Melissa có một tài liệu bao gồm, rải khắp văn bản, các chức danh công việc khác nhau từ công ty của cô ấy. Cô ấy muốn bằng cách nào đó liên kết tên của một người với mỗi chức danh công việc. Ví dụ: nếu ai đó di con trỏ chuột qua một chức danh công việc cụ thể (chẳng hạn như “Quản lý dự án”)

Word sẽ hiển thị Mẹo công cụ hiển thị tên của người đó (chẳng hạn như “John Smith”).

Không có cách nào để làm điều này một cách tự động. Tuy nhiên, bạn có thể mô phỏng những gì bạn muốn bằng cách sử dụng dấu trang và siêu liên kết trong tài liệu. Làm theo các bước sau:

  1. Chọn cụm từ thể hiện vị trí làm việc. Ví dụ: bạn có thể chọn cụm từ “Người quản lý dự án”.

  2. Chọn Dấu trang từ menu Chèn. Word hiển thị hộp thoại Đánh dấu. (Xem Hình 1.)

  3. Đặt tên cho dấu trang, chẳng hạn như Vị trí 1, và nhấp vào Thêm.

  4. Trong khi cụm từ bạn đã chọn ở bước 1 vẫn được chọn, hãy nhấn Ctrl + K. Hộp thoại Chèn siêu kết nối xuất hiện. (Xem Hình 2.)

  5. Nhấp vào nút Mẹo màn hình. Word sẽ hiển thị hộp thoại Đặt bí quyết màn hình siêu kết nối. (Xem Hình 3.)

  6. Nhập văn bản bạn muốn sử dụng cho mẹo trên màn hình của mình (chẳng hạn như tên của người đó, “John Smith”) và nhấp vào OK.

  7. Bấm vào nút Đặt trong Tài liệu Này, ở bên trái của hộp thoại. Word hiển thị danh sách các vị trí ở giữa hộp thoại.

  8. Từ danh sách vị trí, chọn tên của dấu trang bạn đã tạo ở bước 3, sau đó bấm OK.

Những gì bạn kết thúc với là một siêu liên kết cho cá nhân. Nếu ai đó di chuyển con trỏ chuột qua cụm từ, họ sẽ thấy một mẹo trên màn hình (hoặc đôi khi được gọi là Mẹo công cụ) hiển thị tên của người ở vị trí đó. Hạn chế của chúng là bên cạnh mẹo trên màn hình, bạn cũng sẽ thấy một lời nhắc như “Ctrl + Click để theo dõi”. (Rốt cuộc thì đây là một siêu kết nối.) Nếu người đó làm theo những gì lời nhắc, họ sẽ không thực sự bị đưa đi đâu vì đích của siêu kết nối chính là cụm từ mà bạn đã chuyển thành siêu kết nối.

Bạn sẽ cần thực hiện theo các bước sau cho mỗi lần xuất hiện của một vị trí công ty trong tài liệu, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, có thể khá tốn công sức. Bạn cũng có thể chỉ cần sao chép trường hợp siêu liên kết đầu tiên của vị trí công ty (sử dụng Ctrl + C) và sau đó sử dụng Tìm và Thay thế để tìm kiếm các trường hợp khác và thay thế chúng bằng siêu liên kết. Chỉ cần sử dụng ^ c trong trường Replace With, trường này sẽ thay thế cụm từ vị trí bằng siêu kết nối.

Một cách khác để tiếp cận nhiệm vụ là sử dụng chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối trang. Bạn có thể dễ dàng chèn ghi chú trong toàn bộ tài liệu của mình, như được mô tả trong các số báo khác của WordTips. Mỗi chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối cùng sẽ đề cập đến tên của người đảm nhận vị trí công ty. Khi ai đó di con trỏ chuột qua chú thích cuối trang hoặc điểm đánh dấu chú thích cuối cùng trong tài liệu, thì nội dung của chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối (tên của người đó) được hiển thị ngắn gọn. Hạn chế của phương pháp này là người đó sẽ phải định vị con trỏ chuột trên chú thích cuối trang hoặc chính điểm đánh dấu chú thích; di chuột qua tiêu đề vị trí sẽ không hoạt động.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (10412) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: