John đã làm việc trên một bộ quy cách hợp đồng xây dựng (50-75 tài liệu được in thành một gói). Chân trang cho mỗi tài liệu cần phải bao gồm mô tả dự án và tiêu đề dự án giống hệt nhau.

Vì vậy, John đã tạo một mục AutoText cho mô tả và tiêu đề.

Tuy nhiên, anh ấy phát hiện ra rằng hành động AutoText khác nhau trong các tài liệu khác nhau khi anh ấy cố gắng sử dụng nó trong chân trang.

Đôi khi John sẽ nhận được hành vi Văn bản tự động bình thường (nhập bốn ký tự đầu tiên của tên Văn bản tự động và anh ta sẽ nhận được một cửa sổ bật lên đề nghị chèn mục nhập Văn bản tự động nếu anh ta nhấn Enter). Đôi khi anh không lấy được cửa sổ bật lên, nhưng nếu anh nhấn F3, Word sẽ chèn mục AutoText. Lần khác, khi anh ấy nhấn F3, Word nói rằng những gì anh ấy nhập không phải là tên Văn bản tự động hợp lệ.

Có một số điều bạn có thể kiểm tra. Trước tiên, bạn nên kiểm tra nơi bạn đã đặt mục nhập Văn bản tự động. Các mục nhập Văn bản tự động thường được lưu trữ trong mẫu Normal.dot, nhưng chúng có thể được lưu trữ trong hầu như bất kỳ mẫu nào. Nếu bạn thực sự lưu trữ mục nhập trong một mẫu không phải là Normal.dot và một số tài liệu đặc tả của bạn không sử dụng mẫu khác đó, thì mục nhập Văn bản Tự động sẽ không ở đó.

Nếu bạn đã lưu trữ mục nhập Văn bản tự động trong một mẫu khác, bạn nên kiểm tra xem có mục nhập xung đột nào trong mẫu Normal.dot hay không.

Nếu có xung đột – có lẽ là hai mục nhập rất gần nhau về cách viết của chúng – thì Văn bản tự động có thể bị nhầm lẫn về mục nhập nào nó sẽ hiển thị.

Bạn có thể xem mục nhập Văn bản tự động có trong mẫu nào bằng cách sử dụng tab Văn bản tự động của hộp thoại Tự động sửa. (Chọn Chèn | Văn bản tự động | Văn bản tự động.) Bạn cũng có thể sử dụng Trình sắp xếp để quản lý các mục nhập Văn bản tự động trong nhiều mẫu khác nhau.

Nếu bạn vẫn gặp sự cố với mục nhập Văn bản tự động, bạn có thể chọn từ bỏ hoàn toàn và sử dụng một cách khác để đạt được sự nhất quán trong chân trang của mình. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đưa văn bản bạn muốn ở chân trang vào tệp văn bản, rồi sử dụng các trường để đưa văn bản đó vào chân trang. Làm theo các bước chung sau:

  1. Bên ngoài Word, hãy tạo một tệp văn bản (bằng Notepad hoặc một trình soạn thảo văn bản khác) có chứa văn bản bạn muốn đưa vào chân trang.

  2. Bên trong Word, hiển thị chân trang của bạn và định vị điểm chèn mà bạn muốn văn bản xuất hiện.

  3. Chọn Trường từ menu Chèn. Word sẽ hiển thị hộp thoại Trường.

  4. Đảm bảo rằng điều khiển Danh mục được đặt thành Tất cả để tất cả các trường được liệt kê trong hộp thoại.

  5. Trong danh sách các trường, hãy chọn Văn bản bao gồm. Các tùy chọn ở phía bên phải của hộp thoại thay đổi dựa trên lựa chọn của bạn.

  6. Trong trường Tên tệp hoặc URL, hãy nhập đường dẫn đầy đủ và tên tệp cho tệp văn bản bạn đã tạo ở bước 1.

  7. Bấm OK.

Đó là nó. Bây giờ bạn đã đưa văn bản vào chân trang. Bạn có thể thay đổi văn bản trong tất cả các tài liệu của mình bằng cách thay đổi nó trong tệp văn bản. Nếu Word được định cấu hình để cập nhật bất cứ khi nào bạn in, trường ở chân trang sẽ được cập nhật (tệp văn bản được tải lại) mỗi khi bạn in.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (367) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.