Word bao gồm một tính năng trộn thư rất mạnh mẽ. Để tận dụng tính năng này, bạn cần tạo một tài liệu chính. Tài liệu này là “mẫu” hoặc “bản soạn sẵn” cho tài liệu đã hoàn thành của bạn.

Nó bao gồm mọi thứ mà Word cần để tạo tài liệu hoàn chỉnh, bao gồm cả chỗ dành sẵn cho dữ liệu mà Word trích xuất từ ​​tệp dữ liệu.

Tuy nhiên, tài liệu phối thư chưa hoàn tất cho đến khi bạn cũng chỉ định tệp dữ liệu mà bạn muốn liên kết với tài liệu chính.

Chính xác cách bạn thực hiện việc này phụ thuộc vào phiên bản Word bạn đang sử dụng.

Để tạo tài liệu phối thư chính của bạn và đính kèm nguồn dữ liệu vào nó khi sử dụng Word 2002 hoặc Word 2003, hãy làm theo các bước sau:

  1. Nếu bạn muốn sử dụng một tài liệu hiện có làm cơ sở cho việc phối thư, hãy tải tài liệu đó từ đĩa.

  2. Chọn Thư & Thư từ menu Công cụ, sau đó chọn Trình hướng dẫn Kết hợp Thư từ menu con kết quả. Word hiển thị ngăn tác vụ Kết hợp Thư ở bên phải màn hình.

  3. Từ danh sách các loại tài liệu có sẵn được cung cấp trong ngăn tác vụ, hãy chọn loại phù hợp nhất với loại tài liệu bạn muốn tạo. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ chọn Thư, nhưng bạn cũng có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào khác.

  4. Ở cuối ngăn tác vụ, bấm Tiếp theo: Bắt đầu Tài liệu. Bước tiếp theo của trình hướng dẫn được hiển thị trong ngăn tác vụ.

  5. Chỉ định những gì bạn muốn sử dụng khi bạn bắt đầu tài liệu cho phối thư. Nếu bạn có một tài liệu đang mở (chẳng hạn như tài liệu được đề cập ở bước 1), bạn nên chọn Sử dụng Tài liệu Hiện tại. Bạn có thể chọn một trong các tùy chọn khác (Bắt đầu Từ Mẫu và Bắt đầu Từ Tài liệu Hiện có) nếu chúng phù hợp hơn với những gì bạn đang làm.

  6. Ở cuối ngăn tác vụ, bấm Tiếp theo: Chọn Người nhận. Bước tiếp theo của trình hướng dẫn được hiển thị trong ngăn tác vụ.

  7. Chỉ định nơi bạn muốn dữ liệu hợp nhất đến từ. Nếu bạn đã có danh sách trong một tệp đĩa thuộc bất kỳ loại nào, hãy chọn mặc định là Sử dụng Danh sách Hiện có. Bạn cũng có thể chọn Chọn Từ Liên hệ Outlook hoặc Nhập danh sách mới.

  8. Ở cuối ngăn tác vụ, bấm Tiếp theo: Viết Thư của Bạn. Nếu bạn đã chọn Sử dụng Danh sách Hiện có ở bước trước, Word sẽ hiển thị hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu. Hộp thoại này rất giống với hộp thoại Mở tiêu chuẩn.

  9. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu, tìm tệp bạn muốn sử dụng cho nguồn dữ liệu của mình, sau đó bấm Mở. Word hiển thị hộp thoại Người nhận Kết hợp Thư.

  10. Sử dụng hộp thoại Người nhận Phối Thư để thực hiện các thay đổi đối với các bản ghi sẽ được sử dụng trong việc phối và sửa đổi thứ tự mà các bản ghi được phối. Khi hoàn thành, bấm OK. Thông tin trong ngăn tác vụ được cập nhật để phản ánh các lựa chọn của bạn về nguồn dữ liệu.

  11. Ở cuối ngăn tác vụ, bấm Tiếp theo: Viết Thư của Bạn. (Đúng, đây là điều bạn đã nhấp vào ở bước 8. Hãy xem hình.)

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word cũ hơn (Word 97 hoặc Word 2000) thì các bước thực hiện hơi khác một chút:

  1. Nếu bạn muốn sử dụng một tài liệu hiện có làm cơ sở cho việc phối thư, hãy tải tài liệu đó từ đĩa.

  2. Chọn tùy chọn Kết hợp Thư từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Trình trợ giúp Kết hợp Thư.

  3. Nhấp vào nút Tạo ở bước 1, Tài liệu chính. Word hiển thị menu các loại tài liệu mà bạn có thể tạo.

  4. Sử dụng menu thả xuống, chọn loại tài liệu bạn muốn. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ chọn Thư biểu mẫu, nhưng bạn cũng có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào khác trong số các tùy chọn khác (Nhãn gửi thư, Phong bì hoặc Danh mục).

  5. Nếu bạn có một tài liệu đang mở (chẳng hạn như tài liệu được đề cập ở bước 1), Word sẽ hỏi bạn xem bạn có muốn sử dụng tài liệu đó không hay bạn muốn tạo một tài liệu chính mới. Bấm vào nút phù hợp với công việc bạn đang làm. Word cập nhật hộp thoại Trình trợ giúp trộn thư để phản ánh lựa chọn của bạn.

  6. Trên hộp thoại Trình trợ giúp kết hợp thư, bấm vào nút Lấy dữ liệu ở bước 2, Nguồn dữ liệu. Word hiển thị menu các nguồn bạn có thể sử dụng cho dữ liệu của mình.

  7. Nếu bạn có một nguồn dữ liệu hiện có, chẳng hạn như tài liệu Word hoặc cơ sở dữ liệu hoặc tệp bảng tính, bạn nên nhấp chuột vào Nguồn dữ liệu mở. Nếu không, hãy chọn một trong các tùy chọn khác phản ánh cách bạn muốn lấy dữ liệu của mình.

  8. Nếu bạn đã chọn Nguồn dữ liệu mở ở bước 7, bạn sẽ thấy hộp thoại Nguồn dữ liệu mở. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để định vị tệp bạn muốn sử dụng cho nguồn dữ liệu của mình. Khi bạn đã hoàn thành việc này, hãy nhấp vào Mở.

  9. Word thông báo cho bạn biết rằng bạn cần chỉnh sửa tài liệu chính của mình vì nó không thể tìm thấy bất kỳ trường hợp nhất nào trong đó. Bấm vào nút Chỉnh sửa Tài liệu Chính.

Tại thời điểm này, bạn đã sẵn sàng sửa đổi hoặc nhập tài liệu chính của mình. Bạn sẽ bao gồm các trường hợp nhất trong tài liệu cho biết bạn muốn dữ liệu từ tệp dữ liệu của mình xuất hiện ở đâu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (84) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: