Đối với một số mục đích định dạng, bạn có thể cần Word để đặt một ký tự tab trong chú thích cuối trang của bạn, giữa số tham chiếu chú thích thực tế và văn bản của chú thích cuối trang. Tuy nhiên, Word không cho phép bạn làm điều này tự động. Trên thực tế, Word không cho phép bạn chỉ định ký tự nào sẽ xuất hiện giữa số tham chiếu chú thích cuối trang và văn bản chú thích cuối trang, như bạn có thể làm với danh sách được đánh số. Thay vào đó, Word đặt một khoảng trống giữa hai phần tử này.

Có một số cách bạn có thể thực hiện để đảm bảo rằng chú thích cuối trang bao gồm dấu phân tách tab và các phương pháp khác nhau sẽ được mô tả ngay sau đây. Tuy nhiên, tất cả các phương pháp giả định rằng bạn đã thiết lập kiểu văn bản chú thích cuối trang để xử lý tab đúng cách.

Bất cứ khi nào bạn chèn một chú thích cuối trang, Word sẽ định dạng chính chú thích đó để nó sử dụng kiểu văn bản Chú thích cuối trang có sẵn. Bạn có thể kiểm soát cách chú thích cuối trang xuất hiện bằng cách thực hiện các thay đổi đối với kiểu tích hợp này. Ví dụ: nếu bạn muốn một ký tự tab nằm giữa số tham chiếu của chú thích cuối trang và phần đầu của văn bản chú thích cuối trang, thì bạn nên đặt một điểm dừng tab trong kiểu Văn bản chú thích cuối trang để Word biết phải làm gì với ký tự tab sau khi bạn nhập vào chú thích. Chính xác cách bạn sửa đổi kiểu đã được đề cập trong các vấn đề khác của WordTips.

Giải pháp tiềm năng đầu tiên để thêm các tab là sử dụng tính năng Tìm và Thay thế của Word. Bạn có thể đảm bảo rằng tất cả các chú thích đều có ký tự tab cần thiết bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Nhấn Ctrl + H. Word hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  2. Nếu có, hãy nhấp vào nút More. (Xem Hình 1.)

  3. Đảm bảo rằng hộp kiểm Sử dụng ký tự đại diện được chọn.

  4. Trong hộp Tìm gì, nhập “(^ 2)” không có dấu ngoặc kép. Lưu ý rằng có một khoảng trắng sau dấu ngoặc đơn cuối cùng.

  5. Với con trỏ vẫn ở trong hộp Tìm, bấm vào nút Định dạng, sau đó chọn Kiểu. Word sẽ hiển thị hộp thoại Tìm kiểu.

  6. Trong danh sách các kiểu được trình bày, chọn kiểu Footnote Text và bấm vào OK.

  7. Trong hộp Replace With, nhập “\ 1 ^ t” không có dấu ngoặc kép.

  8. Nhấn Replace All, sau đó đóng hộp thoại Find and Replace.

Khi hoàn tất, tất cả các chú thích cuối trang sẽ có tab cần thiết giữa số tham chiếu chú thích cuối trang và phần đầu của văn bản chú thích cuối trang. Điều này hoạt động vì bạn đang sử dụng ký tự đại diện ^ 2 trong tìm kiếm, ký tự này tìm kiếm các dấu tham chiếu chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối. Các dấu ngoặc bao quanh ^ 2 làm cho ký tự đại diện đó được coi là một nhóm.

Về cơ bản, hộp Tìm gì sẽ tìm kiếm tất cả các dấu tham chiếu chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối trang, theo sau là một khoảng trắng trong các đoạn văn được định dạng với kiểu Chú thích cuối trang. Nơi duy nhất mà sự kết hợp này xảy ra là trong chính chú thích. Các chú thích ở kiểu chú thích cuối và phần nội dung chính của tài liệu không được ở kiểu Chú thích cuối trang.

Trong hộp Replace With, ký tự \ 1 sẽ thay thế biểu thức đầu tiên nằm giữa dấu ngoặc đơn trong hộp Find What. Trong trường hợp của chúng tôi, đó là số tham chiếu của chú thích. ^ T sẽ chèn một tab.

Một cách tiếp cận khác là sử dụng macro sẽ đặt tab cần thiết ở vị trí mong muốn trong phần chú thích. Macro sau sẽ thực hiện điều đó:

Sub TabFootnotes()

For s = 1 To ActiveDocument.Footnotes.Count         ActiveDocument.Footnotes(s).Range.Select         With Selection             .Collapse Direction:=wdCollapseStart             .MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend             .TypeText Text:=vbTab         End With     Next End Sub

Macro này đi qua từng chú thích cuối trang, chọn văn bản chú thích cuối trang, xóa khoảng trắng ở đầu văn bản, sau đó nhập tab. Trong thực tế, macro không kiểm tra để đảm bảo rằng ký tự ở đầu văn bản là khoảng trắng; nó có thể dễ dàng là một tab từ lần gọi trước của macro này. Điều đó không sao cả, tuy nhiên, vì việc thay thế một tab hiện có bằng một tab mới sẽ hoạt động tốt và vẫn cho kết quả mong muốn.

Có một cách tiếp cận cuối cùng phù hợp nếu bạn muốn luôn đảm bảo có một tab sau số tham chiếu chú thích cuối trang. Cách tiếp cận này liên quan đến việc thay thế lệnh tích hợp của Word để chèn chú thích cuối trang:

Sub InsertFootnote()

If Selection.StoryType <> wdFootnotesStory Then         Dim dlg As Dialog         Set dlg = Dialogs(wdDialogInsertFootnote)

If dlg.Display = -1 Then             dlg.Execute             Selection.TypeBackspace             Selection.TypeText vbTab         End If     End If End Sub

Macro này đầu tiên sẽ kiểm tra để đảm bảo rằng bạn không cố chèn chú thích cuối trang trong phần chú thích cuối trang của tài liệu. Sau đó, nó sẽ hiển thị hộp thoại Footnote và Endnote thông thường. Khi bạn nhấp vào OK trong hộp thoại, macro sẽ chèn một tab và đợi bạn nhập văn bản của chú thích cuối trang của bạn. Macro này cũng sẽ chèn các ký tự tab giữa các tham chiếu chú thích cuối và văn bản chú thích cuối.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1691) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: