Abulkalam có nhiều tài liệu mà anh ấy muốn đánh số trang liên tục từ tài liệu này sang tài liệu kia. Nếu một tài liệu có một trang được thêm vào hoặc bị xóa, thì anh ta phải thay đổi cách đánh số trang trong các tài liệu sau theo cách thủ công. Anh ta biết anh ta có thể sử dụng tài liệu chính và tài liệu phụ, nhưng cái thùng sâu đó là thứ anh ta không muốn mở.

Abulkalam tự hỏi liệu có cách nào mà anh ấy có thể tránh được việc luôn phải thay đổi số trang theo cách thủ công hay không.

Không có cách nào để thực hiện việc này tự động trong Word. Bạn có thể thử một cách giải quyết khác, bằng cách sử dụng các trường trong tài liệu của mình, nhưng điều đó hơi phức tạp. Ví dụ, giả sử rằng bạn có ba tài liệu, mỗi tài liệu đại diện cho các chương trong một cuốn sách lớn hơn. Chap1.doc có 15 trang, Chap2.doc có 11 trang và Chap3.doc có 17 trang. Bắt đầu bằng cách mở Chap1.doc và làm theo các bước chung sau:

  1. Ở đâu đó trên trang thứ hai đến trang cuối cùng của tài liệu (trong trường hợp này là trang 14), hãy chèn dấu ngắt phần liên tục.

  2. Trong phần chân trang của phần đầu tiên của tài liệu, nhấn Ctrl + F9.

Điều này sẽ chèn một cặp dấu ngoặc nhọn trường mà bạn sẽ nhập từ PAGE vào.

  1. Nhấn F9 để thu gọn trường bạn vừa tạo. Điều này thể hiện số trang của trang hiện tại.

  2. Trong thanh công cụ Đầu trang và Chân trang (thanh công cụ này sẽ hiển thị vì bạn đang làm việc ở chân trang), hãy nhấp vào nút Hiển thị Tiếp theo. Thao tác này sẽ đưa bạn đến chân trang trong phần cuối cùng của tài liệu, sau dấu ngắt phần bạn đã chèn ở bước 1.

  3. Bấm vào công cụ Giống như trước để nó không được chọn. Điều này “hủy liên kết” chân trang trong phần cuối cùng khỏi chân trang bạn đã tạo trước đó.

  4. Xóa trường TRANG ở chân trang. (Đừng lo lắng; trường vẫn tồn tại trong các trang trước vì bạn đã hủy liên kết chân trang của phần này khỏi chân trang của phần trước.)

  5. Nhấn Ctrl + F9 để chèn một cặp dấu ngoặc nhọn trường mà bạn sẽ nhập từ NUMPAGES.

  6. Nhấn F9 để thu gọn trường bạn vừa tạo.

  7. Chọn trường bạn vừa tạo và nhấn Shift + Ctrl + F5. Word hiển thị hộp thoại Đánh dấu. (Xem Hình 1.)

  8. Nhập tên dấu trang đơn giản, chẳng hạn như bk. Khi bạn nhấp vào Thêm, dấu trang sẽ được tạo.

  9. Đóng hộp thoại Đánh dấu.

  10. Đóng thanh công cụ Đầu trang và Chân trang và lưu tài liệu của bạn.

Bây giờ, bạn cần làm theo các bước chung tương tự trong tài liệu Chap2.doc, ngoại trừ việc các trường bạn sử dụng cần phức tạp hơn một chút.

Giả sử rằng các tệp tài liệu được lưu trữ trong thư mục tại C: \ MyDocs \ Example, bạn sẽ sử dụng trường ghép sau trong bước 2:

{ ={ INCLUDETEXT "\\MyDocs\\Example\\Chap1.doc" bk \! } + { PAGE } }

Điều này thực hiện là sử dụng trường INCLUDETEXT để lấy bất kỳ thứ gì có trong dấu trang có tên bk từ Chap1.doc (là tổng số trang trong tài liệu đó) và sau đó thêm số trang hiện tại vào giá trị đó. Do đó, việc đánh số tiếp tục từ bất kỳ số trang nào trong Chap1.doc.

Trường mà bạn nên sử dụng trong bước 7 cũng phức tạp tương tự:

{ ={ INCLUDETEXT "\\MyDocs\\Example\\Chap1.doc" bk \! } + { NUMPAGES } }

Đó là nó cho tệp Chap2.doc của bạn; đánh số trang sẽ hoạt động tốt. Trong tệp Chap3.doc, bạn thực hiện lại các bước tương tự, sử dụng cùng các trường phức tạp mà bạn đã làm trong tệp Chap2.doc. Sự khác biệt duy nhất là bạn tham khảo Chap2.doc trong các trường, theo cách này:

{ ={ INCLUDETEXT "\\MyDocs\\Example\\Chap2.doc" bk \! } + { PAGE } } { ={ INCLUDETEXT "\\MyDocs\\Example\\Chap2.doc" bk \! } + { NUMPAGES } }

Lưu ý rằng bất cứ khi nào bạn thêm hoặc xóa các trang khỏi bất kỳ tài liệu nào, số trang trong chúng được cập nhật tự động khi các trường được cập nhật. (Các trường được cập nhật khi bạn cập nhật chúng theo cách thủ công hoặc khi bạn chọn in hoặc sử dụng chế độ xem trước khi in.)

Tất nhiên, có một vài “gottchas” mà bạn cần ghi nhớ khi sử dụng phương pháp này. Đầu tiên, nếu bạn xóa ngắt phần liên tục (bước 1) khỏi bất kỳ tệp nào, bạn sẽ thực sự làm mọi thứ rối tung lên. Thứ hai, nếu bạn di chuyển tài liệu sang một thư mục khác (hoặc gửi chúng cho một người khác sử dụng một thư mục khác), thì các trường sẽ không hoạt động.

Thứ ba, nếu bạn sử dụng nhiều phần trong tài liệu của mình, thì cách tiếp cận này có thể trở nên phức tạp hơn một chút khi bạn cố gắng bù đắp cho những phần đó.

Một cách tiếp cận khác là sử dụng macro để xử lý việc đánh số trang. Macro có thể duyệt qua tất cả các tệp của bạn và đặt số trang bắt đầu thành bất kỳ số nào phù hợp với các tệp đó. Sau đây là một ví dụ về macro như vậy:

Sub PageNumberReset()

Dim pgNo As Long     Dim n As Long     Dim pathName As String     Dim fileNames     Dim thisFile As String     Dim aRange As Range

' Specify the path to the document files     pathName = "C:\MyDocs\Example\"

' Create an array holding the document file names, in sequence     fileNames = Array("Chap1.doc", "Chap2.doc", "Chap3.doc")



pgNo = 0     For n = 0 To UBound(fileNames)

thisFile = pathName & fileNames(n)

Application.Documents.Open (thisFile)

ActiveDocument.Sections(1).Headers(1).PageNumbers.StartingNumber = pgNo + 1         Set aRange = ActiveDocument.Range         aRange.Collapse Direction:=wdCollapseEnd         aRange.Select         pgNo = Selection.Information(wdActiveEndAdjustedPageNumber)

Application.Documents(thisFile).Close Savechanges:=wdSaveChanges     Next n End Sub

Để sử dụng macro, bạn chỉ phải chỉ định thư mục chứa tài liệu và đặt tên tệp tài liệu vào mảng fileNames. Macro đặt tài liệu đầu tiên bắt đầu ở trang 1 và mỗi tài liệu tiếp theo bắt đầu ở nhiều hơn số trang cao nhất trong tài liệu trước đó. Nếu bạn thay đổi số lượng trang trong bất kỳ tài liệu nào, bạn sẽ cần chạy lại macro.

Nếu bạn không muốn sử dụng các trường hoặc macro để đánh số trang, bạn có thể xem xét lại cấu trúc tài liệu của mình và kết hợp tất cả các tài liệu khác nhau thành một tài liệu duy nhất. Bạn cũng có thể thoát khỏi Word hoàn toàn và thực hiện bố cục trang của mình trong chương trình xuất bản trên máy tính để bàn, chẳng hạn như InDesign, chuyên dùng để xử lý việc đánh số trang nhiều tệp.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1843) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: