Một trong những vấn đề phổ biến nhất mà Emily gặp phải khi chỉnh sửa liên quan đến việc chèn dấu phẩy nối tiếp vào danh sách các mục trong dòng, trước sự kết hợp cuối cùng giữa các mục trong danh sách. Văn phòng của Emily thực thi việc sử dụng dấu phẩy nối tiếp để rõ ràng và tránh những cách nói khó hiểu như “Tôi dành tặng cuốn sách này cho bố mẹ tôi, Mẹ Teresa và Chúa Giêsu.” Tuy nhiên, hầu hết các nhà văn không thích sử dụng dấu phẩy này, vì vậy Emily dành một khoảng thời gian đáng kể để chỉnh sửa nó thành hầu hết các đoạn văn bản mà cô bắt gặp. Emily lưu ý rằng sẽ giúp cuộc sống của cô ấy dễ dàng hơn nếu cô ấy có một macro sẽ tìm kiếm từ điểm chèn đến cuối câu hiện tại và chèn dấu phẩy trước lần xuất hiện tiếp theo của các liên từ phổ biến “và” và “hoặc”, nhưng chỉ nếu không có dấu phẩy đã có.

Cách tốt nhất để xử lý tình huống này là sử dụng macro, như Emily lưu ý.

Đây là một trong đó sẽ thực hiện nhiệm vụ:

Sub SerialComma()

Dim MySelection As Selection

Selection.MoveRight Unit:=wdSentence, Extend:=wdExtend     Set MySelection = Selection     Selection.Find.ClearFormatting     Selection.Find.Replacement.ClearFormatting     With Selection.Find         .Text = "([!,.?;:]) and "

.Replacement.Text = "\1, and "

.Forward = True         .Wrap = wdFindStop         .Format = False         .MatchCase = False         .MatchWildcards = True     End With     Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll     MySelection.Select     With Selection.Find         .Text = "([!,.?;:]) or "

.Replacement.Text = "\1, or "

End With     Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll     MySelection.Select     Selection.Collapse End Sub

Đầu tiên macro chọn mọi thứ từ điểm chèn hiện tại đến cuối câu hiện tại. Sau đó, sử dụng tìm kiếm theo thẻ đại diện, nó tìm kiếm sự xuất hiện của từ “và” không theo sau dấu chấm câu. Nếu nó tìm thấy nó, nó sẽ thay thế sự xuất hiện bằng dấu phẩy và từ “và”. Sau đó, nó sẽ thực hiện thao tác tìm kiếm và thay thế tương tự cho từ “hoặc”.

Tất nhiên, macro này có thể được gán cho một phím tắt hoặc một nút trên thanh công cụ để giúp việc thêm loại dấu phẩy này trở nên nhanh chóng.

Một thay đổi cấu hình khác mà bạn có thể muốn làm là cho Word biết rằng bạn muốn đánh dấu nó là không chính xác bất kỳ dấu phẩy nào bị thiếu trong danh sách nội tuyến của bạn. Bạn có thể thực hiện thay đổi này theo cách sau:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Chính tả & Ngữ pháp được chọn. (Xem Hình 1.)

  3. Bấm vào nút Cài đặt. Word hiển thị hộp thoại Cài đặt Ngữ pháp. (Xem Hình 2.)

  4. Đảm bảo tùy chọn “Bắt buộc phải có dấu phẩy trước Mục danh sách cuối cùng” được đặt thành Luôn luôn.

  5. Nhấp vào OK để đóng hộp thoại Cài đặt Ngữ pháp.

  6. Nhấp vào OK để đóng hộp thoại Tùy chọn.

Cài đặt sẽ không chèn dấu phẩy cuối cùng cho bạn, nhưng nó sẽ bắt những trường hợp không có dấu phẩy.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (9293) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: