Cara làm việc cho một khu học chánh, và một phần trách nhiệm của cô bao gồm việc tổng hợp một số câu đố và bài kiểm tra cho giáo viên. Cô ấy đang tìm một cách nhanh chóng để đặt các câu hỏi đúng / sai lại với nhau, sử dụng định dạng sau:

_____ 1. This is the question

Có một số cách khác nhau để bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ này. Một số người khuyên bạn nên sử dụng bảng ba cột. Cột đầu tiên có thể chứa gạch dưới (được thực hiện bằng cách sử dụng ký tự gạch dưới hoặc bằng cách áp dụng đường viền dưới cùng cho ô thích hợp), cột thứ hai có thể chứa số câu hỏi và dấu chấm, và cột thứ ba có thể chứa chính câu hỏi. Ưu điểm của cách làm này là rất dễ định dạng từng thành phần câu hỏi một cách dễ dàng. Tất nhiên, hạn chế là việc sắp xếp bàn và đặt mọi thứ vào các ô thích hợp có thể mất thêm một chút thời gian.

Một cách tiếp cận khác được đề xuất là thay đổi cách Word thực hiện đánh số tự động. Làm theo các bước sau:

  1. Nhập tất cả các câu hỏi của bạn mà không có bất kỳ số hoặc gạch dưới nào ở đầu chúng.

  2. Chọn tất cả các câu hỏi.

  3. Chọn Dấu đầu dòng và Đánh số từ menu Định dạng. Word hiển thị hộp thoại Bullets and Numbering.

  4. Đảm bảo rằng tab Được đánh số được chọn. (Xem Hình 1.)

  5. Từ thư viện các định dạng đánh số có sẵn, hãy nhấp vào một định dạng mà bạn không thường xuyên sử dụng.

  6. Nhấp vào nút Tùy chỉnh. Word sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chỉnh danh sách được đánh số. (Xem Hình 2.)

  7. Trong hộp Định dạng Số, hãy đặt điểm chèn trước số.

  8. Nhập bốn hoặc năm dấu gạch dưới, theo sau là dấu cách. (Bạn nên kết thúc bằng dấu gạch dưới, dấu cách, số 1 và dấu chấm.)

  9. Bấm OK.

Việc đánh số tùy chỉnh, với gạch dưới ở đầu, được áp dụng cho các câu hỏi bạn đã chọn ở bước 2. Ngoài ra, nếu bạn thêm bất kỳ câu hỏi nào vào giữa, thì việc đánh số câu hỏi sẽ tự động được điều chỉnh. Hạn chế của cách tiếp cận này là bạn không thể gạch dưới căn trái và số căn phải cùng một lúc. (Đối với hầu hết các mục đích sử dụng, đây sẽ không phải là một nhược điểm lớn.)

Cách tiếp cận thứ ba là sử dụng các trường đánh số tự động có sẵn trong Word, rồi tạo một mục nhập Văn bản tự động có chứa trường đánh số. Làm theo các bước sau:

  1. Trên một dòng trống trong tài liệu của bạn, hãy nhập bốn hoặc năm gạch dưới, sau đó nhấn Tab.

  2. Nhấn Ctrl + F9 để chèn một tập hợp các dấu ngoặc nhọn.

  3. Nhập nội dung sau trong dấu ngoặc nhọn trường: listnum \ L7. Với điểm chèn vẫn nằm trong dấu ngoặc nhọn trường, nhấn F9.

Trường được thu gọn và được thay thế bằng một số và dấu chấm (1.).

  1. Ngay sau dấu chấm, nhấn Tab.

  2. Điều chỉnh cài đặt tab cho đoạn văn để số câu hỏi được đặt ở vị trí bạn muốn và bản thân câu hỏi sẽ bắt đầu từ nơi bạn muốn.

  3. Nếu bạn cho rằng câu hỏi của mình có thể dài hơn một dòng một cách hợp lý, hãy điều chỉnh thụt lề của đoạn văn để nó “treo” ở cùng vị trí như điểm dừng tab thứ hai mà bạn đã đặt ở bước 6.

  4. Chọn toàn bộ đoạn văn.

  5. Nhấn Alt + F3. Hộp thoại Tạo Văn bản Tự động xuất hiện. (Xem Hình 3.)

  6. Cung cấp tên cho mẫu câu hỏi bạn đã tạo.

  7. Bấm OK. Mục nhập AutoText hiện đã được tạo.

Bây giờ, bất cứ khi nào bạn muốn tạo một câu hỏi mới, chỉ cần nhập tên bạn đã xác định ở bước 10 và nhấn F3. Mẫu câu hỏi xuất hiện và bạn có thể nhập câu hỏi mà bạn muốn. Việc đánh số thứ tự cho các câu hỏi sẽ được cập nhật thành các số liên tiếp khi bạn chọn in tài liệu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (306) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: