Tom hỏi liệu có cách nào để cấu hình Word để nó tự động đặt hai dấu cách sau mỗi dấu chấm, như có thể được thực hiện trong WordPerfect. Điều thú vị là mỗi khi một câu hỏi về khoảng cách giữa các câu xuất hiện, tôi nhận được một loạt thông báo cho biết rằng hai dấu cách là một ý tưởng hay hoặc hai dấu cách thể hiện hình thức kém.

Tôi sẽ không xem xét điều gì là đúng hay sai khi nói đến khoảng cách giữa các câu. Thành thật mà nói, có những lý do chính đáng để làm việc giãn cách như vậy, và những lý do chính đáng để không làm điều đó. (Tom, tôi tin rằng bạn sẽ đưa ra quyết định có học thức của riêng mình về việc liệu hai khoảng trống sau một khoảng thời gian có thực sự cần thiết trong thời đại ngày nay hay không.)

Nói như vậy, mục đích của mẹo này là để giải thích cách bạn có thể điều chỉnh cách gõ của mình cho khoảng cách mà bạn muốn. Word không cung cấp cài đặt “hai dấu cách tự động”, như có sẵn trong WordPerfect. Tuy nhiên, vẫn có những điều bạn có thể làm.

Trước hết, bạn có thể định cấu hình trình kiểm tra ngữ pháp của Word để gắn cờ bất kỳ khoảng cách cuối câu nào không khớp với tùy chọn của bạn. Đơn giản chỉ cần làm theo các bước sau:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Chính tả & Ngữ pháp được hiển thị. (Xem Hình 1.)

  3. Bấm vào nút Cài đặt. Word hiển thị hộp thoại Cài đặt Ngữ pháp. (Xem Hình 2.)

  4. Sử dụng danh sách thả xuống Khoảng cách Bắt buộc Giữa các Câu để cho biết bạn muốn có bao nhiêu khoảng cách giữa các câu của mình.

  5. Nhấp vào OK để đóng hộp thoại Cài đặt Ngữ pháp.

  6. Nhấp vào OK để đóng hộp thoại Tùy chọn.

Giờ đây, trình kiểm tra ngữ pháp sẽ gắn cờ bất kỳ câu nào không phù hợp với sở thích của bạn bằng một gạch dưới gợn sóng màu xanh lục. Sau đó, khi bạn nhấp chuột phải vào gắn cờ, bạn có thể chọn sửa khoảng cách cho lần xuất hiện đó.

Nếu bạn muốn thay thế hàng loạt khoảng cách cuối câu, điều tốt nhất bạn nên làm là sử dụng các tính năng tìm kiếm và thay thế của Word. Các kỹ thuật để làm điều này đã được đề cập trong các vấn đề khác. Đối với những người bạn muốn tự động hóa quá trình sử dụng tìm kiếm và thay thế, macro VBA sau đây khá tiện dụng. Nó sẽ thay thế bất kỳ số khoảng trắng nào ở cuối câu bằng hai khoảng trắng:

Sub TwoSpaces()

Selection.Find.ClearFormatting     Selection.Find.Replacement.ClearFormatting     With Selection.Find         .Text = "([.\?\!]) {1,}"

.Replacement.Text = "\1  "

.Forward = True         .Wrap = wdFindContinue         .Format = False         .MatchWildcards = True     End With     Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll End Sub

Nếu bạn muốn thay đổi macro để đảm bảo tất cả các câu của bạn chỉ có một khoảng trắng ở cuối, bạn chỉ cần thay đổi dòng .Replacement.Text để chỉ có một khoảng trắng trong chuỗi thay thế. Một điều khác cần lưu ý về macro này là nó sửa bất kỳ câu nào kết thúc bằng dấu chấm, dấu chấm hỏi hoặc dấu chấm than; nó sẽ không bắt và sửa bất kỳ câu nào kết thúc bằng dấu ngoặc kép.

Cuối cùng, đề phòng trường hợp bạn tò mò, bạn không thể sử dụng Tự động sửa hiệu quả để thay đổi khoảng cách cuối câu. Tại sao? Vì Tự động sửa sử dụng ký tự khoảng trắng làm tín hiệu để kích hoạt kiểm tra nội dung vừa được nhập. Do đó, các mục nhập Tự động sửa không thể sử dụng dấu cách, vì vậy bạn không thể sử dụng Tự động sửa để tìm kiếm một khoảng thời gian theo sau bởi một khoảng trắng và thay thế nó bằng một dấu chấm theo sau bởi hai dấu cách. Bạn có thể, nếu muốn, khiến Tự động sửa lỗi thay thế mọi dấu chấm bạn nhập bằng một dấu chấm theo sau bởi hai dấu cách, nhưng điều này có thể dẫn đến một số trải nghiệm gõ rất kỳ lạ.

Hãy thử, nếu bạn muốn, nhưng có thể bạn sẽ xóa mục nhập “thay thế dấu chấm bằng một dấu chấm và hai dấu cách” ngay sau khi thử.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1820) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: