Không có gì lạ khi có một danh sách các tên trong một tài liệu, và sau đó cần phải sắp xếp các tên đó. Tuy nhiên, định dạng mà các tên xuất hiện có thể gây khó chịu. Ví dụ: nếu các tên theo thứ tự ĐẦU CUỐI, thì việc sắp xếp chúng có thể khó khăn hơn nếu chúng theo thứ tự CUỐI CÙNG, ĐẦU TIÊN. Tuy nhiên, có một số cách để bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ. Một cách là sử dụng bảng. Tất cả những gì bạn cần làm là làm theo các bước chung sau:

  1. Chuyển văn bản thành bảng, sử dụng khoảng cách giữa họ và tên làm dấu phân cách giữa các cột.

  2. Sắp xếp các tên dựa trên cột thứ hai, có chứa họ.

  3. Chuyển bảng trở lại thành văn bản.

Quá trình này nghe có vẻ khó khăn, nhưng nó có thể diễn ra rất nhanh chóng và cho phép bạn dễ dàng xem Word đang làm gì trong quá trình sắp xếp.

Một cách tiếp cận khác mà không cần phải lộn xộn với các bảng là sắp xếp văn bản theo từ. Bạn có thể làm điều đó bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Đảm bảo rằng các tên trong tài liệu của bạn được sắp xếp để chỉ có một người trên mỗi đoạn văn.

  2. Chọn tất cả các đoạn có chứa tên.

  3. Chọn tùy chọn Sắp xếp từ menu Bảng. Word sẽ hiển thị hộp thoại Sắp xếp Văn bản. (Xem Hình 1.)

  4. Nhấp vào Tùy chọn. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn sắp xếp. (Xem Hình 2.)

  5. Chọn tùy chọn Khác.

  6. Xóa bất kỳ thứ gì có trong hộp bên phải của Other, thay thế nó bằng một khoảng trắng. (Bạn đang nói với Word rằng bạn muốn coi khoảng trắng là điểm phân chia giữa các trường sắp xếp.)

  7. Bấm vào OK để đóng hộp thoại Tùy chọn sắp xếp.

  8. Sử dụng danh sách thả xuống Sắp xếp Theo để chỉ định từ mà bạn muốn sắp xếp. Ví dụ: nếu bạn muốn sắp xếp theo họ (từ sau dấu cách đầu tiên), bạn nên chọn Word 2 trong danh sách thả xuống Sắp xếp theo.

  9. Nhấp vào OK để sắp xếp tên của bạn.

Bạn nên lưu ý rằng cách tiếp cận này chỉ hoạt động đúng tùy thuộc vào việc xây dựng tên trong danh sách của bạn. Nếu chỉ có họ và tên cho mỗi người thì việc sắp xếp hoạt động tốt. Nó cũng sẽ hoạt động tốt nếu có họ, tên đệm và họ cho mỗi người — sự khác biệt duy nhất là bạn sẽ chọn Từ 3 ở bước 8. Tuy nhiên, vấn đề phát sinh, nếu có hai tên cho một số người và ba cho người khác. Trong những trường hợp đó, ngay cả cách tiếp cận chuyển đổi thành bảng được đề cập đầu tiên cũng sẽ không hoạt động bình thường. Trong trường hợp đó, bạn phải làm gì đó để đảm bảo rằng Word xử lý tên và tên đệm như thể chúng là một từ duy nhất; chẳng hạn, bằng cách phân tách chúng bằng một khoảng trắng không ngắt.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1563) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: