Karl làm việc trong một ngành nghề sử dụng rất nhiều từ viết tắt. Quy trình tiêu chuẩn của họ là chỉ xác định từ viết tắt trong lần đầu tiên nó được sử dụng trong tài liệu. Ngoài ra, họ luôn cần tạo một phụ lục, ở cuối tài liệu, liệt kê các từ viết tắt theo thứ tự bảng chữ cái cùng với nghĩa của chúng. Karl đang tìm cách để có thể “đánh dấu”

từ viết tắt trong nội dung chính và có phụ lục từ viết tắt được tạo tự động.

Không có cách nào để thực hiện việc này trực tiếp trong Word. Có một số loại bảng bạn có thể tạo tự động, chẳng hạn như mục lục, bảng quyền hạn và chỉ mục. Hai bảng cuối cùng này (bảng quyền hạn và chỉ mục) có thể được sử dụng để tạo danh sách từ viết tắt, nhưng chỉ khi chúng chưa được thêm vào tài liệu của bạn và chỉ khi bạn không phiền danh sách từ viết tắt của mình bao gồm số trang.

Nếu bạn muốn sử dụng công cụ table of Authority để tạo danh sách từ viết tắt, Shauna Kelly đã tổng hợp một bài viết tuyệt vời về cách có thể thực hiện điều này. Bài báo đặc biệt nói về bảng thuật ngữ, về cơ bản danh sách từ viết tắt sẽ là gì.

http://www.ShaunaKelly.com/word/glossary/glossary.html

Nếu bạn muốn sử dụng công cụ chỉ mục để tạo danh sách của mình, bạn có thể làm theo các bước chung sau, giả sử rằng từ viết tắt, khi được định nghĩa, theo sau là nghĩa của nó trong dấu ngoặc đơn:

  1. Chọn từ viết tắt và ý nghĩa của nó. Điều này có nghĩa là bạn tìm trường hợp đầu tiên của từ viết tắt trong tài liệu của mình và sau đó chọn từ viết tắt đó cùng với nghĩa trong ngoặc đơn theo sau nó.

  2. Nhấn Alt + Shift + X để đánh dấu văn bản đã chọn cho chỉ mục.

  3. Lặp lại bước 1 và 2 cho các từ viết tắt khác mà bạn muốn trong danh sách của mình.

  4. Vào cuối tài liệu của bạn, hãy chèn chỉ mục của bạn. Cách thực sự chèn một chỉ mục đã được đề cập trong các vấn đề khác của WordTips.

Bạn sẽ lưu ý rằng phương pháp này để lại dấu ngoặc đơn trong chỉ mục của bạn. Nếu bạn không muốn dấu ngoặc đơn, thì bạn sẽ cần phải chuyển đến từng từ viết tắt mà bạn đã đánh dấu và hiển thị mã trường được sử dụng cho chỉ mục. Nó sẽ giống như thế này:

{ XE "abbrev (this is the definition)" }

Trong mã trường, bạn có thể bỏ dấu ngoặc đơn để văn bản xuất hiện giống như bạn muốn nó xuất hiện trong danh sách từ viết tắt. Nếu bạn sử dụng phương pháp trên để chỉ đánh dấu trường hợp đầu tiên của từ viết tắt — nơi nó được xác định lần đầu — thì sẽ có một số trang cho mỗi từ viết tắt trong danh sách của bạn. Nếu bạn thích ý tưởng có số trang, nhưng muốn chúng cho tất cả các trường hợp của mỗi từ viết tắt, thì bạn sẽ cần đánh dấu từng lần xuất hiện của các từ viết tắt — một nhiệm vụ liên quan hơn nhiều.

Nếu bạn không muốn sử dụng một trong hai phương pháp đã được mô tả, bạn có thể tạo một macro để hỗ trợ bạn trong việc tạo danh sách từ viết tắt của mình. Macro sau đây về cơ bản sao chép bất kỳ văn bản nào bạn đã đánh dấu vào cuối tài liệu.

Sub Send_2_acronym_list()

With ActiveDocument.Bookmarks         .Add Range:=Selection.Range, Name:="xxxHERExxx"

.DefaultSorting = wdSortByName         .ShowHidden = True     End With     Selection.Copy     Selection.EndKey Unit:=wdStory     Selection.TypeParagraph     Selection.PasteAndFormat (wdPasteDefault)

Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="xxxHERExxx"

Application.Run MacroName:="Normal.MoreNewMacros.EditGoTo"

Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1 End Sub

Ý tưởng là chọn trường hợp đầu tiên của từ viết tắt, cùng với định nghĩa của nó, rồi gọi macro. Dấu trang được đặt ở vị trí hiện tại, văn bản được sao chép, phần cuối của tài liệu được chọn và văn bản được thêm vào đó. Sau đó, dấu trang được sử dụng để có thể chọn lại vị trí ban đầu.

Khi bạn hoàn tất việc “đánh dấu” các từ viết tắt của mình theo cách này, bạn có thể chọn văn bản đã được sao chép vào cuối tài liệu và định dạng nó (hoặc chỉnh sửa nó) theo bất kỳ cách nào bạn muốn.

Nếu bạn muốn một cách tiếp cận thậm chí còn tự động hơn, thì bạn có thể tạo một macro sẽ quét qua tài liệu của bạn và trích xuất bất kỳ từ viết tắt nào mà nó tìm thấy. Để cách tiếp cận như thế này hoạt động, bạn cần phải đảm bảo rằng bạn tuân theo một cấu trúc tôn giáo chặt chẽ cho các từ viết tắt và định nghĩa của chúng. Macro sau đây giả định rằng từ viết tắt sẽ luôn là một chuỗi các chữ cái viết hoa theo sau bởi một khoảng trắng và sau đó là một số văn bản trong ngoặc đơn.

Sub ListAcronyms()

Dim strAcronym As String     Dim strDefine As String     Dim strOutput As String     Dim newDoc As Document

Application.ScreenUpdating = False     Selection.HomeKey Unit:=wdStory     ActiveWindow.View.ShowHiddenText = False

'Loop to find all acronyms     Do         'Search for acronyms using wildcards         Selection.Find.ClearFormatting         With Selection.Find             .ClearFormatting             .Text = "<[A-Z]@[A-Z]>"

.Replacement.Text = ""

.Forward = True             .Wrap = wdFindStop             .Format = False             .MatchCase = True             .MatchWildcards = True             .MatchWholeWord = True             .Execute         End With

'Only process if something found         If Selection.Find.Found Then             'Make a string from the selection, add it to the             'output string             strAcronym = Selection.Text

'Look for definition             Selection.MoveRight Unit:=wdWord             Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, _               Extend:=wdExtend             strDefine = ""

If Selection.Text = "(" Then                 While Selection <> ")"

strDefine = strDefine & Selection.Text                     Selection.Collapse Direction:=wdCollapseEnd                     Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, _                       Extend:=wdExtend                 Wend             End If             Selection.Collapse Direction:=wdCollapseEnd             If Left(strDefine, 1) = "(" Then                 strDefine = Mid(strDefine, 2, Len(strDefine))

End If             If strDefine > "" Then                 'Check if the search result is in the Output string                 'if it is, ignore the search result                 If InStr(strOutput, strAcronym) = 0 Then                     strOutput = strOutput & strAcronym _                       & vbTab & strDefine & vbCr                 End If             End If         End If     Loop Until Not Selection.Find.Found

'Create new document and change active document     Set newDoc = Documents.Add

'Insert the text     Selection.TypeText Text:=strOutput

'Sort it     newDoc.Content.Sort SortOrder:=wdSortOrderAscending     Application.ScreenUpdating = True     Selection.HomeKey Unit:=wdStory End Sub

Macro xem qua tài liệu để tìm bất kỳ thứ gì mà nó nghĩ có thể là một từ viết tắt. Nếu nó tìm thấy một ứng cử viên, nó sẽ theo dõi nó để xem nó có nằm sau dấu ngoặc đơn mở hay không. Nếu vậy, mọi thứ cho đến dấu ngoặc đóng được coi là định nghĩa cho từ viết tắt. Sau khi kết thúc việc duyệt qua tài liệu, macro sẽ tạo ra một tài liệu mới, thêm các từ viết tắt vào đó, rồi sắp xếp tất cả.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (446) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: