước quan trọng để quản lý thời gian hiệu quả trong toàn công ty.

Bạn muốn một chương trình hiệu quả về chi phí sẽ đáp ứng các yêu cầu quản lý thời gian của bạn. Hãy nhớ rằng nếu nhân viên của bạn không sử dụng phần mềm, thì việc mua nó thực sự chẳng có ích lợi gì. Điều này có nghĩa là bạn cần cân nhắc một số điều khi bắt đầu tìm hiểu phần mềm quản lý thời gian.

Những điều cần cân nhắc khi mua một chương trình phần mềm quản lý thời gian. * Hãy nghĩ xem ai sẽ sử dụng nó. Liệt kê tất cả các phòng ban sẽ sử dụng chương trình, cũng như bất kỳ nhân sự nào. Một số nhân sự mà bạn có thể muốn xem xét là những người như thư ký, đại diện bán hàng, thợ máy và thậm chí là trưởng các bộ phận.

Chương trình nên đơn giản hay phức tạp như thế nào? * Tốt nhất là bạn nên chọn một phần mềm mà tất cả nhân viên đều có thể sử dụng, bất kể vị trí của họ trong hệ thống phân cấp. Điều này sẽ cho phép mọi người trong công ty làm việc bình đẳng.

Bạn mong đợi điều gì ở phần mềm? * Chính xác thì bạn mong đợi phần mềm này làm được những gì? Bạn đang tìm kiếm thứ gì đó sẽ giúp tăng năng suất cơ bản của nhân viên? Có lẽ bạn đang tìm kiếm thứ gì đó cho phép bạn theo dõi năng suất hiện tại của những người làm việc tại công ty của bạn. Có thể bạn muốn tìm hiểu thời gian trung bình cần để hoàn thành một dự án? Không phải tất cả các phần mềm hiện có đều làm được những việc giống nhau, và bạn cần biết mong đợi của mình là gì để có thể chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình.

Đưa ra quyết định của bạn. __ * Khi bạn đã chọn được một vài loại phần mềm quản lý thời gian khác nhau, đã đến lúc bắt đầu thu hẹp lĩnh vực này xuống chỉ còn một loại. Hãy tự hỏi bản thân một vài câu hỏi đơn giản để trợ giúp trong lĩnh vực này. Bạn sẽ cập nhật phần mềm mỗi năm chứ? Nó thậm chí cần phải được? Tất cả những ai sẽ sử dụng nó? Những chức năng nào của phần mềm sẽ phù hợp với nhu cầu của công ty? Có bao nhiêu chức năng không phù hợp với nhu cầu của bạn? Nếu các tùy chọn của chương trình không đầy đủ, hãy tìm phần mềm phù hợp với mong đợi của bạn. Khi bạn đã có tất cả các thông tin liên quan, hãy đánh giá tất cả chúng trước khi bạn quyết định chọn gói phần mềm cuối cùng.

Thông báo cho nhân viên. * Đưa nhân viên đi cùng bạn trong dự án này.

Họ sẽ dễ dàng hợp tác hơn nếu họ biết bạn đang lên kế hoạch gì. Đảm bảo rằng họ không hiểu lầm và mất lòng tin khi nghĩ rằng giờ đây họ sẽ bị “kiểm tra” và gặp rắc rối nếu họ không thực hiện như những gì sếp mong đợi. Một khi họ hiểu rằng việc quản lý thời gian mới cũng mang lại lợi ích cho họ vì giờ đây, sếp sẽ hiểu rõ hơn về thời gian một người cần cho một nhiệm vụ cụ thể.

Đã đến lúc mua phần mềm quản lý thời gian của bạn. * Trước khi mua phần mềm bạn đã quyết định, bạn nên tham khảo ý kiến ​​của một chuyên gia để xem xét mọi thứ. Nếu có thể, hãy nói chuyện với một chuyên gia tư vấn về các gói quản lý thời gian khác nhau. Đừng cho phép một người bán hàng chỉ bán một sản phẩm thuyết phục bạn rằng chương trình của anh ta là tốt nhất. Tóm lại, hãy chắc chắn rằng bạn làm công việc tại nhà trước khi mua.