Cho dù bạn đang ở trường học, cơ quan, nhà thờ hay ở nhà, cuối cùng bạn sẽ thấy mình cần phải làm một số loại hồ sơ. Hầu hết mọi người chỉ đơn giản là để giấy tờ, hồ sơ, giấy bảo hành hoặc bất cứ thứ gì của họ ở bất cứ đâu, hoặc dù họ có thể. Điều này thường có nghĩa là mọi thứ bị mất hoặc bị vứt bỏ — bao gồm cả những thứ quan trọng mà bạn cần sau này. Có một vài bước đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng khi thiết lập hệ thống nộp đơn an toàn của riêng mình.

  1. Bắt đầu từ đâu. Trước khi bắt đầu hệ thống nộp đơn của bạn, có một số điều mà bạn cần tự hỏi bản thân. Hệ thống này chỉ để lưu trữ?

Nó có được truy cập thường xuyên không? Mục đích của hệ thống mà bạn đang thiết lập là gì? Khi bạn đang quyết định câu trả lời cho những câu hỏi này, bạn nên viết câu trả lời ra giấy để có thể bắt đầu lấy nguồn cung cấp của mình.

  1. Chọn kiểu. Có rất nhiều loại hệ thống nộp đơn mà bạn sẽ nghe nói về. Về mặt cá nhân, điều bạn cần làm là quyết định xem điều gì sẽ hoạt động tốt nhất cho nhu cầu của bạn. Trong số tất cả các kiểu có sẵn, cá nhân tôi khuyên bạn nên sử dụng kết hợp hệ thống mã màu và bảng chữ cái. Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng truy cập các “chủ đề” khác nhau cho tệp của mình, cũng như tìm kiếm thông tin trong mỗi “chủ đề” một cách nhanh chóng. Tôi khuyên bạn nên chọn không quá năm màu cho hệ thống của bạn. Khi bạn mua nguồn cung cấp, hãy chọn các tab hoặc thư mục có màu phù hợp và phù hợp với hệ thống của bạn.

  2. Sắp xếp các giấy tờ của bạn. Một khi bạn quyết định loại hệ thống hồ sơ sẽ sử dụng, bạn sẽ phải xem xét các giấy tờ của mình và phân tách và sắp xếp chúng. Làm điều này đơn giản bằng cách bắt đầu một cách tổng quát nhất có thể và hướng tới thông tin cụ thể nhất có thể. Ví dụ: có một phần về tài chính, với các phần phụ cho những thứ như báo cáo tài chính hiện tại, cuống phiếu lương, hóa đơn, v.v.

  3. Duy trì hệ thống của bạn. Không có hệ thống nộp hồ sơ nào sẽ hoạt động mà không cần duy trì nó. Bạn sẽ cần phải chọn một ngày cụ thể mỗi tháng, tối thiểu, để nộp các thủ tục giấy tờ của bạn. Nếu bạn không thể nộp hồ sơ hàng ngày, thì một gợi ý mà bạn cần làm là giữ một hồ sơ hoặc phong bì cho những giấy tờ sẽ cần nộp thêm sau này. Bằng cách sử dụng một cái gì đó như thế này, bạn có thể duy trì một hệ thống có tổ chức và được duy trì đúng cách.